В отчете должны быть и сведения, характеризующие состав читателей, ритмичность посещения библиотеки, описаны формы учета книговыдачи, проанализирована эффективность функционирования библиотечных фондов в разрезе отраслевых (тематических направлений. Собранные данные (образцы), должны характеризовать формы учета, применяемых в библиотеке и описывать комплекс критериев оценки функционирования библиотеки в целом и структурных подразделений, в частности.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Сформулируйте цели предпроектного обследования ЦБС как объекта автоматизации.
2. Опишите вопросы, которые должны быть включены в программу предпроектного обследования.
3. Опишите состав и содержание отчета по результатам предпроектного обследования.
Тема 4. Техническое задание на проектирование АБС
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Общие положения и содержание технического задания.
2. Основные разделы технического задания.
3. Основные требования в техническом задании к АБС.
Требования к содержанию технического задания (ТЗ) регламентируются ГОСТом 24.201-79 (21) и являются обязательными при проектировании автоматизированных библиотечных систем. Техническое задание на АБС должно содержать разделы: введение, характеристика объекта автоматизации, назначение АБС. В техническом задании должны быть изложены требования к АБС с технико-экономическими показателями её функционирования.
В разделе "Введение" ТЗ указывают название АБС, наименование организации, участвующей в разработке АБС, указаны сроки начала и окончания работы. В этом же разделе приводят сведения об источниках финансирования.
В разделе "Характеристика библиотеки как объекта автоматизации должна быть приведена: структура библиотеки, оценены количественные и качественные параметры входного и выходного потоков, приводятся требования к проектируемой АБС. Требования касаются сроков задержки документов в системе интервала выдачи, полноты и точности выдаваемой информации, режимов работы АБС (пакетный, диалоговый).
В разделе "Назначение АБС" должны быть указаны цели создаваемой системы. Это прежде всего повышение качества информационного и библиотечного обслуживания читателей, повышение производительности труда работников, занятых библиотечным и справочно-библиографическим обслуживанием. В этом же разделе должна быть описана структура создаваемой АБС, указаны между структурными подразделениями АБС, включая подсистему управления.
В ТЗ определяют показатели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации того или иного технологического процесса. В частности, качества комплектования, которое задается коэффициентом соответствия приобретаемых документов профилю формируемых фондов, который задается тематико-типологическим планом по таким параметрам как тематическая направленность, видовая и типовая структура документов с оценкой экземплярности; научной обработки, которая оценивается критериями полноты и глубины раскрытия содержания документов и запросов, информационной работы с приемлемыми критериями по релевантности и полноте выдачи информации, а также интервалу выдачи.
Что касается автоматизации задач по управлению, то они должны характеризовать показатели снижения трудоемкости, повышения производительности труда и снижения стоимости информационного и библиотечного сервиса.
Наконец, в ТЗ должны быть указаны требования к обеспечивающим системам - информационному, лингвистическому, программному техническому и организационному. К ТЗ обычно прикладывают и технико-экономические показатели функционирования АБС. В ТЗ должны быть указаны не только стадии и этапы, но и перечень работ по ним с указанием сроков и ответственных за их выполнением. В ТЗ указывают состав приемно-сдаточных испытаний в соответствии с НТД для данного типа автоматизированных систем.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Дайте характеристику содержания разделов технического задания.
2. Опишите сущность критериев с помощью оценивается та или иная подсистема АБС.
3. Изложите требования к информационному, лингвистическому обеспечению АБС.
Тема 5. Технико-экономическое обоснование проектирования АБС
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Обоснование создания АБС.
2. Состав и содержание технико-экономического обоснования.
3. Перечень основных источников экономической эффективности создаваемой АБС.
В составе технической документации особое место занимает технико—экономическое обоснование (ТЭО). В этом документе должна быть дана обстоятельная характеристика библиотеки как объекта автоматизации, указаны цели, критерии и ограничения создаваемой АБС, приведен список задач по автоматизации, а также указаны те изменения функций, которых произойдут в результате проекта. Чтобы подчеркнуть те изменения, которые произойдут в результате автоматизации, в ТЭО. должны быть вскрыты и описаны недостатки существующей системы информационного и библиотечного обслуживания читателей (в каждом из её структурных подразделений и в целом по библиотеке). В ТЭО должны быть приведены показатели функционирования автоматизированной библиотеки в целом и её структурных подразделений. В этом же документе описываются экономические, технические и организационные изменения, которые: произойдут в результате осуществления проекта.
