Программы класса «Бухгалтерский конструктор» отличаются расширенными инструментальными возможностями. В основном построены на унифицированной модели учетных данных, обладают модульной, гибкой архитектурой программных средств с наличием специального встроенного процедурного языка и средств настройки. Предполагают широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям пользователя. Так, пользователь может не только определять алгоритмы расчетов, проектировать новые отчеты, но и формировать систему меню, линейки инструментов, определять новые типы документов, изменять экранные формы ввода информации, структуры данных и правила их обработки, определять порядок составления проводок для новых типов документов. Из-за сложности настройки программы распространяются чаще всего через дилеров. Типичными представителями данного класса являются программные продукты фирмы «1С».
Принцип классификации по степени охвата учетных функций определяет состав учетных задач системы. Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета характерны для первых этапов развития автоматизированных информационных систем. В 50-70-е гг. на крупных предприятиях первыми устанавливались ППП автоматизации учета заработной платы, основных средств. Программы автоматизации отдельных задач пользуются спросом и применяются, как правило, вместе с другими комплексными системами. Так, например, на предприятиях с ярко выраженной отраслевой спецификой (книжные магазины, аптеки, туристические фирмы и т. п.) целесообразно использование универсальных систем автоматизации бухгалтерского учета с интегрированными отраслевыми модулями.
Бухгалтерский комплекс, или системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета, создается, как правило, одной фирмой-производителем и автоматизирует все основные участки бухгалтерского учета вплоть до получения финансовой отчетности. Системы могут состоять из одного, чаще нескольких взаимосвязанных модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации отдельной учетной задачи (автоматизация расчета заработной платы, расчетно-финансовых операций, основных средств и т. п.). Совместная работа обеспечивается чаще всего через модуль главного бухгалтера, в котором накапливаются бухгалтерские проводки, порожденные в различных модулях. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.
Бухгалтерия-офис включает комплексные системы автоматизации, интегрированные с управленческими функциями учета. Программные модули таких систем могут быть разработаны разными фирмами. Кроме бухгалтерских задач, реализуемых в программах рассмотренного класса, комплекс автоматизирует также документооборот, экономический анализ, снабженческо-сбытовые и другие задачи управления предприятием. Данный класс может рассматриваться как промежуточный между бухгалтерским комплексом и системами автоматизации деятельности корпораций.
Корпоративные информационные системы (КИС) управления экономическими объектами реализуют задачи бухгалтерского учета, планирования, оперативного учета, делопроизводства, управления технологическими процессами. Разработка, внедрение, настройка таких систем является сложным и длительным процессом, требующим привлечения больших коллективов специалистов. Перед внедрением обязательно проведение предпроектного исследования, в результате которого может понадобиться пересмотр организации управления. Внедрение целесообразно на крупных предприятиях и в корпорациях. Современные КИС фактически являются результатом эволюционного развития АСУТП 70—80-х гг.
Порядок распространения и тиражирования предполагает деление АИСБУ на следующие группы.
Коробочные программы относятся к системам массового тиражирования, распространяются через сети магазинов либо дилерскую сеть. Системы отличаются развитыми средствами адаптации к особенностям учета.
Внедряемые системы распространяются, дорабатываются, настраиваются, сопровождаются самим производителем, поэтому относятся к малотиражируемым системам. Разновидностью внедряемых являются заказные системы, или системы индивидуального тиражирования.
Собственные системы создаются непосредственно на предприятии специалистами отделов информационных технологий (отделов АСУ). Разработка собственных систем была одной из наиболее распространенных форм проектирования АСУ, АСУТП в 60-80-е гг. и остается на отдельных крупных предприятиях, в банках.
Заказные и собственные системы, как правило, являются жесткими и требуют постоянного сопровождения программистов, в то же время они полностью учитывают специфику предприятия. В целом эффективность таких систем определяется квалификацией разработчиков и способностью поддерживать собственный программный продукт.
На выбор конкретной автоматизированной информационной системы может существенно повлиять программно-техническая платформа, которая включает компьютерную инфраструктуру, операционную платформу, инструментальные средства. С точки зрения компьютерной инфраструктуры различают одно- и многопользовательские версии систем автоматизации бухгалтерского учета. Многопользовательские (сетевые) версии ориентированы на работу в компьютерных сетях, созданных на основе архитектуры файл-сервер либо клиент-сервер.
Выбор информационных технологий и программ. Для достижения гарантированного успеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следующих семи факторов:
1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим требованиям:
· быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;
· быть хорошо документированной и легкой в использовании;
· иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства производителя программ, которое в состоянии профессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;
2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хорошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;
3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;
4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планировании, так и во внедрении системы;
5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;
6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;
7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.
Методика выбора программного обеспечения
Критериев выбора может быть несколько:
· Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.
· Стоимость владения программным обеспечением.
· Перспективы развития программного обеспечения.
· Возможность интеграции с другими значимыми программными модулями, используемыми в компании.
Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.
Чтобы определить, насколько программное обеспечение соответствует требованиям компании, следует обратиться к успешному опыту использования этого ПО в компании аналогичного профиля. Здесь надо иметь в виду, что успешность внедрения оценивается руководителем, менеджерами, IT-специалистом и бухгалтерией по-разному. Поэтому хорошо бы знать мнение всех участников бизнес-процессов (при этом можно сделать акцент на ту категорию работников компании, автоматизация чьей работы является наиболее актуальной). Фирмы - разработчики программного обеспечения охотно идут на установку ПО для опытной эксплуатации. В течение двух-трех недель каждый из предполагаемых пользователей программы может ознакомиться со своим участком работы. Если разработчики сами демонстрируют возможности ПО, особое внимание нужно уделить наиболее актуальным для каждого из участников процессов вопросам.
Стоимость владения ПО. Стоимость самого ПО является конечной суммой, которую надо заплатить в редчайших случаях. При определении стоимости владения ПО необходимо обратить внимание на следующие составляющие. Самая важная из них – стоимость внедрения. Внедрение предполагает настройку системы под конкретные требования или изменение существующей технологии, обучение персонала. Рекомендуем при заключении договора внести стоимость этих работ в основной договор.
По мере развития компании могут происходить значительные изменения в бизнес-процессах, и в любом случае - изменение в формах документов, появление новых входных и выходных форм. Важно знать, какие вопросы программное обеспечение позволяет решать силами IT- специалиста компании, а при каких ситуациях неизбежно потребуется участие представителя разработчика. Следует знать, какое количество специалистов разработчика занимается сопровождением ПО. Исходя из их числа, количества сопровождаемых фирм и времени сопровождения можно определить предел, при котором увеличение количества сопровождаемых фирм приведет к неизбежному ухудшению качества. Постарайтесь максимально больше возможных вопросов, связанных с внедрением и сопровождением, обсудить до начала работ и отразить достигнутые договоренности в контракте.
Редко встретишь программы без ошибок. Следует уточнить время, в течение которого разработчики устранят выявленные ошибки.
Перспективы развития ПО. Большинство разработчиков с радостью поделятся со специалистами своими идеями по развитию ПО. Ведь создание программного обеспечения - процесс творческий, а люди творческого склада с удовольствием делятся идеями. Но не следует забывать, что идеи могут быть утопическими, поэтому воспринимайте планы разработчиков через призму своего опыта. О возможности реализации планов можно судить по уже реализованным проектам и по степени их успешности. Так как разработка технологического решения - процесс длительный, рекомендуем ознакомиться с количеством значимых нововведений в программное обеспечение за определенный промежуток времени. Это позволит вам уяснить, насколько динамично меняется программное обеспечение.