Учебно-методическое пособие по курсу «Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации» предназначено для студентов специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». (стр. 6 из 30)

При автоматизированном бухгалтерском учете учетные регистры записываются на магнитные носители и не могут быть прочитаны без специальных технических и программных средств. Неквалифицированность способна привести к снижению достоверности информации, увеличению количества злоупотреблений в учете. Для обеспечения контроля за данными необходимо иметь специальные процедуры, определяющие выбор соответствующей реакции ЭВМ на определенные ошибки или необычные операции. Ориентированный на участие человека контроль нельзя непосредственно приспосабливать к машине, так как он основан на концепции разделения обязанностей и утверждения операций ответственным лицом. Бухгалтеры, несущие ответственность за контроль, но не обладающие знаниями технологии, выполняют только частично эту функцию: контролируют риск, связанный с автоматизацией учетного процесса, а не сам учетный процесс.

Бухгалтер должен взять на себя ответственность за контроль в условиях АИСБУЭА, во-первых, как пользователь экономической информации и, во-вторых, как ответственный за бухгалтерский контроль.

Структура и виды обеспечения АИСБУЭА. АИСБУЭА представляет собой совокупность различных видов обеспечения, а также специалистов и предназначена для автоматизации обработки учетно-аналитической информации. Виды обеспечения по составу, как правило, однородны для различных систем, что позволяет реализовать принцип совместимости систем в процессе их функционирования. В процессе изучения АИСБУЭА как сложной системы необходимо выделять отдельные части и элементы и рассматривать особенности их использования на этапах создания и эксплуатации.

Выделяют функциональную и обеспечивающую части АИСБУЭА.

Функциональная часть АИСБУЭА реализует экономико-организационную модель объекта и представляет собой ряд функциональных подсистем, конкретный состав которых зависит от особенностей объекта управления. Функциональные подсистемы подразделяются в соответствии с организационной и производственной структурой объекта управления.

Например, в составе предприятий выделяют такие подсистемы:

· управление технической подготовкой производства;

· оперативное управление основным производством;

· технико-экономическое управление;

· бухгалтерский учет, анализ и контроль;

· управление персоналом;

· управление маркетингом (снабжение и сбыт);

· управление вспомогательным производством и др.

Функциональная структура подсистем объединений, концернов, отраслей определяется спецификой управления и обрабатываемой информации.

Обеспечивающая часть АИСБУЭА состоит из организационного, информационного, технического, программного, математического, правового и эргономического обеспечения. (рисунок 2.6.)

В составе функциональных и обеспечивающих подсистем формируются комплексы. В комплексах выделяют отдельные элементы.

Рисунок 2.6. Обеспечивающие подсистемы АИСБУЭА

Организационное обеспечение — это совокупность работ по созданию АИСБУЭА, его функционированию и формированию документов, т.е. совокупность средств и методов, обеспечивающих обследование действующей системы учета, подбор и постановку учетных задач для автоматизации, разработку организационных регламентов по их решению и функционированию аппарата бухгалтерии.

Структура организационного обеспечения функционирования АИСБУЭА включает методы, средства и организационную документацию по реализации действующей системы автоматизированного учета. Основной вопрос, который следует решить, — это определение и распределение задач и функций аппарата бухгалтерии, организационная регламентация учетного процесса и труда работников учета. Решение этого вопроса должно быть отражено в должностных инструкциях, в которых определяются права и обязанности работников бухгалтерии в условиях автоматизированного учета, порядок и организация взаимоотношений с другими подразделениями предприятия, ответственность и права должностных лиц, графики выполнения учетных работ, рабочие инструкции и т. п.

Организационное обеспечение — одна из важнейших компонент эффективного функционирования любой системы обработки данных, от которого зависит взаимодействие целей и функций системы, аппарата управления и разнообразных ресурсов.

Функционирование АИСБУЭА должно быть устойчиво и эффективно, предопределено качеством проектной документации, четким разделением функций между техническими работниками и управленческим персоналом в процессе создания и работы системы, строгим выполнением инструкций и организационно-технических мероприятий, предусмотренных проектной документацией. „При организации и построении автоматизированных информационных систем следует учитывать принципы системного подхода, методологического единства, модульности построения, совместимости элементов системы.

Системный подход предполагает определение целей системы; выделение автоматизированных функциональных подсистем и задач в общей системе управления; выявление и анализ связей между подсистемами; установление порядка функционирования системы, непрерывного ее развития.

Методологическое единство требует всеобщей связи управленческой информации как по функциональной структуре, так и по уровням управления.

Модульность построения — это логическое соединение элементов системы в определенных сочетаниях, что обеспечивает гибкость и адаптацию систем к различным условиям, устойчивость к изменению своей структуры.

Совместимость элементов системы означает согласование взаимодействия их по уровням и функциональному назначению, обеспечение информационной связи различных элементов между собой, единство структуры технических средств и программного обеспечения.

В составе организационного обеспечения можно выделить методы и средства, стадии и этапы создания АИСБУЭА.

Методы включают важнейшие материалы, регламентирующие процесс создания и функционирования систем: методические рекомендации по организации и проведению обследования объекта, формированию состава задач, выбору программных и технических средств, разработке проектной документации, использованию пакетов прикладных программ и др.

Средства, необходимые для эффективного функционирования АИСБУЭА, включают типовые комплексы задач, унифицированные комплексы документов, классификаторы, типовые структуры систем управления, технические и программные средства.

В создание АИСБУЭА вовлекаются многие специалисты: инженеры-системотехники, экономисты, программисты, инженеры ЭВМ и средств связи. С каждым годом роль пользователей, способных самостоятельно осуществлять проектные решения, все больше увеличивается.

Согласно общей теории системотехники АИСБУЭА должна удовлетворять следующим общесистемным свойствам:

· интеллектуальности — активной роли человека в ходе проектирования и функционирования систем;

· модульности — реализации составляющих АИСБУЭА в виде набора функционально независимых модулей;

· эволюционности — возможности развития и применения новейших средств информационных технологий: вычислительной техники, связи, программного обеспечения и др.

Методология проектирования включает набор общесистемных концепций и методов, определяющих логическую структуру проекта и технологию процесса проектирования.

Эффективность АИСБУЭА определяется степенью ее положительного влияния на управляемый объект или процесс в результате использования средств вычислительной техники, программного обеспечения, изменения информационных потоков и организационной структуры управления.

Информация имеет стоимость, в которой можно выделить стоимость ее получения, хранения, извлечения и обработки. Данные должны собираться из ряда источников: внутренних и внешних, вторичных и первичных. Поскольку первичные данные практически всегда стоят больше, чем вторичные, выделение средств на их сбор является инвестицией, а не пустой тратой, которой следует избегать. Планировать сбор, сортировку и обработку необходимо только тех данных, которые нужны для достижения целей обработки.

Информация может быть ценной для пользователя, и эта ценность всегда должна быть больше, чем затраты на ее получение, хранение и извлечение. Более высокая стоимость всегда должна быть связана с получением более точной информации. Цена информации определяется ее полезностью для принятия решений. Важно, чтобы она была правильной, своевременной, нужной и подавалась в удобном для использования виде. На практике выделяют прямую и косвенную эффективность АИСБУЭА.

Обязательное условие определения экономической эффективности автоматизации — сопоставимость показателей во времени, по ценам и тарифным ставкам заработной платы, элементам затрат, объемам производства и номенклатуре продукции и услуг, методам исчисления стоимостных показателей.

При оценке экономической эффективности используются обобщающие и частные показатели. К основным обобщающим показателям относятся: годовой экономический эффект, годовой прирост прибыли, срок окупаемости капитальных затрат; к основным частным — уровень автоматизации труда управленческого персонала, уровень автоматизации функций управления, экономия по видам ресурсов, повышение производительности труда, снижение издержек производства и др.