Набор функциональных подразделений АИС (АБС) зависит от назначения и функций данной системы, но при этом в числе обязательных элементов включает следующие подсистемы: обора информации, обработки информации, хранения информации, поиска и распространения информации, управления системой... Изучив функциональную структуру АИС (см. методические рекомендации к теме 2), студент может перейти к ознакомлению о составляющими её функциональными подсистемами.
Подсистема сбора информации осуществляет обор документов, соответствующих типу и статусу АИС (АБС). Процедура сбора документов включает процессы выявления источников информации, которые содержат сведения, соответствующие профилю информационных массивов АИС (тематические планы издательств, библиографические пособия, нормативно-техническая документация и т.п.), выделение необходимых сведений из этих источников и обеспечение поступления документов в АИС через соответствующие источники формирования информационных массивов (предприятия и учреждения, осуществляющие распространение изданий по подписке или иным способом). При изучении этих вопросов, исходя из общности рассматриваемых процессов с более знакомыми студенту процессами комплектования документальных фондов библиотеки, следует обратиться к учебнику "Библиотечке фонды».
Подсистема обработки информации. Известно, что эксплуатация любого документа в библиотека связана с необходимостью его технической и научной обработки (учет, регистрация, проверка на дублетность, библиографическое описание, индексирование, а также аннотирование, реферирование, осуществляемое обычно органами НТИ). В условиях АИС (АБС) наряду с этими знакомили студенту технологическими процессами документы, предназначенные для ввода в ЭВМ, подвергаются еще и специфической для автоматизированных систем предмашинной обработке, осуществляемой в соответствии с требованиями ГОСТов (27, 28). При изучении подсистемы обработке информации, прежде всего, нужно усвоить, чем обусловлена необходимость предмашинной обработки входного документального потока, и изучить ее технологию, связанную о заполнением так называемых предмашинных рабочих листов (ПРЛ), представляющих собой стилизованные бланки (форматы). В этой связи нужно твердо усвоить понятия "формат" (11, с. 143), примерами которых могут служить хорошо знакомые студенту библиографические карточки (библиотеки или поступающие из Всесоюзной книжной палаты), фактура, инвентарная книга, требовательный листок, формы статотчетности и т.д. (11, с.133-151); "входной формат", "машинный Формат", "коммуникативный (обменный) формат" (24, с, 30). С набором фиксируемых на ПРЛ элементов данных (обязательных и факультативных), с помощью которых описываются различные виды документов (сведения об организации, в которой создан документ, о библиотеке - хранителе документа, языке, на котором опубликован документ, тематические рубрики УДК (ББК), рубрикатора ГАСНТИ, библиографическое описание, ключевые слова и др.) студент может ознакомиться по ГОСТам 7,14-78 (27) и 7.19-79(28). При работе с "этими документами рекомендуется обратить внимание на графу "метки", служащие ориентиром при поиске любого элемента библиографической записи о докуда: те на магнитной ленте. Заполненные ПРЛ подвергаются контролю записи, после чего зафиксированная на них информация переносится на машиночитаемые носители - перфоленту, перфокарту, магнитную ленту, магнитный диск (определение данных понятий приводится в источнике 24, с.30). В целом, о технологических процессах, реализуемых в подсистеме обработки информации можно прочитать в работе (8, с ,120-132). О путях совершенствования процесса ввода информации в ЭВМ, исключающих применение перфоносителей, студент может получить сведения из работы (8, с.112-118).
Следует отметить, что в подсистему обработки информации, наряду с традиционными документами, могут поступать и магнитоленточные издания - базы данных (определение см. в источнике 24, с.29). По аналогии со знакомой студенту процедурой редактирования библиотечных каталогов легко понять, что информация, представленная в базах данных (БД) может нуждаться в пополнении, устаревать, становиться ненужной. В этой связи в задачи подсистемы обработки информации будет входить поддержание информационных массивов на машиночитаемых носителях на должном уровне» т.е. их актуализация; Кроме того, необходимость обмена информацией между информационными органами и библиотеками определяет в качестве одной из задач данной подсистемы конвертирование форматов, описанное в работе (11, с.151-156),
Подсистема хранения информации призвана обеспечивать сохранность данных о документах и самих документов посредством соответствующих запоминающих устройств (ЗУ), которые определяются проектом ГОСТа (24, о.30), как технические устройства для хранения данных или информации. При изучении данной подсистемы, прежде всего, необходимо уяснить структуру ЗУ ЭВМ, сведения о которых приводятся в работе (7, 0,201-204), усвоить преимущества и недостатки запоминающих устройств различной физической природы, а также принципы организации записи информации на них.
