При проектировании внутримашинного ИО учитывается принцип единства информационной базы в рамках создаваемой ЭИС, базирующейся на использовании унифицированной системы документации и технико-экономических показателей, единых классификаторов, общесистемного нормативно-справочного хозяйства. Состав и структура информационных файлов системы во многом зависит от правильности выделения функциональных подсистем объектов и выбора состава задач по каждой подсистеме с учетом требований, предъявляемых для выработки и принятия управленческих решений. Внутримашинное ИО систем должно обеспечивать эффективное функционирование всех задач, их комплексов и подсистем, взаимосвязь и согласованность с информационными базами вышестоящих уровней управления.
Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинных носителях и средства ее ведения.
К внутримашинной информационной базе относится база данных, структура которой отображает модель логически взаимосвязанных данных конкретной области, а также отдельные невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях. В базе данных хранится нормативно-справочная, плановая, оперативная и учетная информация.
Важнейшей задачей разработки внутримашинной информационной базы является эффективная организация данных, хранимых на машинных носителях. С этой целью должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировках нормативно-справочной информации.
Внутримашинная информационная база характеризуется составом и структурой массивов, способами организации и доступа к данным на машинных носителях. В зависимости от используемых программных средств организация массивов может иметь свои особенности. Информационные массивы могут быть организованы в виде отдельных независимых файлов или быть в составе базы данных, являющейся интегрированной совокупностью взаимосвязанных массивов.
Нормативно-справочные данные заимствуются из нормативных актов (законы, приказы, инструкции), различных справочников и экономических нормативов, характеризуются относительной стабильностью и, как правило, размещаются в отдельных массивах. Их содержание определяется теми условно-постоянными сведениями, которые используются при автоматизированном решении задач. Создание фонда условно-постоянных данных в виде массивов на машинных носителях оказывает прямое влияние на построение и заполнение форм первичной документации. Например, в базе данных может храниться прейскурант — справочник цен на товары. Тогда автоматизируется процесс выписки на ПЭВМ расходной накладной, так как по введенному коду товара или наименованию в справочнике будут найдены цена и другие необходимые для автоматической печати потребительские признаки. Технология формирования и ведения этих массивов имеет свою специфику. Создаются эти массивы на этапе первоначальной загрузки базы данных. В процессе эксплуатации в эти массивы редко (по мере поступления извещений об изменении) вносятся корректировки, которые обеспечивают поддержание базы данных в актуальном состоянии.
Данные оперативного учета вносятся в базу данных в соответствии с регламентом решения задач по мере поступления на ввод и обработку документов с оперативной, учетной информацией. Эти данные подлежат накоплению за определенный период, по истечении которого производятся их обобщение и обработка. После выполнения очередного расчета (например, расчет остатка товара на складе и т. п.) накопленные данные оперативного учета подлежат уничтожению или сохранению в архиве.
К средствам организации и ведения внутримашинной информационной базы относятся программные средства ввода, создания и ведения базы и других массивов данных. Кроме того, для организации и ведения внутримашинной информационной базы существуют технологические инструкции пользователя по работе с базой данных и другими данными на машинном носителе.
Системы управления базами данных — СУБД — имеют особое значение для создания и ведения информационной базы. СУБД относятся к универсальным прикладным системам общего назначения.
Большинство АИСБУЭА используют простейшие СУБД, которые функционируют на персональных компьютерах: FoxPro, Clipper, Paradox, Access.
СУБД — это наиболее распространенное и эффективное универсальное программное средство, предназначенное для организации и ведения логически взаимосвязанных данных на машинном носителе, а также обеспечивающее доступ к данным. СУБД позволяет интегрировать недублируемые данные в единой базе данных и использовать их по многоцелевому назначению, поддерживать целостность, непротиворечивость всех данных в базе, осуществлять однократный ввод данных, защиту данных от сбоев и несанкционированного доступа.
При наличии сети персональных компьютеров открывается возможность хранить и использовать централизованные базы данных, размещаемые на сервере, в многопользовательском режиме. В этом случае каждый пользователь со своего персонального компьютера (рабочей станции, АРМ) получает доступ к общей для всех пользователей централизованной базе. При сетевой технологии каждый пользователь может также создавать на своем персональном компьютере локальную базу данных, которая содержит информацию, необходимую только на этом АРМ. Ее создание и использование в сети позволяет резко повысить эффективность информационных систем. В зависимости от конфигурации применяемых технических и программных средств при сетевой обработке данных информационной базы может быть осуществлена различная технология работы.
Существуют разные концепции сетевой обработки данных: файл-сервер и клиент-сервер.
Концепция файл-сервера предполагает наличие компьютера, выделенного под файловый сервер, на котором находятся ядро сетевой операционной системы и централизованно хранимые файлы. Для этой архитектуры характерен коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. При обновлении файла одним из пользователей он блокируется для доступа другим пользователям. Запрошенные данные транспортируются с файлового сервера на рабочие станции, где их обработка выполняется средствами систем управления базами данных (СУБД).
Многопользовательские и многоплатформенные СУБД, поддерживающие архитектуру клиент-сервер, обеспечивают выполнение более сложных операций: Oracle, Sybase, Informix, Btrieve. . Перечисленные СУБД имеют средства обработки информации, распределенной по нескольким узлам сети.
Концепция клиент-сервера подразумевает разделение функций обработки данных между клиентом, рабочей станцией и машиной — сервером баз данных, где обработку осуществляет СУБД. Запрос на обработку данных выдается клиентом и передается по сети на сервер баз данных, где и осуществляется поиск. Обработанные данные транспортируются по сети от сервера к клиенту.
Повышению эффективности АИСБУЭА способствует создание автоматизированного банка данных (АБД) — системы специальным образом организованных данных (баз данных). Кроме того, в эту систему входят программные, языковые и организационно-методические средства.
В структурном отношении автоматизированный банк данных включает базу данных и СУБД.
Функционирование АБД достигается посредством применения СУБД и специальных пакетов прикладных программ. В целом СУБД позволяет обеспечить рациональное построение базы данных, организовать защиту данных от разрушения, реализовать различные методы доступа к хранимым сведениям, обеспечить решение функциональных задач.
Расположенные на одном компьютере банк и база данных называются локальными, а на нескольких соединенных сетями ПЭВМ — распределенными.
Назначение локальных баз и банков данных — организация более простого и дешевого способа информационного обслуживания пользователей при работе с небольшими объемами данных и решении несложных задач.
Согласование деятельности пользователей административным путем позволяет эффективно использовать локальные базы данных.
Распределенные банки и базы данных являются более гибкими формами обслуживания для многих удаленных пользователей при работе со значительными объемами информации в условиях структурной разобщенности. Это позволяет управлять сложными многоуровневыми объектами и процессами. Распределенная обработка данных дает возможность разместить базу данных в различных узлах компьютерной сети. Каждый компонент базы данных располагается по месту наличия техники и ее обработки.
Состав и особенности технического обеспечения
Под техническим обеспечением АИСБУЭА понимается комплекс технических средств, обеспечивающий эффективное функционирование системы.
По функциональному назначению комплекс технических средств принято делить на следующие группы: средства сбора, регистрации и ввода данных; средства передачи данных; средства обработки и отображения; средства оргтехники. Некоторые средства могут быть отнесены к двум или более группам, так как они являются многофункциональными.
Средства сбора, регистрации и ввода данных предназначены для автоматизированного сбора и регистрации данных, формирования первичных документов и ввода в ПЭВМ.
Распределенная обработка данных обеспечивает автоматизацию документирования хозяйственных операций на базе ПЭВМ, а именно:
проведение автоматизированного сбора, регистрации и предварительной обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов (бухгалтеров, товароведов, кладовщиков и др.).
Ввод данных с клавиатуры позволяет повысить достоверность вводимой информации за счет визуального контроля на экране. Для автоматизированного ввода информации с бумажных носителей применяются сканеры. Различают ручные, барабанные и планшетные сканеры.