Содержание ТЭО АБС регламентируется ГОСТом 24.202-80 (22), Требования этого ГОСТа являются обязательными при составлении ТЭО. ТЭО состоит из нескольких разделов. В разделе "Характеристика объекта автоматизации и существующей системы управления должна быть детально охарактеризована библиотечная деятельность с учетом организационной структуры, функций управления, с указанием распределения этих функций с выявлением и указанием недостатков, связанных с библиотечной, библиографической, хозяйственной деятельностью библиотеки, существующих потерь в каждом структурном подразделении и в библиотеке в целом». В работе (15, с. 174-217) описываются принципы подход да к выбору критериев оценки. Поэтому студенту настоятельно рекомендуется изучить эти подходы, чтобы можно было в пределах разумного использовать их при обосновании выбора комплекса критериев для оценки функционирования АБС. Здесь надо иметь в виду, что не один критерий, а только комплекс их снижает субъективность и обеспечивает выбор оптимального варианта решения задачи. В ТЭО должны быть приведены как единовременные затраты на создание и внедрение проекта АБС, так и текущие затраты на эксплуатацию автоматизированной библиотеки с указанием годового экономического эффекта, который может быть получен после внедрения проекта автоматизации.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Опишите основные требования к технико-экономическому обоснованию разработки АБС.
2. Опишите основные задачи и функции, которые должны выполняться АБС,
3. Приведите перечень информационных задач, которые будут реализованы в АБС с их характеристиками.
4. Составьте список критериев и дайте им обоснованную характеристику для одного из вариантов принимаемого вами решения.
Тема 6. Проектирование информационного обеспечения АБС
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Внемашинная информационная база.
2. Первичные и вторичные документа. Подготовка документов к вводу в АБС.
3. Статус элементов данных. Наполнение коммуникативного формата.
При проектировании информационного обеспечения АБС особое внимание следует уделять выбору носителя информации- перфоленты, перфокарты, магнитные ленты и др. Особенностью подготовки документов к вводу в отличие от автоматизированных систем управления в автоматизированных библиотеках предъявляются к созданию вторичного документа и его поисковому образу. Для автоматизированных документальных систем, которыми являются АБС, характерным является ввод не самого первичного документа, а предоставленного набором библиографических элементов: автор, заглавие, выходные данные, с одной стороны, а также элементов, раскрывающих предметное содержание (ключевые слова, стандартные фразы, дескрипторы и т.д.), с другой стороны. Все это вместе взятое представляет сущность поискового образа документов. Кроме этих элементов, поисковый образ обычно снабжается краткой аннотацией или рефератом, призванными помочь абоненту принять решение по детальному ознакомлению с информацией, содержащейся в первичном документе (монографии, статье, ГОСТе, промкаталоге, диссертации и т.д.). Поэтому проектирование информационного обеспечения сводится к выбору существующих форм или их разработке с целью записи информации на предмашинном рабочем листе. Проектируемый предмашинный рабочий лист, на котором записана исходная информация, подлежащая вводу в ЭВМ, должен содержать минимальный, но достаточный объем исходной информации для получения нужных сведений, прежде всего всеми заинтересованными структурными подразделениями АБС, а также абонентами системы. В предмашинном рабочем листе должны содержаться данные не только об адресе хранения первичного документа, но и его предметном содержании. Выбранные реквизиты (элементы данных), которые будут переноситься на машинный носитель информации, должны давать возможность спроектировать как форму записи на машинном носителе информации, так и форму выходного документа.
Обычно размещение реквизитов (обязательных элементов описания первичного документа) на бланке предмашинного рабочего листа должно соответствовать ГОСТу 7.19-79 (17). В связи с тем, что в.практике работы библиотек существуют различные формы документов (вторичных, первичных) и значительная их часть не отвечает предъявляемым требованиям вычислительной техники, при проектировании информационного обеспечения должно быть обращено внимание на унификацию документации с учетом интересов других автоматизированных информационных и библиотечных систем. Унифицирование документации должно осуществляться на основе стандартизации требований, предъявляемых к унифицированным документам с учетом сопряжения форм с единой ГАСНТИ и единой системой классификации и кодирования информации ЕСККТЭИ.