работы.
По уровню управления фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (стратегический или общий) и административный (тактический или оперативный).
При проведение любого вида контроля необходимо знать его этапы (Рис. 14).
Вопросы для самоконтроля
1.Что такое контроль?
2. Для чего необходим контроль на предприятии?
З.Что необходимо для эффективного контроля?
4.Какие функции выполняет любой контроль?
5.Какие функции присущи только заключительному?
6.Перечислите этапы контроля. Т.Какие бывают виды контроля по периодичности? 8.Какие бывают виды контроля по объему? 9.Чем отличается предварительный контроль от текущего? Ю.Приведите пример текущего контроля в вашем учебном заведении? [9;13;14;18;22;35]
Далее следует разъяснить, что параллельные трансакты возникают между любыми парами его состояний. Такой вид общения может продолжаться очень долго. Перекрестные трансакты препятствуют течению беседы, вводят общающихся в заблуждение. Скрытые трансакты характеризуются обменом информации одновременно несколькими методами (словами ~ одно, интонациями и взглядами - другое).
Для успешной коммуникации надо уметь свободно владеть всеми его состояниями.
Управленческое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).
Прямое управленческое общение обладает большей результативностью, слой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы. Управленческое общение отличается от других видов общения тем, что в его процессе ставятся конкретные цели и задачи, которые требуют своего решения.
Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, насколько умело руководители различных уровней умеют налаживать контакт друг с другом. Условием эффективного общения, в первую очередь, являются четкое распределение и качество поступающей менеджеру информации. А второстепенными факторами являются состав команды (подчиненных) и наличие необходимых технически средств.
Общение имеет множество правил, но следующие два можно отметить особо.
Первое. В любом общении ищите не то, что вас разъединяет, а то что соединяет. Иначе говоря, из двух и более различных целей необходимо сформулировать одну, вокруг которой и следует объединяться.
Второе. Никогда не направляйте свои замечания на личность, а только на их высказывание.
Во многом эффективность общения зависит от того, как хорошо менеджер знает своих подчиненных, а также от умения расположить к себе лучшим образом подчиненных, то есть от умения использовать метод аттракции.
Следует обратить внимание студентам, что существует два метода воздействия:
- пассивные методы (внешний вид, одежда; хорошие манеры поведения, жесты, прием и зеркало отношений);
- активные методы (использование в общении приемов: «имя-отчество», «комплименты», «терпеливый слушатель».
| 52 |
| 37 |
Чаше всего управленческое общение происходит с помощью устного сообщения, распоряжения. Поэтому каждый менеджер должен знать и соблюдать несколько определенных правил.
Сообщение должно быть ясным.
Необходимо убедительно говорить, чтобы тебя понимали.
Лаконично выражать свои мысли.
Говорить четко по вопросу.
[5;8;17;18;20;32]
Вопросы для самоконтроля
1. Что такое коммуникации?
2. Какие Вы знаете виды коммуникаций?
3. Какие Вы знаете виды общения?
4. Перечислите виды «эго-состояния» человека?
5. Объясните сущность параллельных трансактов.
6. В чем заключаются перекрестные трансакты.
7. Приведите пример скрытого трансакта.
Практические занятия Тема 8. Деловое общение
Студент должен: знать:
- правила ведения деловой беседы, переговоров, совещаний;
- условия эффективного общения; уметь:
- составить план беседы, совещания, переговоров.
Правила ведения бесед, совещаний. Планирование проведения данных мероприятий. Абстрактные типы собеседников. Факторы повышения эффективности делового общения. Техника телефонных переговоров.
Фазы делового общения: начало беседы, передача информации, аргументирование, опровержение доводов собеседника, принятие решения.
тивов корректировать действия организации для достижения поставленных целей.
К функциям контроля относятся:
- сбор, обработка и анализ информации;
- сравнение фактических показателей хозяйственной деятельности с
плановыми; ~ выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;
- разработка мероприятий, необходимых для достижения целей.
В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития.
Еще одной важной функцией управленческого контроля является стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирм в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведения их анализа.
Процесс контроля осуществляется разными руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать все и вся, а некоторые не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется исходить из степени развития коллектива, а именно, чем выше их профессионализм, тем больше обязанностей должен делегировать руководитель, в том числе он должен отказываться от некоторого объема контроля, взамен на самоконтроль. Объем контроля напрямую связан с носителем контрольной информации, чем выше уровень контроля, тем меньше его объем, а, следовательно, и носители будут укрупненные: квартальные или годовые отчеты.
Если уровень контроля не соответствует уровню развития коллектива, то это отрицательно сказывается на производительности всей организации: во-первых, при более тщательном объеме, нежели требует ситуация, тратится драгоценное время руководителя, которое он мог бы использовать для чего-нибудь другого, с другой стороны, если не показать малоопытным работникам на текущие ошибки, то в следующий раз они могут повториться, следовательно, контроль должен быть текущим; во-вторых, постоянный контроль раздражает сотрудников, снижает мотивирующие факторы.
По периодичности выделяется три основных вида контроля:
- предварительный;
- текущий;
- заключительный.
| 38 |
| 51 |
Методические рекомендации
Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив не был, важно знать, что "без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких либо групп становится невозможным".
Управленческий контроль - это процесс наблюдения и регулирования различных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач.
Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования.
Существует несколько причин, обусловивших необходимость управленческого контроля.
Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать.
Другая причина контроля — непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Хорошо организованный контроль помогает менеджерам предсказывать, наблюдать и приспосабливаться к изменяющимся условиям. Возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их размеров и масштабов производства - является третьей причиной необходимости контроля.
Необходимость контроля обусловлена тем, что дела могут идти, и часто идут не так, как хотелось бы. Цель контроля заключается в том, чтобы выявить на возможно более раннем этапе неблагоприятное развитие событий, с тем, чтобы управляющий мог сконцентрировать план, провести реорганизацию, дать новые указания, усилить свое воздействие на мотивы трудового поведения и преодолеть любую из возникших проблем.
Чтобы контроль был эффективным, требуется выполнить ряд процедур:
- показать цели работы и поставить задачи;
- заинтересовать (мотивировать) коллектив для достижения целей, определить систему поощрения;
- сообщить подчиненным о конечном результате, который они должны получить и сроки;
- обеспечить коммуникации.
Таким образом, в широком понимании контроль можно охарактеризовать как одну из функций управления, заключающуюся в сопоставлении плановых и фактических показателей и дающую возможность при отклонении от норма-
Методические рекомендации
Какую бы работу ни выполнял менеджер, она всегда сводится к общению. Для того чтобы общение было всегда приятным и приносило определённую пользу, необходимо постоянно размышлять, анализировать, расширять свой кругозор и уметь убеждать. При изучении данной темы студенты должны уделить внимание правилам делового общения. Сущность этих правил заключается в следующем:
Необходимо проявлять интерес к собеседнику.
Желательно обращаться к собеседнику по имени, и не допускать ошибок в именах.
Умейте грамотно приветствовать людей, критикуйте достаточно осторожно.
Развивайте и поддерживайте чувство собственного достоинства.