4. Руководители образовательных учреждений несут ответственность за подготовку документов и учреждений к процедурам регламентации, за наличие у образовательного учреждения лицензии и государственной аккредитации.
В отделе лицензирования и аккредитации специалисты отдела закрепляются за группами образовательных учреждений.
Цель создания автоматизированной информационной системы обеспечения регламентации образовательной деятельности образовательных учреждений – повышение эффективности работы органов управления образованием, образовательных учреждений.
Задачи, решаемые с помощью полученной информации: обеспечение технологичности процедур лицензирования и аккредитации образовательных учреждений, контроль над выполнением лицензионных требований в период действия лицензии, анализ информации о результативности работы образовательных учреждений, получаемой в процессе аккредитации, и предоставление её заинтересованным сторонам для принятия управленческих решений.
В процессе достижения указанной цели без применения средств автоматизации имеет место ряд противоречий, затрудняющих проведение процедур регламентации и контроля качества образовательной деятельности:
- между необходимостью постоянного соответствия лицензионных и аккредитационных показателей ОУ нормативным требованиям и периодическим характером контроля над наличием этого соответствия со стороны органов управления образованием;
- между точностью и определенностью федеральных и региональных нормативных требований к организации образовательного процесса и содержанием актуальных учредительных и регламентирующих документов ОУ;
- между необходимым для регламентации объемом информации о состоянии лицензионных и аккредитационных показателей ОУ и формами подготовки и представления этой информации, не обеспечивающими должным образом возможности ее систематизации, анализа и использования в управлении образовательной деятельностью.
Наличие вышеназванных противоречий порождает ряд серьезных проблем, от степени решения которых зависит эффективность управления образовательной деятельностью.
1. Проблема администрирования процедур лицензирования и аккредитации, а также регламентации деятельности ОУ. Управление деятельностью ОУ по подготовке к процедурам регламентации собственной деятельности (в части подготовки и регистрации учредительных документов, проектирования образовательных программ и учебных планов, управления соблюдением установленных норм) требует существенных затрат ресурсов времени специалистов органов управления образованием, а также административно-управленческого персонала ОУ на планирование, обработку документов и контроль над соблюдением сроков выполнения процедур.
2. Проблема актуальности информации подотчетных учреждений. Образовательные учреждения готовят информацию, характеризующую состояние аккредитационных показателей, к моменту начала процедур лицензирования и аккредитации. После того как данная информация используется лицензирующим и аккредитующим органом, она не обновляется до следующей процедуры (до 5-ти лет). Таким образом, эффективность контроля над соответствием условий деятельности ОУ выданной Лицензии и Свидетельству о государственной аккредитации в период между процедурами лицензирования и аккредитации существенно снижается.
3. Проблема качества регламентации и управления деятельностью ОУ. Образовательное учреждение должно проводить процедуры регламентации собственной деятельности в пределах компетенции на основе точного соблюдения законодательных, организационных, финансовых, методических, санитарных и технологических норм, от чего непосредственно зависит качество управления и соблюдения прав участников образовательного процесса. Возникающие в процессе деятельности работников административно-управленческого персонала ОУ трудности, связанные с доступом к нормативно-методической информации, с практическим конструированием образовательных программ и учебных планов и др. приводят к снижению качества управленческой деятельности.
4. Проблема эффективности управленческих решений в деятельности ОУ. Соответствие имеющихся условий и фактической деятельности ОУ установленным нормам должно обеспечивать эффективность использования бюджетного финансирования для решения ОУ задач уставной деятельности при обеспечении прав участников образовательного процесса. В условиях отсутствия доступа к информационным ресурсам, содержащим разрешенные к применению и подтвердившие свою эффективность управленческие решения и документы, ОУ вынуждены осуществлять нормативно-методическую и проектную работу часто в направлении уже созданных продуктов, но неизвестных ОУ, что приводят к снижению качества управленческой деятельности.
