1) изучение информации о документах, выходящих в СССР и за рубежом, и принятие решения об их приобретении;
2) контроль за поступлением заказанных документов в систему и их учет;
3) предварительный отбор и группировка документов, предназначенных для ввода в АБС;
4) предмашинная подготовка и ввод документов в систему с одновременным формированием баз данных и организацией хранения первичных документов или их копий.
После выполнения каждого этапа производственного процесса должен осуществляться контроль, цель: которого - проверка качества и исправления допущенных ошибок на всех этапах производственного цикла. Проектирование технологических процессов в подсистеме имеет целью выбор наиболее рационального и экономичного способов сбора и аналитико-синтетической обработки, а также подготовки документов к вводу в ЭВМ. При этом должны учитываться современные достижения в области функционирования интегральных информационных систем, а также достижения в информационной и библиотечной технологии.
2.2. ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ХАРАКТЕР ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО ПРОЦЕССА. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ПРОЦЕССАМ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
На характер технологических процессов подсистемы влияют следующие основные факторы:
1) количественные и качественные параметры потока первичных и вторичных документов и организационная форма выполнения технологических процессов (например, в Кемеровской областной библиотеке научная обработка иностранной патентной литературы, а также литературы по искусству осуществляется в соответствующих функциональных отделах);
2) видовая, типологическая и отраслевая структура документального потока, а также их форматы;
3) требования к полноте и глубине индексирования документов, которые задаются техническим заданием;
4) характер используемого оборудования и оснащенность рабочих мест средствами оргатехники;
5) требования наибольшей экономичности и производительности подсистемы по сбору и обработке документов, вводимых в АБС.
Каждый из приведенных факторов в той или иной степе определяет особенности технологического процесса.
При проектировании технологических процессов и опера по преобразованию информации в машиночитаемую форму необходимо учитывать интересы не только проектируемой АБС, но и интересы информационного и библиотечного окружения этой а темы. Это, в свою очередь, ведет к наиболее экономичной и рациональной организации работ по созданию баз данных, их распространению, и взаимному обмену.
Важно подчеркнуть и то, что создаваемые информацией массивы должны учитывать высокую степень технологичности операций по их подготовке. Технологичность создания баз данных обеспечивает снижение трудоемкости и себестоимости ввода документа в АБС.
Технологичность в подсистеме сбора и обработки может обеспечиваться:
а) максимальным и широким использованием унифицированных форм, бланков заказов на литературу, информационных га регистрационных картотек и т.п.;
6) возможно большим подсортированием информационных потоков в подмассивы с учетом требований других структурных подразделений, осуществляющих технологические операции по подготовке документов для ввода в АБС. Например, при подсортировке в отраслевые подмассивы документов можно воспользоваться индексами централизованной каталогизации;
в) наиболее полное использование как обязательных, так и факультативных элементов описания документов;
г) упрощение обработки и возможность выполнения параллельных во времени и пространстве работ по формированию и формационных массивов (например, создание сводных каталогов на машиночитаемых носителях).
Общую технологичность создания информационных массив в подсистеме можно оценивать многими показателями, в т.ч.:
1) снижением трудоемкости той или иной операции за счет сокращения времени, затрачиваемого на обработку одного документа того или иного вида;
2) коэффициентом использования элементов библиографического описания документа, шифра классификационных систем, предметных рубрик, ключевых слов, дескрипторов, проставляемых всесоюзными центральными отраслевыми, региональными информационными и библиотечными центрами;
3) степенью использования стандартных пакетов прикладных программ, используемых для автоматизации технологических процессов в подсистеме;
4) процентным отношением количества стандартных решений к оригинальным решениям при вводе документов в АБС;
показателями себестоимости подготовки первичных и вторичных документов для ввода в АБС.
Основным требованием к технологическим процессам является то, чтобы процессы сбора и обработки документов протекали при соответствующей рациональной организационной форме (наличие материалов, документов, оборудования и т.д.) и соответствующим образом подготовленных кадров, осуществляющих сбор, подготовку и ввод документов в АБС. Другим требованием является правильное и наиболее полное использование технических средств и средств оргатехники.