Подсистема поиска информация предназначена для осуществления процессов отыскания и выдачи требуемой информации на информационных массивов АИС в соответствии с постоянно действующими или разовыми запросами абонентов. При изучении данной подсистемы (4, с. 18-37; 21, с.56-68), прежде всего, важно усвоить общую схему поиска информации в АИС (4, с.19), а затем рассмотреть сущность его отдельных этапов информационного анализа запросов, составлений поискового предписания, разработки программы поиска с указанием его стратегии, поиска информации я массиве, анализа результатов поиска, В этой связи студенту необходимо твердое знание таких введенных в предыдущих разделах курса "Основы информатики" понятий, как "поисковая образ документа "поисковое предписание" (23), и процессов, связанные с их формированием можно не только изучить основные вида стратегии поиска информации в АИС, но и уметь составить оптимальную стратегию поиска по любому тематическому запросу (см. 4,с. 66-69; 20.-М., 1977, с. 71-109 или М., 1970, с.139-189).
Подсистема управления предназначается для сотрудников аппарата управления библиотеки (органа информации) нуждающихся в получении надежных оперативных оправок о функционировании любой из подсистем АИС (АБС) для принятия тех или иных управленческих решений. В том числе, например, справка о ритмичности прохождения документов в подсистемах сбора и обработки информации, оправка о загрузке оборудования системы и эффективности использования машинного времени, справка о тематической и видовой структуре выданной литературы, справна об эффективности обслуживания по системе ИРИ и т.д. Наличие таких сведений позволит администратору организовать функционирование АИС (АБС) с наибольшим эффектом при наименьших затратах. При изучении данной подсистемы (11, с.5-15) важно уяснить объективный предпосылки ее создания, представлять репертуар решаемых задач и технологию их решения.
Организационная структура АИС (АБС) формируется с учетом сложившейся организационной структуры органов информации и библиотек и необходимости создания специфических для АИС (АБС) специальных служб. В том числе, служб информационного, лингвистического, программного, технического, правового и другого обеспечения, диспетчерской службы. С организационно-структурными моделями АИС (АБС) студент может ознакомиться по работам (3, с. 173-177; 18, с.168-176), обратив внимание на блок-схемы, представленные на с. 176 источника 3, a также с. 170, 176 источника 18.
Контрольные вопросы:
1.Чем определяется набор подсистем (элементов) АИС (АБС)?
2.Опишите по памяти назначение основных функциональных подсистем АИС.
3.На примере структурного подразделения библиотеки, в которой Вы работаете, охарактеризуйте форматы входных и выходных документов.
4.В чем заключается сущность предмашинной обработки информации?
5.Дайте оценку запоминающих устройств ЭВМ различной физической природы.
6.В чем заключаются особенности разработки поискового предписания в условиях автоматизированного поиска информации?
7.Перечислите и характеризуйте задачи по управлению той подсистемой (отделом) библиотеки, где вы работаете.
ТЕМА 4 (22) Средства обеспечения функционирования автоматизированных информационных и библиотечных систем.
Основные вопросы:
1.Информационное обеспечение.
2.лингвистическое обеспечение.
3.Математическое обеспечение.
4.Техническое обеспечение.
Эффективность функционирования АИС (АБС) во многом определяется уровнем их обеспечивающей части, в составе которой выделяют подсистемы информационного, лингвистического, математического (программного), технического и другого обеспечения.
Приступая я изучению данной темы, студенту рекомендуется, прежде всего, ознакомиться о содержанием основных нормативных документов по рассматриваемым вопросам (24, 30, 31, 32, 33, 34). Изучение каждой обеспечивающей подсистемы следует вести таким образом, чтобы можно было ответить на вопросы, касающиеся её назначения, состава, функций и предъявляемых требований.
Ознакомление с подсистемой информационного обеспечения АИС (АБС) (структурой входного, промежуточного и выходного информационных массивов) не составит большой трудности для студента, работающего в библиотеке. В качестве входного потока документов АИС (АБС) рассматриваются вое типы и виды документов, поступающие в библиотеку (службу информации) на традиционные: носителях, а также аудиовизуальные и магнитоленточные издания (базы данных). При изучении тематической и типо-видовой структуры входного документального потока АИС (АБС) следует уяснить её зависимость от статуса и профиля автоматизированной системы; знать структуру входного документального потока всесоюзных, центральных отраслевых, региональных, местных (локальных) АИС (АБС). Важно, чтобы студент с практических позиций представлял процедуру аргументированного принятия решения о приобретении документов в библиотеке, понимал всю сложность поиска оптимального ответа на вопрос об оформлении заказа на конкретное издание или отклонении его и как следствие осознавал невозможность реализации этой задачи традиционными способами, без средств автоматизации.