Возможность интеграции с другими значимыми программными модулями, используемыми в компании. Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основные показатели потребительского качества программных продуктов. Известно множество показателей, используемых для характеристики качества разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие:
· функциональная полнота;
· завершенность разработки;
· быстродействие;
· уровень требований к комплексу технических средств;
· возможность перенастройки на новые условия применения;
· возможность работы в сети;
· качество предоставляемой поддержки и сервиса;
· трудоемкость освоения и внедрения;
· качество пользовательского интерфейса;
· требования к уровню квалификации пользователя;
· удобство копирования и вывода информации;
· наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;
· качество документации.
Каждый из названных показателей в зависимости от вида программного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.
Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета
Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих задач:
· правильно выбрать необходимые программные средства, что весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточной информации об их возможностях и достоинствах;
· формирование комплекса необходимых технических средств; определение их количества, учета технических и эксплуатационных характеристик, способа размещения, объема обрабатываемых данных, технологии автоматизированной обработки.
Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые предъявляют свои, специфические требования, как к используемым программным средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К таким особенностям относятся следующие:
· система бухгалтерского учета охватывает весь производственный процесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это предполагает значительный объем постоянной и переменной информации, следовательно, используемые ПЭВМ должны обладать большой памятью;
· алгоритмы обработки информации включают как несложные арифметические действия, так и сложные логические операции;
· между различными учетными объектами существуют сложные связи. Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много измерений, каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным одновременно для различных структурных подразделений предприятия. Следовательно, ПЭВМ должны обладать системой поддержки и возможностью управления большими динамическими массивами;
· система бухгалтерского учета призвана регистрировать все явления и факторы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источников при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для этого технические средства должны обладать конкретными, а не универсальными возможностями; их следует размещать в местах возникновения и регистрации информации.
Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета.
В частности, это проявляется в следующем:
· при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости -- его копия создается на бумажном носителе), появляется возможность одновременно с разработкой документа формировать типовые бухгалтерские проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;
· повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;
· ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости выполнения арифметических расчетов, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному привлечению большого круга статей;
· быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае необходимости, можно по запросу формировать ежедневно, еженедельно. Повышается достоверность и аналитичность отчетности.
Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одновременно с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением простоты и доступности при работе с документами становится важным элементом учетной политики любого предприятия (таблица 3.2).
Таблица 3.2. Примеры организационных изменений в учете и аудите при переходе к компьютеризированной обработке данных
| Наименование | Примеры |
| Необходимые технические средства | Выбор и приобретение компьютеров и бухгалтерских программ (ППП), наиболее соответствующих потребностям и финансовым возможностям предприятия-клиента |
| Персонал | Один ППП требует самого минимального обучения бухгалтера, а для эксплуатации других полномасштабных ППП нужна квалифицированная команда системных администраторов и прикладных программистов, операторов, а также операторов по контролю за данными. |
| Централизация данных и разделение обязанностей | Возможны изменения организационной структуры бухгалтерии. Можно обрабатывать и тщательно контролировать данные в одном отделе, однако это потенциально ослабляет контрольные возможности сотрудников из других подразделений, в том числе для сравнения и анализа результатов |
| Методы подтверждения | Автоматическое подтверждение (санкционирование) некоторых типовых операций, например, удержания из всех видов заработка и начисления на них взносов во внебюджетные фонды |
Под техническим обеспечением АСУ понимают совокупность технических средств, методических материалов и персонала, обеспечивающих эффективное функционирование АСУ. Комплекс технических средств (КТС) включает в себя технические средства, которые необходимы для сбора, обработки, вывода, передачи и представления информации, ее накопления (хранения) и информационного обмена между различными средствами и между рабочими станциями и серверами, входящими в компьютерную сеть.
КТС можно подразделить на четыре основных группы:
Группа сбора информации, т. е. формирование первичных сообщений, которые фиксируют ход производственных и технологических процессов, возникшие сбои и помехи в работе подразделений, содержание юридических и нормативных актов и т. д. Здесь очень важна обеспеченность современными средствами связи. Сообщения формируемые на этапе 1, могут иметь разный вид: либо это обычный бумажный документ, либо сообщение "в машинном виде", либо то и другое одновременно. Что именно – определяет разработчик АСУ в зависимости от многих факторов: требуемой степени автоматизации информационных процессов; управленческих функций, в рамках которых сообщения создаются, и др. Этот вопрос решается конкретно при проектировании системы.
Накопление и обновление данных, при этом должна быть обеспечена возможность быстрого поиска и отбора нужных в любой момент сведений, защита их от искажений и потери связности и т. п.
Средства обработки информации. С их помощью на основе ранее накопленных данных получаются новые виды данных: прогнозные – варианты управленческих решений, решения различных технических, экономических, маркетинговых задач; помимо этого – обобщающие: рекомендательные, аналитические виды данных. В обработке данных участвуют одна или несколько ПЭВМ, соединенных средствами телекоммуникации.
Средства отображения данных, т. е. представление данных в форме, удобной для восприятия человеком.
Важная роль Интернета как базовой технологии для организации бизнеса не нуждается сегодня в особых доказательствах. Поддержка конкурентоспособности любых предприятий (от небольшой фирмы до гигантской корпорации) ставит в наши дни обязательным условием создание информационной инфраструктуры, которая наряду с высокой оперативностью должна обеспечивать взаимодействие всех участников деловых процессов (как сотрудников организации, так и клиентов и партнеров), независимо от их географической удаленности.
Механизм интернет-поддержки пользователей позволяет оперативно получать курсы валют и классификатор банков и другой информации. С его помощью можно отправить вопрос на линию консультаций или свое мнение об использовании программы. Для подписчиков диска ИТС доступно получение обновления конфигурации и новых форм отчетности
В этой ситуации выглядит вполне естественным появление специального программного компонента «Web-расширение» в составе одной из самых популярных в СНГ учетных систем «1С:Предприятие». Стоит отметить своевременность создания данной функции. Действительно, на момент первого его представления в среде многих партнеров и клиентов фирмы «1С» бытовало мнение о том, что это некая “дань моде”