Поскольку квалификационные характеристики не зависят от отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций производят уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. В процессе организационно-технического и экономического развития возможно расширение круга обязанностей работников по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации.
Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:
1. Должностные обязанности.
Установливаются основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.
2. Должен знать.
Содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.
3. Требования к квалификации.
Определяются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».
В характеристиках должностей специалистов предусматривается в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования внутридолжностное квалификационное категорирование по оплате труда.
Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др.
Должностные обязанности «ведущих» устанавливаются на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Кроме того, на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях. Требования к необходимому стажу работы повышаются на 2-3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией согласно действующему положению о порядке проведения аттестации. При этом особое внимание уделяется качественному и эффективному выполнению работ.
Необходимость обеспечения безопасности жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности выдвигает проблемы охраны труда и окружающей среды в число неотложных социальных задач, решение которых непосредственно связано с соблюдением руководителями и каждым работником действующих законодательных, межотраслевых и других нормативных правовых актов по охране труда, экологических стандартов и нормативов.
В связи с этим должностными обязанностями наряду с выполнением основных функций предусмотрено обязательное соблюдение на каждом рабочем месте требований по охране труда.
Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных требованиями к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы [11, 12].
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции содержат общую часть, основные задачи и обязанности работника, его права, ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных прав.
В первом разделе - общей части - содержатся основные сведения о должности, наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность, нормативные документы, которыми он руководствуется в своей работе, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, внутридолжностное квалификационное кате-горирование (для специалистов).
Во втором разделе перечисляются должностные обязанности работника, вытекающие из задач и назначения данного подразделения. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников.
Следующий раздел содержит описание полномочий работника, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий - принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования к выполнению определенных действий, право визирования документов, осуществление контроля.
В последнем разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей.
Таким образом, разработка должностных инструкций исполнителей играет важную роль в регулировании деятельности предприятия, рациональной организации труда работников, обеспечивает взаимоувязанное последовательное достижение целей, поставленных перед предприятием [10].
2.2. Разработка должностных инструкций как часть процесса управления документацией
Управление документацией как процесс системы менеджмента качества осуществляется с целью обеспечения подразделений и должностных лиц разработанными и актуализированными документами и данными для обеспечения производства продукции требуемого качества.
Управление документацией осуществляется в соответствии с процедурами, приведенными в ряде методологических и рабочих инструкций, руководящих документов и стандартов предприятия. Ответственность за организацию управления документацией системы менеджмента качества возложена на начальника управления обеспечения качества.
Должностные инструкции специалистов относятся к организационно-распорядительной документации, ответственность за которую возложена на центр организации и развития управления (096).
Ответственность за соответствие документации предприятия требованиям МС ИСО 9001:2000 «Системы менеджмента качества», ГОСТ РВ 15.002-2003 «Система разработки и постановки продукции на производство. Военная техника. Системы менеджмента качества. Общие требования» руководству по качеству, научно-техническому уровню и своевременное внесение в нее изменений несут начальники подразделений-разработчиков.
Перед утверждением должностные инструкции, как и вся документация системы менеджмента качества, в обязательном порядке проходит согласование со специалистами и подразделениями, к компетенции которых относится информация, содержащаяся в ней. Изменения и модификации документов системы менеджмента качества осуществляются теми же функциональными подразделениями и должностными лицами, которые производили разработку, согласование и утверждение документа [6].
Процесс разработки должностных инструкций специалистов подробно изложен в стандарте предприятия СТП ИВЦР.20.002-2004 «Содержание, оформление, порядок разработки, введения в действие и актуализации должностных положений о функциональных руководителях общества и должностных инструкций руководителей, специалистов и служащих», введенному 30.08.2004г.
Настоящий стандарт является составной частью пакета документов, обеспечивающих процесс "Управление документацией", и устанавливает требования к построению, оформлению, содержанию, порядку разработки, согласования, утверждения, введения в действие и актуализации должностных инструкций специалистов ОАО «ИЭМЗ «КУПОЛ» и является дополнением к РД 107.12.010-89 «Должностные инструкции (положения) руководителям, специалистам и служащим объединения, предприятия. Содержание, оформление, порядок разработки и введения в действие».
Входными данными для управления процессом являются:
- приказы Генерального директора:
- об утверждении структурной схемы управления;
- о распределении основных функций руководителей;
- о создании, реорганизации структурных подразделений;
- положения о структурных подразделениях;
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Выходными данными процесса являются должностные инструкции специалистов.
Выходные данные процесса обеспечивают следующие направления управленческой деятельности на предприятии: