4. Организация взаимодействия между различными уровнями региональной системы образования. Информационное пространство объединяет данные различных уровней в единую систему, обеспечивает решение задач комплексного мониторинга эффективности деятельности региональной системы образования и повышение эффективности функционирования органов управления.
Уровень образовательного учреждения, являясь источником данных для информационного пространства региона, осуществляет ввод и редактирование первичных данных, формирование отчетных форм, передачу информации на вышестоящие уровни, поддержку управления образовательным учреждением.
Уровень районных органов управления образованием реализует прием и верификацию первичных данных от образовательных учреждений, формирование сводных отчётов, передачу информации на региональный уровень.
Уровень регионального органа управления образованием осуществляет прием и верификацию данных от районов, консолидацию информации по региону, реализует анализ данных во временном и региональном разрезе, формирует отчеты для поддержки управленческих решений.
Организация взаимодействия между образовательным учреждением и районным органом управления образованием предполагает существование единых форматов обмена данными. Опыт показал, что с этой целью районы централизованно внедряют единую информационную систему во все подведомственные ОУ, снимая тем самым проблему унификации форматов данных.
Однако при построении регионального информационного пространства проблема унификации форматов данных возникает вновь, так как районные органы управления образованием приобретают АИСУ различных производителей. Это требует от региона постоянных финансовых затрат на разработку системы экспорта и импорта данных, поскольку информационные потоки с течением времени увеличиваются, включая в себя все новые и новые сведения.
Наиболее эффективно эту проблему решает внедрение единой информационной системы во все учреждения региона.
В Санкт-Петербурге в качестве базовой информационной системы для создания единого информационного пространства региона была выбрана АИСУ «ПараГраф». Для совместимости с другими АИСУ, уже внедренными в работу некоторых районов, разработчики АИСУ «ПараГраф» создали механизм импорта данных.
5. Проблемы информационной безопасности. При создании любой информационной системы, включающей в себя персональные данные учащихся и работников ОУ, остро встает вопрос об обеспечении информационной безопасности. Наиболее опасной является проблема несанкционированного доступа к персональным данным и использования их в корыстных или недобросовестных целях.
Обеспечение информационной безопасности достигается не только возможностью разграничения прав доступа к данным средствами, что изначально «встроено» в АИСУ, но и комплексом правовых, организационных и инженерно-технических мер, реализуемых техническими специалистами, отвечающими за функционирование АИСУ на всех уровнях. С увеличением уровня управления (возрастанием объемов собранных данных) требования к информационной безопасности возрастают.
6. Модульный подход при внедрении АИСУ
АИСУ образовательного учреждения строится, как правило, из нескольких основных модулей:
· общие сведения;
· образовательный процесс;
· обучающиеся;
· кадры;
· материально-техническая база;
· проблемные модули.
Проблемный модуль может включать в себя различные информационные блоки: например, «Питание», «Здоровье», «Информатизация»», «Информационно-методическое обеспечение».
В Санкт-Петербурге был выбран модульный принцип внедрения АИСУ исходя из того, что при модульном внедрении снижаются трудовые затраты (можно вводить не все данные, а лишь необходимые для работы с конкретным модулем) и появляется возможность использования отдельных частей информационной системы, что позволяет достаточно быстро получить ощутимый, значимый результат.
6.1 Учет движения контингента обучающихся с использованием модуля «ПараГраф-Движение»
6.1.1 Систематизация данных по учащимся ОУ. Основополагающим объектом АИСУ, используемой в образовательном учреждении, является ученик. Данные об ученике можно условно разделить на несколько категорий:
- регистрационные данные (ФИО, пол, дата рождения, серия и номер документа);
- социальные данные (условия проживания, родители);
- физические данные (здоровье);
- учебные данные (успеваемость, достижения).
На районном и региональном уровнях управления образованием для принятия управленческих решений необходимо иметь полные и достоверные сведения о контингенте учащихся и его движении в рамках региона.
Учет движения контингента обучающихся осуществляется на следующих этапах:
1) формирование контингента: прием в образовательное учреждение, перевод обучающихся в другой класс параллели в течение учебного года, перевод обучающихся, освоивших общеобразовательные программы соответствующих уровней, в следующий класс, оставление обучающихся, не освоивших общеобразовательные программы, на повторный курс обучения;
2) выбытие обучающихся: в связи с окончанием образовательного учреждения, в связи с изменением образовательного маршрута, в связи с «отсевом»;
3) подготовка государственных статистических отчетов по контингенту обучающихся: формирование отчета ОШ-1, формирование дополнения к форме Д-12, формирование списков прибывших и выбывших обучающихся.
6.1.2 Автоматизация учета движения детей школьного возраста. Для анализа потоков движения учащихся и повышения точности подготовки государственной статистической отчетности в АИСУ «Параграф» разработан отдельный модуль по учету движения детей школьного возраста в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга «ПараГраф - Движение».
Этот модуль позволяет решать задачи по обеспечению прав детей на получение обязательного образования, предупреждению отсева обучающихся. Пользователями информации, получаемой с помощью модуля «ПараГраф – Движение», могут быть как администрация образовательных учреждений, так и органы управления образованием.
Модуль «ПараГраф – Движение» является трехуровневой системой:
1-й уровень: уровень образовательного учреждения;
2-й уровень: уровень районного отдела образования;
3-й уровень: уровень Комитета по образованию.
На каждом уровне программные средства обеспечивают работу в локальной сети в архитектуре «клиент – сервер». Информационная связь между уровнями системы осуществляется через электронные носители информации или по электронной почте.
Для обеспечения безопасности и защиты информации модуль «ПараГраф – Движение» на каждом уровне имеет специальные средства управления правами доступа пользователей, позволяющие производить администрирование прав доступа.
Модуль «ПараГраф - Движение» работает на основе следующих принципов:
- реализация на основе ИКТ требований нормативных документов и организационно-управленческих технологий учета движения контингента, а также использование типовых отчетных форм;
- формирование базы данных об образовательном учреждении, классах и обучающихся непосредственно в образовательном учреждении;
- автоматизация оформления приема, перевода в другой класс и выбытия обучающихся;
- автоматизация перевода в следующий класс по окончании учебного года;
- организация обмена данными о прибывших и выбывших обучающихся между образовательными учреждениями, а также о контингенте ОУ и его изменениях за определенный период с вышестоящим органом управления образованием;
- автоматизация подготовки типовых отчетных форм.
Функции модуля «ПараГраф-Движение» состоят в автоматизации следующих процедур:
- первичного ввода данных об образовательном учреждении, классах и обучающихся;
- оформления приема, перевода и выбытия обучающихся;
- анализа данных о движении контингента обучающихся;
- экспорта данных о выбывших и импорта данных о прибывших обучающихся в электронной форме;
- экспорта данных о контингенте образовательного учреждения в АИСУ «ПараГраф-Район» в электронной форме;
- подготовки отчетов по контингенту, в том числе дополнения к отчету по форме Д-12.
Кроме того, система обладает следующими возможностями:
- экспорт данных в другие приложения и форматы;
- импорт данных из других приложений и форматов;
- печать данных;
- формирование отчетов на основе готовых отчетных форм.
6.2. Использование АИСУ «ПараГраф» для организации работы с кадровыми ресурсами
Для осуществления операций кадрового учёта с 2006 года в системе образования Санкт-Петербурга используется база данных «Педагогические кадры системы образования Санкт-Петербурга». При автоматизации кадрового учёта в первую очередь решаются задачи, связанные с рутинной работой, такие как, ведение личных дел сотрудников, формирование различных приказов, составление отчётов о прохождении аттестации и повышении квалификации педагогических сотрудников образовательных учреждений всех типов и видов.
Кадровый учет позволяет поддерживать следующие направления:
- ведение учетно-справочной документации о персонале;
- ведение послужного списка сотрудника: прием и увольнение, перемещение, изменение персональных характеристик, необходимых для управления персоналом;
- ведение журналов по кадровым перемещениям;
- расчет трудового и педагогического стажа;
- произвольные выборки данных: по должностям, образованию, стажу, категориям (результаты отражаются как в экранной, так и в печатной форме);
- получение сводных отчетов и различных аналитических материалов;
- формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава.