· подготовка кадров – важнейший компонент, сэкономить на котором означает потерять гораздо больше; этот тезис только в последнее время стали понимать многие руководители;
· продуманный выбор партнера (например, системного или проектного интегратора), возможно на долгосрочную перспективу; этот вопрос сходен с кадровым, правильное его решение способствует успеху и наоборот, ошибка может привести к потере времени и денег; альтернативой здесь является создание в организации хорошо подготовленного и оснащенного информационно-технологического подразделения, в функции которого войдет реализация перечисляемых мер;
· детальный анализ управленческих процессов организации, системы документооборота, информационных связей и исходя из этого определение технических и технологических потребностей;
· построение функциональных и информационных моделей управленческих процессов;
· выбор стратегии автоматизации исходя из преследуемых целей; кадрового потенциала, финансовых возможностей;
· анализ рынка информационных технологий, альтернативных проектных решений;
· планирование (на разные временные интервалы) процесса автоматизации и его реализация, включая построение информационно-технологической системы;
· постоянное развитие системы во всех ее аспектах: технических, технологических, методических, кадровых и др.
Корпоративная автоматизированная информационная система Фонда социальной защиты населения – иерархическая организационно-техническая система, включающая:
· людские ресурсы (персонал, организационное управление, службу сопровождения);
· информационные ресурсы;
· коммуникационную инфраструктуру;
· информационно-технологические ресурсы, а именно, обеспечение следующих основных видов:
· организационный;
· научно-методический;
· интеллектуальный;
· документационный;
· лингвистический;
· программный;
· аппаратный.
Иерархическая организационно-техническая система предназначена для:
· решения основных задач Фонда;
· управления Фондом с широким применением современных информационных технологий и средств автоматизации.
Поскольку большая часть работы Фонда, его структурных подразделений и сотрудников связана с обработкой информации, будем считать, что цели, задачи и функционирование КАИС Фонда совпадают с целями, задачами и функционированием Фонда с точностью до некоторых социальных, финансовых, административно-хозяйственных аспектов, не связанных с информационными технологиями, равно как и с основной деятельностью Фонда.
К основным задачам Фонда относятся:
· сбор и аккумуляция обязательных страховых взносов и иных платежей на государственное социальное страхование;
· капитализация временно свободных средств Фонда, а также привлечение добровольных пожертвований (в том числе валютных средств) физических и юридических лиц;
· финансирование расходов на пенсии, пособия, санаторно-курортное лечение и оздоровление населения и иные выплаты в соответствии с законодательством о государственном социальном страховании;
· организация и ведение индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного социального страхования;
· осуществление расширенного воспроизводства средств Фонда на основе принципа самофинансирования;
· проведение разъяснительной работы среди плательщиков обязательных страховых взносов и застрахованных по вопросам деятельности Фонда;
· сотрудничество с аналогичными фондами (службами) других государств и международными организациями по вопросам государственного социального страхования, находящимися в компетенции Фонда, участие в разработке и реализации в установленном порядке международных договоров Республики Беларусь по вопросам государственного социального страхования, заключение межведомственных соглашений с аналогичными фондами (службами) других государств в целях сотрудничества;
· подготовка предложений о размерах обязательных страховых взносов в Фонд для внесения их в установленном порядке в Совет Министров Республики Беларусь;
· контроль за своевременным и полным поступлением обязательных страховых взносов и иных платежей и принятие соответствующих мер к плательщикам, нарушающим порядок их уплаты;
· контроль за правильностью использования средств, направляемых на финансирование пенсий, пособий и других выплат по государственному социальному страхованию;
· выплата в установленном законодательством и международными договорами Республики Беларусь порядке пенсий и пособий гражданам, выехавшими на постоянное жительство за границу;
· руководство работой местных органов Фонда и оказание им необходимой методической помощи;
· внесение в установленном порядке предложений по совершенствованию законодательства о государственном социальном страховании;
· создание базы данных по всем категориям плательщиков обязательных страховых взносов, индивидуальный (персонифицированный) учет сведений о застрахованных лицах для целей государственного социального страхования;
· ведение в установленном порядке бухгалтерской и статистической отчетности;
· разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции Фонда, информирование общественности республики о деятельности Фонда;
· формирование предложений по тарифам на доставку пенсий и пособий;
· рассмотрение обращений граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к деятельности Фонда.
В число основных задач управления Фондом входят:
· сбор, обработка и предоставление оперативной и достоверной информации руководству Фонда и его структурных подразделений;
· мониторинг и системный анализ;
· планирование;
· управление персоналом;
· контроль исполнения;
· документооборот;
· взаимодействие с вышестоящими органами управления;
· оперативное управление и контроль деятельности областных управлений с уровня центрального аппарата, районных и городских отделов с уровня областных управлений.
Главная цель создания и внедрения КАИС Фонда состоит в том, чтобы повысить эффективность деятельности Фонда и снизить трудовые, временные и материальные затраты на ее осуществление за счет (главным образом):
· совершенствования технологических процессов обработки информации;
· оптимизации информационных ресурсов и организации эффективного оперативного доступа к ним сотрудникам Фонда;
· автоматизации рутинных операций обработки информации и перемещения (электронных) документов.
Одна из главных исходных посылок в формулировании основных путей достижения поставленной цели состоит в том, что большая часть деятельности Фонда может быть представлена как совокупность технологических процессов обработки информации. Информация является как основным «сырьем», так и основным продуктом деятельности Фонда. Следовательно, с точки зрения создания КАИС, наиболее существенной ролью в достижении поставленных целей является оптимизация технологических процессов обработки информации, а также самой информации в форме информационных ресурсов.
Совершенствование информационно-технологической составляющей деятельности Фонда должно рассматриваться в различных аспектах. Исходя из этого, более детальное содержание целей создания КАИС можно сформулировать следующим образом.
В организационно-методическом плане:
· улучшить управляемость за счет упорядочивания управляющих воздействий, контроля исполнения заданий, информационных потоков в Фонде;
· обеспечить прозрачность и контролируемость технологических процессов обработки информации;
· повысить эффективность и качество управления путем информационной поддержки принятия решений должностными лицами;
· снизить ущерб от ошибочных действий руководителей и сотрудников;
· повысить производительность труда и качество работы сотрудников за счет предоставления им эффективно организованного информационного обслуживания, оптимизации должностных позиций и применения более эффективных технологических схем и методик.
В техническом плане:
· автоматизация рутинных операций обработки информации по всем направлениям деятельности Фонда;
· минимизировать затраты трудовых, временных и финансовых ресурсов на выполнение технологических операций;
· в максимально возможной степени реализовать электронные формы документооборота;
· интегрировать компоненты информационных систем, уже эксплуатирующихся в Фонде, в единую информационную среду, ориентированную на потребности должностных лиц всех уровней управления, структурных и функциональных подразделений и сотрудников;
· использовать типовые технические и программные решения, их тиражируемость в отделениях и подразделениях Фонда, обеспечить высокую степень их системной интеграции и межсистемного взаимодействия.
В плане коммуникаций:
· обеспечить высокоскоростной обмен информацией между подразделениями Фонда на основе использования вычислительных сетей, а также обмен информацией с внешними поставщиками и потребителями информации;
· ускорить выполнение технологических операций за счет ускорения обмена данными между подразделениями, а также компонентами информационных ресурсов;
· обеспечить высокую степень безопасности информации;
· вывести на качественно новый уровень информационное обеспечение внешних потребителей – работодателей, нанимателей, граждан.
В целом, внедрение корпоративной автоматизированной информационной системы будет способствовать и создаст необходимые организационно-технические условия для:
· повышения поступлений страховых взносов за счет внедрения эффективной системы их персонифицированного учета;