водители, возможно, придут к выводу, что рациональнее
назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в
покое.
Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так
как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение
задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как пра-
вило говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А насколько
срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за
все ошибки платит секретарь.
Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памят-
ке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают
о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать
не только за себя, но и за руководителя, быть так называе-
мым "опекуном".
.
- 8 -
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
СЕКРЕТАРЯ
Организация рабочего места секретаря с учетом требова-
ний научной организации труда к его планировке и обслужива-
нию, а также с учетом требований и возможностей
использования современной организационной техники, к ее
оборудованию и оснащению является необходимым условием дос-
тижения высокой эффективности, оперативности и качества
труда, сохранения работоспособности в течении всего рабоче-
го дня.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой орга-
низации трудового процесса в учреждении. Поскольку секре-
тарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно
быть образцом правильной организации, показателем высокой
культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить
максимальные удобства при выполнении возложенных на него
обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии
площади помещения.
Рабочее место секретаря в приемной обычно располагает-
ся рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, неда-
леко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было ви-
деть всех входящих.
В помещении должны находиться только те предметы,
требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно
в процессе работы.
Мебель для посетителей дожна находится в зале, хорошо
просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помеще-
нии.
Большую часть рабочего времени секретарь работает си-
дя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность
удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для
письма, работы на пишущей машинке, чтения.
Насыщенность рабочего места секретаря средствами орг-
техники требует ее размещения с учетом требований эргономи-
ки и максимальной эффективности работы.
Важным элементов организации рабочего места секретаря
является внутренняя организация отделений стола. Ящики
- 9 -
должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик
лучше всего приспособить для вертикального хранения матери-
алов, в остальных ящиках должны быть различные специальные
приспособления - для картотек, малой организационной техни-
ки, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоян-
но и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках
стола.
Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое
количество разных технических средств, включая оргтехнику,
которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель,
бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким
образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковре-
менного пользования, но находились под постоянным наблюде-
нием секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, дикто-
фоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам
разрешать не следует, так как это может привести к серьез-
ной поломке, а также к размножению посторенней информации.
Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру,
которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за
нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и
взыскивать за поломки тоже с него.
3.1. Организация работы секретаря, руководитель
которого часто отсутствует
Секретарь должен иметь возможность при необходимости
говорить со своим руководителем по неотложным делам.
Если работа руководителя хорошо согласована с работой
его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в
какое время руководитель будет находиться в определенном
месте и как с ним можно связаться по телефону или по телек-
су, если это необходимо.
Существуют руководители, у которых длительность от-
дельных бесед, совещаний, а также время, на которое они
назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с
ним только в определенное время. Об этом времени оба должны
четко договориться.
По-моему мнению, руководитель должен всегда говорить
своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться,
если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя
- 10 -
бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.
3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению
конференций.
Приглашение на конференцию нужно разослать приглашен-
ным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем сле-
дет просить ответить на приглашение, поскольку необходимо
знать, сколько прибудет участников.
В приглашении обязательно должно быть указано место
заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также
наименование транспорта, на котором можно будет добраться
до назначенного места.
Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседа-
ний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведений;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту или про-
ходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить
список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для подвоза участников
из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний.
.
- 11 -
ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТ-
НОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ
Профессия секретаря требует от человека высокой подго-
товленности, целого комплекса личных и деловых качеств,
обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секре-
таря заключается в том, чтобы освободить руководителя от
выполнения нетворческих, вспомогательно-технических опера-
ций. В его оязанности входит выполнение большого объема ра-
бот по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и
документационной информации, а также по организации приема
посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон-
ному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе
секретаря является хороий деловой контакт с руководителем,
умение выполнить работу в стиле руководителя.
Условно обязанности секретаря можно разделить на рабо-
ту по документному и бездокументному обслуживанию руководи-
теля. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся
такие, как выполнение технических функций по обеспечению
руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация
приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка ко-
мандировок, планирование своей работы.
К документному обслуживанию относится: составление,
оформление, редактирование служебных документов, регистра-
ция, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на
хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на
пишущей машинке документов.
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руко-
водителй различных уровней управения отличаются как по со-
держанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя
крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в совем
подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы
(машинистки) и работу с документами (делопроизводитель).
Секретарь выполняет в большей степени функции бездокумент-
ного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и
т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как
правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще
значительный объем машинописных работ, ведет табель учета
рабочего времени сотрудников совего подразделения.
.
- 12 -
ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ.
Одним из важных деловых контактов является взаимоотно-
шение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является
первым помощником руководителя, он должен выполнять работу
в его стиле. Фактически секретарь является личным организа-
тором руководителя, помогает ему в планировании рабочего
времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, осво-
бождая от выполнения вспомогательных технических операций,
фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и по-
сетителей.
К сожалению, на практике секретарь часто встречается с
такой трудностью, как необязательность руководителя в отно-
шении информации о его местоприбывании, что создает большие
трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо
спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.
Следует учесть,что не все руководители умеют рацио-
нально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю
в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но
не навязчиво воспитывать потребность в планировании време-
ни. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять
намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно
во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонден-
ции или во время вечернего доклада.
Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить
посетителю время посещения.
Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя
не должно совпадать.
Одна из главных задач секретаря - буть чутким посред-