Методические рекомендации по подготовке к тесту по информатике с элементами математики и физики для поступающих на факультет высоких технологий ргу ростов-на-Дону (стр. 2 из 6)

Ячейки можно скопировать или переместить и с помощью буфера обмена. При вставке блока ячеек из буфера обмена старые данные в соответствующих ячейках уничтожаются, а новые распределяются по ним так, как это было в исходном блоке ячеек. Возможно, перед копированием данных потребуется создать пустую строку (столбец и т.д.). Во всех случаях в формулах автоматически корректируются ссылки. В Excel существует понятие область копирования - блок ячеек, который копируется или переносится в буфер обмена, и область вставки - место на листе, куда должны быть скопированы данные. Подразумевается, что обе эти области должны иметь одинаковую конфигурацию. Но пользователю не обязательно выделять область вставки целиком. Достаточно выделить одну ячейку этой области: левую, если копируется строка, верхнюю, если копируется столбец, верхний левый угол, если копируется прямоугольный фрагмент листа, и т.д.

После приведенного краткого описания основных правил работы дальнейшее освоение программы электронных таблиц будем проводить на конкретных примерах создания документов табличной структуры, с проведением расчетов и построением графиков и диаграмм.

Создание документа с простой таблицы

Рассмотрим вначале пример создания простой таблицы покупки товаров для ремонта квартиры, показанной на рис.2. При этом зададим условие, что общая сумма для приобретения товара должна составлять 2000 рублей.

Рис. 2. Таблица покупки товаров

Если рамка находится не на клетке А1, нажмите клавишу <Home>, либо щелкните левой кнопкой «мыши» по клетке А1.

Занесите в клетку А1 заголовок таблицы: «Таблица покупки товаров». После ввода заголовка, можно по желанию, изменить размер и начертание символов, как это обычно делалось в текстовом процессоре Word.

Во второй строке таблицы укажите заголовки столбцов: в столбце А – Наименование товара, в В – Количество товара (шт.), в С – Цена (руб.) и в D – Общая сумма (руб.). Для того, чтобы таблица выглядела компактно, рекомендуется следующий порядок. При вводе данных в клетку А1, после ввода слова «Наименование» необходимо нажать на клавишу <Enter>, предварительно нажав и удерживая в нажатом состоянии левую клавишу <Alt>. В этом случае обеспечивается ввод данных в клетку таблицы с переносом текста по словам. Кроме этого, необходимо расширить столбец, установив указатель «мыши» на границу между заголовками столбцов А и В и перетащив его при нажатой левой кнопке. Аналогично вводятся данные и в клетки В и D. После ввода данных выполните центрирование в клетках таблицы. Для этого выделите область клеток и щелкните левой кнопкой «мыши» по соответствующей кнопке на панели инструментов Форматирование. То, что должно получиться показано на рис. 3.

Рис. 3. Строка заголовка таблицы

Далее в ячейки таблицы в столбец А занесите наименование некоторой группы товаров: А1 - краска, А2 - олифа, А3 - обои, А4 - клей и т.д. Напоминаем, что для ввода данных необходимо выполнить последовательно три операции: во-первых, установить рамку на клетку, в которую будут вводиться данные, во-вторых, набрать с клавиатуры сами данные, и, в-третьих, нажать клавишу <Enter>, после чего данные фиксируются в ячейке.

В последней строке с данными по столбцу А запишите слово «Итого».

В ячейки таблицы в столбец В занесите количество приобретаемого товара, а в колонку С - цену за единицу товара (наименование не пишется, т.к. нужно ввести только число).

Возможный вариант таблицы при введенных данных показан на рис.4.

Рис. 4. Таблица с данными

В клетку D3 занесем формулу для расчета общей суммы, которая имеет вид: =В3*С3 (для ввода в формулу адресов клеток достаточно щелкнуть левой кнопкой «мыши» по клетке и ее адрес появится в формуле). В клетки D4 : D7 также можно занести «вручную» аналогичные формулы. Однако в электронных таблицах имеется другой, более удобный способ: поставьте рамку на клетку D3, а затем установите указатель «мыши» на специальный значок – маркер заполнения в правом нижнем углу рамки. Вы увидите, что указатель «мыши» принял форму крестика. Нажмите левую кнопку «мыши» и протащите указатель по всем клеткам, в которые нужно копировать формулу, введенную в клетку D3. Данную операцию поясняет рис. 5. Когда вы отпустите кнопку «мыши», компьютер скопирует формулу из клетки D3 в другие клетки, изменив при этом адреса, и автоматически выполнит вычисления.

Рис. 5. Пример копирования формул

Для подсчета итоговой суммы можно в ячейку D8 ввести формулу: =D1+D2+D3+D4. Однако в электронных таблицах для подсчета итоговых сумм по столбцам и строчкам таблицы имеется специальная стандартная функция – автосуммирование. Для того, чтобы воспользоваться этой функцией необходимо установить рамку на клетку D8, и выполнить двойной щелчок левой кнопкой «мыши» по кнопке Автосуммирование

на панели инструментов Стандартная. Можно выполнить и два одинарных щелчка, при этом после первого – компьютер покажет диапазон клеток, по которому выполняется суммирование, а после второго – выполнит вычисление.

В результате проделанной работы таблица примет почти законченный вид.

Было задано условие: приобрести товар на определенную сумму, а именно на 2000 руб. У нас же сумма за товар получилась иной. Для выполнения условия задачи, изменяйте количество приобретаемого товара и цену за товар, подгоняя общую сумму к заданной. Сделайте это самостоятельно.

Последнее, что необходимо, это сделать оформление таблицы. Расположите заголовок по середине таблицы. Для этого выделяйте диапазон клеток А1:D1, и щелчком левой кнопкой «мыши» по кнопке Объединить и поставить в центре

, получите нужный результат.

Последнее, что сделаем, это обрамление таблицы. Для этого необходимо выделить всю таблицу и щелкнув левой кнопкой «мыши» по кнопке Границы на панели инструментов Форматирование выбрать установку внутренних и внешних границ.

Построение диаграмм и графиков

Создание диаграмм и графиков – одна из полезных возможностей Excel. Диаграммы могут быть различного вида: линейные, круговые, двух- и трех мерные. График строится по точкам, причем возможно сглаживание точек кривыми линиями.

Прежде чем строить диаграмму или график необходимо подготовить таблицу с исходными данными. Данные могут располагаться по строкам и по столбцам. При расположении данных по строкам в верхней строке заносятся данные по оси Х, а в нижней данные по Y. При расположении данных по столбцам слева должны быть данные по Х, а справа – данные по Y. Например,

Квартал	1	2	3	4
Доходы	100	120	150	180

Далее выделяйте диапазон ячеек, содержащий данные для построения диаграммы или графика и запускайте специальную подпрограмму - Мастер диаграмм командой Вставка > Диаграмма либо с помощью кнопки

на панели инструментов Стандартная.

Построение диаграммы

Мастер диаграмм проведет вас через процесс создания диаграммы и поможет создать такую диаграмму, которая понравится вам больше всего.

При работе с Мастером диаграмм нужно пройти 4 шага, на каждом из которых на экран выводится диалоговое окно для указания соответствующих сведений о диаграмме.

Шаг 1. Тип и вид диаграммы.

На этом шаге (рис.6) выбирается вариант оформления диаграммы (если нажать кнопку [Просмотр результата], то можно увидеть, как будут выглядеть данные на диаграмме выбранного типа и вида). После выбора типа и вида диаграммы щелкните по кнопке [Далее].

Рис.6. Диалоговое окно Шаг 1

Шаг 2. Диапазон данных.

Если диапазон данных уже выделен, как это рекомендовалось вначале, то здесь просто нажмите на кнопку [Далее].

Шаг 3. Параметры диаграммы.

Диалоговое окно на этом шаге показано на рис.7.

Чтобы добавить к диаграмме заголовок, вводите нужный текст в поле Название диаграммы.

В окне есть также поле для ввода названий осей, например для оси категорий (надписей) - горизонтальная ось или оси значений - вертикальная ось.

Вкладка Легенда позволяет добавлять или удалять имена рядов данных. Если не делать изменений, то в нашем примере будут использоваться имена рядов данных указанные в выделенном диапазоне. После ввода всех сведений щелкните по кнопке [Далее].

Рис.7. Диалоговое окно Шаг 3.

Шаг 4. Размещение диаграммы.

На последнем шаге указывается расположение диаграммы либо на существующий рабочий лист, либо на новый. Отметьте нужную позицию и щелкните по кнопке [Готово].

Если диаграмма на одном листе с данными, то ее размер можно менять с помощью маркеров масштабирования (квадратиков по границе диаграммы; если диаграмма на отдельном листе, то для ее увеличения выполните команду Вид > По размеру окна).