Для обеспечения наиболее полного использования производственных мощностей и технических средств необходимо прежде всего стремиться к их непрерывной работе. Выбор же технических средств для подсистемы должен осуществляться с учетом объемов преобразования информации в машиночитаемую форму и производительности технических средств. Для достижения наиболее полного эффекта применения технических средств необходима и рациональная организация рабочего места. Кроме того, необходимы постоянная предварительная подготовка работы, своевременное и четкое обслуживание, занятых в ней людей. Существуют и другие способы достижения наивысшего уровня, например, за счет рациональной планировки помещений, создания комфортных санитарно-гигиенических условий для работников.
2.3. ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В ПОДСИСТЕМЕ СБОРА (КОМПЛЕКТОВАНИЯ) И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
При проектировании технологических процессов в подсистемах должны быть решены следующие основные вопросы:
1) организация ознакомления с информацией о готовящихся к выпуску и вышедших в свет документов, сопоставление содержания документов, приобретаемых для АБС, с тематике—типологическим планом формирования информационных массивов и принятие решения о приобретении конкретного документа;
2) оформление заказов на литературу и сдача их поставщикам, организация контроля за поступлением заказанных документов;
3) разбор партии первичных документов по их видам, тематике и определение вида учета (индивидуальный, групповой);
принятие решения о записи сведений о партии в соответствующую форму учета;
5) определение нормы времени и квалификации по каждой технологической операции с выбором технологического оборудования для записи информации на машиночитаемые носители.
В связи с тем, что технологические операции сбора, учета и обработки документальных фондов в большинстве своем неоднократно повторяются, т.е. они стали типовыми, при проектировании технологических процессов необходимо использовать уже гот вое описание технологических процессов и операций. Такой подход обеспечивает снижение трудовых затрат на проектирование системы.
2.4. ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ И ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ФОРМ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ В ПОДСИСТЕМЕ
В зависимости от параметров документальных потоков, а также от их видовой и типологической структуры и существующих требований к аналитико-синтетической обработке документов, вводимых в АБС, производственные процессы в подсистеме могут быть разделены на несколько видов, в.т.ч. на производственный процесс, имеющий массовый характер; производственный процесс, носящий серийный характер (обычно для этого производственного процесса характерно то, что документы обрабатывают "партиями") и, наконец, производственный процесс, для которого характерна обработка единичных документов. Для каждого вида производства информационных продуктов должен быть свой подход и судить об этом можно по количеству обрабатываемых документов того или иного вида, типа.
По виду технологических процессов производства можно выбирать формы организации производства, определять характер техпроцесса и выбирать технологическое оборудование. При выборе организационных форм выполнения технологических процессов надо исходить из условий, обеспечивающих наивысший экономический результат. Известно, например, что централизованная аналитикой синтетическая обработка документов и ввод в АБС будут значительно дешевле подготовки документов для ввода в систему в условиях децентрализаций. По-разному будет организована работа в двух библиотеках, в одной из которых осуществляется полная централизованная научная обработка всего документального потока, а в другой - научная обработка документов децентрализована, т.е. осуществляется в различных структурных её подразделениях (в отделах: патентно-техническом, искусства, иностранном).
В условиях функционирования подсистемы сбора и обработки в которой осуществляется аналитике—синтетическая переработка универсального по своему характеру документального потока, надо предусмотреть все. го, что обеспечивает гарантированную пропускную способность с учетом универсальности потока и объемов, предусматриваемых программой ввода документов в систему. Обычно технологические процессы в этом случае носят уплотненный характер. Это означает, что сотрудникам придется перестраиваться с одного вида технологической операции на другой их вид. Разновидность, неравномерность поступления документов в систему, а также различные требования к аналитико-синтетической обработке документов в зависимости от их вида, а также различных требований к полноте и глубине индексирования и т.д. Все это вместе взятое требует не только овладения в совершенстве различными технологическими операциями, но и создания таких условий, которые гарантируют успешную работу. К таким условиям, прежде всего, относятся хорошо организованная система планирования и организация работ. Подбор таких сотрудников, с такой квалификацией, которые могли бы быстро перейти от выполнения одних технологических операций к выполнению других. Для такой формы организации работ характерно удорожание стоимости обработки документов (запросов).