В таблице 2 приводятся основные характеристики внутреннего контроля.
Таблица 2
Цели и средства внутреннего контроля
| Цели внутреннего контроля в области системы бух учета | Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей |
| 1. Система бухгалтерского учета должна отражать все санкционированные, и только санкционированные операции | Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры): исключительный доступ для ограниченного круга пользователей контроль за взаимосвязанными операциями документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер разделение обязанностей между подготовкой первичных документов, санкционированием хозяйственных операций и разноской по счетам бухгалтерского учета |
| 2. Точная входящая информация | Внутренняя проверка на начальной стадии: выборочные проверки суммирования расчетов использование внутрифирменных должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор регулярные проверки качества выполненного анализа анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования |
| 3. Точная разноска по регистрам бухгалтерского учета | Регулярная сверка счетов: регулярное составление пробного баланса использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами сверка выписок банка и кассовой книги контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами |
| 4. Сохранность учетных документов | Создание надежных копий банка данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации: ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых данных дублируемое электропитание на случай сбоев в сети |
| 5. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников предприятия | Разделение обязанностей: ротация обязанностей обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников своевременная регистрация документов, активов регулярная сверка счетов бухгалтерского учета достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды |
| 6. Обеспечение оперативной управленческой информации | Использование предельных сроков представления внутренней отчетности Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации |
| 7. Выявление необычных или аномальных фактов | Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени Регулярный анализ существенных отклонений |
В процессе контроля выявляют не только недостатки, но и положительные стороны деятельности. Последние как передовой опыт могут стать достоянием других субъектов хозяйствования, благодаря чему реализуется мобилизующая функция контроля.
Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ ОПЕРАЦИЙ ПО УЧЕТУ ТОВАРОВ И ТАРЫ
2.1. Планирование и организация проведения ревизии учета товарных операций.
Последовательность и порядок проведения ревизии зависят от задания на ревизию и объема деятельности торгового предприятия, его структуры, состояния учета и контроля за движением товарно-материальных ценностей.
Последовательность ревизии такая. Ревизию начинают с внезапной инвентаризации денег в кассе и других товарно-материальных ценностей на складе ли в отделе реализации филиала №1 ОАО «Минскконтракт». К проведению инвентаризации следует привлечь бухгалтеров, экономистов, финансистов, юристов, товароведов и других специалистов. Потом ревизор обследует склад или магазины (если они есть), осуществляет проверку состояния складских и торговых помещений и соблюдение порядка прием и реализации товаров за количеством и качеством. Затем ревизор начинает документальную ревизию с применением приемов и способов экономического анализа.
Ревизию операций с товарно-материальными ценностями осуществляют выборочно. Однако сплошной проверке подлежат актированные потери (акты на списание боя, лома, брака, порча товарно-материальных ценностей, акты на завышение веса тары, акты на переоценку товаров), а также сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка товаров, документы на внутреннее перемещение и возвращения товаров, затраты обращения, торговая наценка, доходы от реализации и финансовые результаты.
Сплошным способом проверяются товарные операции, если при их ревизии установлены существенные нарушения и злоупотребление.
Старательно проверяется осуществления оперативного контроля за выполнением договоров на снабжение и сбыт товаров, особенно, чем соблюдение цен и торговых наценок.
Приведем схему последовательности ревизии движения и наличия товарных запасов на оптовых составах в предприятиях оптовой торговли.
Последовательность ревизии движения и наличия товарных запасов на оптовых составах отражена в таблице 3.
Таблица 3
Последовательность ревизии товарных запасов в филиале №1
ОАО «Минскконтракт»
| Первичные документы по поступление и реализации товаров |
| Отчеты о движении товаров |
| Журнал-ордер № 7 |
| Главная книга |
| Оборотная ведомость по синтетическим счетам |
| Баланс |
| Встречная проверка операций по субсчетам 41-1 "Товары на складах ", 41-2 "Товары в розничной торговле", 41-3 "Тара под товаром и порожняя", 41-4 "Покупные изделия", 41-5 "Предметы проката" и другие с соответствующими операциями по счетам 10, 15, 20, 23, 26, 29, 37, 60, 62, 76 и др. |
| Анализ товарооборота и товарных запасов |
Ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.
После окончания организационной работы на предприятии ревизор начинает документальную и фактическую проверки. На протяжении ревизии на отдельных листах бумаги (или в рабочей тетради или журнале) ревизор систематизирует материалы ревизии, регистрирует факты нарушений, злоупотреблений, группируя их за однородными признаками и соответственно структуре основного акта ревизии, то есть по его разделам.
До проведения ревизии составляется план проверки, в который после проверки вносятся фактические данные (фрагмент такого плана в таблице 4).
Таблица 4
Рабочий план проведения ревизии товаров и тары в филиале №1
ОАО "Минскконтракт"за 2003 год
| № | Название работы | Способ проведения ревизии (сплошной, выборочный) | Срок выполнения | |
| по плану | фактически | |||
| 1 | Ревизия расчетов по операциям с тарой | Сплошной | 15 сентября 2003 г. | 15 сентября 2003 г. |
| 2 | Ревизия операций с дебиторами и кредиторами | Выборочный | 21сентября 2003 г. | 22 сентября 2003 г. |
| 3 | Ревизия операций с транспортными организациями | Выборочный | 23сентября 2003 г. | 23сентября 2003 г. |
| 4 | Ревизия расчетов с товарами на складах | Выборочный | 26 сентября 2003 г. | 27 сентября 2003 г. |
2.2. Проверка организации материальной ответственности и организации контроля сохранности товаров и тары.
Во время контроля и ревизии затрат ревизору следует руководствоваться Инструкцией о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц в системе Министерства торговли Республики Беларусь.
При проверке правильности списания недостачи товаров в пределах норм естественной убыли ревизор устанавливает: наличие документов на недостачу, выявленную при приемке товаров от транспортных организаций и при инвентаризации; правильность выбранной нормы естественной убыли с учетом времени года и географической зоны расположения ревизуемого предприятия; правильность рассчитанных норм на сроки хранения свыше 30 суток по продовольственным товарам, по которым нормы установлены на соответствующие сроки хранения (до 2, 3, 7, 15 и 30 суток); правильность определения средних сроков хранения товаров и арифметических вычислений и подсчетов.
По первичным расходным документам и регистрам аналитического учета ревизор выясняет, как отпускается сахар, мука, крупа и другие сыпучие товары — по стандартной массе или трафарету (без взвешивания)' или с перевешиванием, проверяет правильность примененных норм. К товарам, отпущенным по трафарету (по фабричной упаковке), нормы естественной убыли не должны применяться.