5. Проблема подготовки и представления информации о деятельности ОУ. Информация о деятельности ОУ, представляемая в органы управления образованием в текстовой или табличной форме, не обеспечивает возможность ее оперативного и глубокого анализа с использованием ИКТ по причинам различия представления одной и той же информации разными ОУ, наличия ошибок в представлении информации, невозможности выполнения сравнения данных, выполнения запросов и формирования отчетов по ним.
6. Проблема анализа информации в процессе проведения процедур лицензирования и аккредитации. Представляемая специалистам и экспертам информация о деятельности ОУ в форме текстовых и табличных документов требует значительных физических и временных затрат для обработки и анализа. При этом на специалиста и эксперта возлагается дополнительная нагрузка, связанная с выявлением в больших объемах данных именно тех, которые характеризуют проблемы в регламентации образовательной деятельности конкретного ОУ. В то же время отсутствует возможность оперативного сравнения данных отдельного ОУ с данными других ОУ, а также со статистикой по требуемым выборкам.
7. Проблема дальнейшего использования полученной информации о деятельности ОУ. Информация, получаемая в процессе подготовки пакета документов для проведения процедур лицензирования и аккредитации, в настоящее время существует в формах, существенно затрудняющих ее использование для иных целей управления образовательной деятельностью, что с неизбежностью порождает очередные запросы аналогичной информации и затраты времени на их обработку. Аналогичные проблемы с использованием подготовленной информации существуют и в ОУ, что приводит к неэффективным затратам рабочего времени и средств бюджетного финансирования деятельности административно-управленческого персонала ОУ.
Вышеназванные проблемы могут быть успешно решены путем применения средств автоматизации процедур лицензирования и аккредитации за счет следующих моментов:
- упрощения администрирования процесса путем автоматизации ряда функций планирования, информирования и контроля;
- упрощения и ускорения подготовки данных для административно-управленческого персонала ОУ путем использования удобных форм ввода, готовых реестров типовых данных, устранения необходимости затрат времени на форматирование текстовых и табличных документов и автоматизации подготовки печатных форм;
- обеспечения единообразия типов данных и форм представления информации образовательными учреждениями;
- ускорения обработки полученной информации путем применения технологий управления базами данных;
- облегчения работы специалистов и экспертов путем автоматизации типовых статистических и аналитических процедур, а также подготовки проектов заключений;
- повышения эффективности контроля органами управления образованием над соблюдением ОУ аккредитационных показателей путем применения средств поддержания данных об ОУ в актуальном состоянии, применения автоматизированных средств контроля над данными и обработки информации.
Решение основных задач: упрощения процедур лицензирования и аккредитации ОУ, контроля над выполнением лицензионных требований в период действия лицензии, анализа информации о результативности работы ОУ, получаемой в процессе аккредитации и предоставления её заинтересованным сторонам для принятия управленческих решений средствами АИС РОД обеспечивается на основе автоматизации основных процедур, выполняемых всеми участниками процесса:
- специалистами и экспертами органов управления образованием;
- административно-управленческим персоналом ОУ.
Упрощение процедур лицензирования и аккредитации ОУ в условиях деятельности специалистов и экспертов органов управления, а также повышение ее эффективности осуществляется путем применения следующих технологий.
1. Технология автоматизации контроля над прохождением ОУ процедур лицензирования и аккредитации, наличием у ОУ действующих лицензий и аккредитационных свидетельств. Данная технология предполагает наличие единых реестров выданных лицензий и аккредитационных свидетельств, а также средств автоматического контроля над сроками их действия, информирования пользователя об истечении сроков действия и анализа данных.
2. Технология автоматизации планирования проведения процедур лицензирования и аккредитации. Данная технология предполагает наличие средств автоматического планирования периодичности и сроков прохождения ОУ процедур лицензирования и аккредитации с учетом годового рабочего графика специалистов и экспертов органов управления образованием, средств информирования ОУ и районных органов управления образованием о сроках прохождения процедур лицензирования и аккредитации, подготовки и сдачи документов, подготовки проектов распоряжений, лицензий и свидетельств о государственной аккредитации.