вносится название, тип организации (с указанием статуса, уровня)
и местонахождение организации (подполе $е). Остальная дополнительная
информация добавляется непосредственно в запись основного каталога
(поле 601): подполе $d номер, подполе $f дата.
Например:
Запись в БД « Коллективы»:
210 02 $a Устами детей говорит мир, фестиваль $e Томск
Запись в «Основном каталоге»:
601 12 $a Устами детей говорит мир, фестиваль $d 11 $f 2005 $e Томск
Правила заполнения полей и подполей при формировании авторитетного файла (АФ)
«Наименование организации».
Маркер записи:
6 Тип записи
Устанавливается тип записи - X (авторитетная запись).
17 Уровень кодирования:
# = полная запись.
Запись содержит все необходимые данные, включая ссылки,
правила их формирования и примечания. В записи заполнены все поля и подполя
со статусом обязательный.
3 = частичная запись.
Запись содержит не все данные, т. к. не выполнена необходимая справочная работа.
Различие между полной и частичной записями связано с тем, насколько полно в
записи представлена необходимая информация, связанная с заголовком.
001 Идентификатор записи.
Формируется автоматически.
005 Идентификатор версии.
Формируется автоматически.
100 Данные общей обработки.
8 Код статуса нормативного заголовка .
а= установленный.
Заголовок является окончательно принятым, как авторитетный. В уровне кодирования должно быть установлено “# - полная
запись”.
с = предварительный.
Заголовок не является окончательно принятым в связи с отсутствием необходимой
информации. В уровне кодирования установлено «3 – частичная запись». В дальнейшем
при наличии дополнительной информации форма заголовка может быть пересмотрена.
12 Код транслитерации.
Если заголовок в поле блока 2- не является транслитерированной формой, используется код «y».
22-22 Графика каталогизации (алфавит).
Для заполнения этих позиций используется код кириллицы «са».
150 Поле кодированных данных для наименований организаций.
Используется для ввода дополнительной информации о наименовании организации. При заполнении выбираются подполя, соответствующие данной
организации:
а- федеральная / национальная
b- республика, штат / провинция
c- край, область, округ
d- местная (городская, муниципальная)
e- межтерриториальная
f- межправительственная
g- нелегальное правительство
h- уровень не определен
u- уровень не известен
y-неправительственная организация
z- другой правительственный уровень
152 Коды правил каталогизации «РSBO».
Поле заполняется автоматически: $a PSBO $b truclsh
210 Заголовок - «Наименование организации».
Поле содержит заголовок, представляющий собой наименование организации.
Общепринятый заголовок.
$a Начальный элемент ввода
В подполе вводится заголовок - наименование организации.
210 $а Томский инструмент, акционерное общество
210 $а Байкало-Амурская магистраль
Поле не повторяется.
$ b Структурное подразделение.
Часть наименования организации, содержащая наименование подведомственного
коллектива или структурного подразделения при иерархической структуре
наименования организации. Также в подполе вносится часть наименования
коллектива, следующая после наименования страны или иной административно-
территориальной единицы:
210 $а Томский государственный университет $b Научно-исследовательский
институт биологии и биофизики.
210 $а Томская областная универсальная библиотека им. А. С. Пушкина
$b Библиофил, клуб
$ c Идентифицирующий признак
Данное поле используется как дополнение или уточнение к наименованию
организации. Рекомендации по формированию и использованию
идентификационных признаков к «Наименованию организации» смотрите
выше:
210 $а Российская государственная библиотека $с Москва
210 $а Европейский суд по правам человека $с Страсбург; Франция
210 $а Удмуртский государственный университет $с Ижевск
210 $а Чажемто, санаторий $с Чажемто, село; Колпашевский район; Томская область
300 Справочное примечание
Может использоваться для сведений об основании организации, ее истории и т. п., а также сведений о других наименованиях данной организации.
410 Формирование ссылки «см.» - Наименование организации
Поле содержит вариантный заголовок наименования организации, от которого формируется ссылка «см» к принятому заголовку в поле 210 для вывода на экран, а также указании о типе связи и необходимости такого вывода или его блокировки в подполе $5. Индикаторы и подполя определены в описании поля 210:
210 $а Томский государственный университет $b Физический факультет
410 $а Физический факультет ТГУ
$ z Хронологический подзаголовок
Заполняется, если есть детализация хронологического аспекта заголовка.
510 Формирование ссылки «см. также» - Наименование организации.
Поле содержит принятый заголовок наименования организации, от которого формируется ссылка «см также» к принятому заголовку в поле 210 для вывода на экран, а также указании о типе связи и необходимости такого вывода или его блокировки в подполе $5.
Наличие 510 поля подразумевает создание отдельной авторитетной записи на
отсылаемый принятый заголовок.
Составители: Грехова Н. М.
Кострова Т. Г.
Дата составления: 2008 г.
Список используемой литературы:
Технология использования АФ в отделе обработки:
Предметизатор, для представления выделенного предмета, подбирает соответствующую рубрику, имеющуюся в БД. Если там нужная запись отсутствует, он обращается к редактору.
Редактор формирует новую запись в соответствии с правилами и вносит в соответствующую запись «Основного каталога».
Если в процессе предметизации нужная рубрика обнаруживается, то предметизатор проверяет соответствует ли она действующим правилам. Если соответствует, то присоединяется к основной записи самим предметизатором.
Если обнаруженная рубрика не соответствует действующим правилам, то она передается на модификацию редактору, после чего включается редактором в основную запись.
Данная технология распространяется на все категории АФ.
Технология использования АФ в других отделах библиотеки:
Предметизатор, для представления выделенного предмета, подбирает соответствующую рубрику, имеющуюся в БД. Если там нужная запись отсутствует и является простой (заголовок имеет одну единственную форму) он самостоятельно формирует запись в соответствующей БД АФ.
Сформировав новую запись в соответствии с правилами, вносит в соответствующую запись «Основного каталога».
Если в процессе предметизации нужная рубрика обнаруживается, то предметизатор проверяет соответствует ли она действующим правилам. Если соответствует, то рубрика присоединяется к основной записи самим предметизатором.
Если обнаруженная рубрика не соответствует действующим правилам, и является не сложной, предметизатор сам редактирует ее, после чего включает в соответствующую запись.
Если запись отсутствует и является сложной (существуют вариантные, сокращенные и др. формы имени), он обращается к редактору.
Редактор формирует новую запись в соответствии с правилами и вносит в соответствующую запись «Основного каталога».
Данная технология распространяется на все категории АФ.
Составитель: Грехова Н. М.
Географическое название.
Перечень полей и подполей, рекомендованных для создания полной авторитетной записи.
| Поле | Инди-катор | Подполе | Значение | Примечание |
| Маркер | 2 Cтатус записи | n- новая запись d – исключенная с- откорректированная запись | Выбирается одно из значений | |
| 3 Коды применения | (a) тип записи x – авторитетная/нормативная запись y –ссылочная запись z – справочная запись | Выбирается одно из значений | ||
| 7 Дополнительное определение записи | (a) –Уровень кодирования # - полная запись 3 - частичная | Выбирается одно из значений | ||
| 100 Данные общей обработ-ки | Инд. не опр. | |||
| (1) Дата ввода в файл | Заполняется автоматически | |||
| (2) Код статуса нормативного заголовка | a - установленный c – предварительный x – не применяемый | Выбирается одно из значений | ||
| (3) Язык каталогизации | Выбор из списка По умолчанию стоит значение «rus» | |||
| (4) Код транслитерации | a –система транслитерации ISO b – другая система c –несколько систем транслитерации y – система транслитерации не используется | Выбор из списка | ||
| (7) Графика каталогизации | Выбор из списка По умолчанию стоит значение «ca». | |||
| 152 Коды правил катало-ги-зации и систе-мы предме-тизации | Инд. не опр. | |||
| a Правила каталогизации | ||||
| b Система предметизации | ||||
| $5 Управление форми- ровани- ем ссылок | 1. Код связи | a – предыдущий заголовок b – последующий заголовок d – сокращение g – более широкое понятие h – более узкое понятие z - другое | Выбирается одно из значений | |
| 2. Код блокировки ссылки | Нет блокировки | По умолчанию | ||
| 215 Заголо-вок- геогра-фичес-кое назва-ние | Не опред. | |||
| a-Начальный элемент ввода | ||||
| 300 Справоч-ное примеча-ние | Инд.1: 0 1 Инд. 2 не опред. | |||
| а текст справки | ||||
| 305 Ссылоч-ное приме- чание «См. также» | Инд.1: 0 1 Инд. 2 не опред. | |||
| а Текст примечания | ||||
| в Заголовок, к которому делается ссылка | ||||
| 415 «См»- Географичес-кое назва-ние | Инд. Не опред. | |||
| a-Начальный элемент ввода | ||||
| 515 «См также»- Геогра-фичес-кое назва-ние | Инд. Не опред. | |||
| a-Начальный элемент ввода | ||||
| 801 Источник записи | Инд.1: Не опред. Инд.2: 0 1 2 3 | Генерируется автоматически | ||
| 810 Источ-ник, в котором выявле-на инфор-мация о заголов-ке | Инд. Не опред. | |||
| a- Название источника | ||||
| 908 | c- автор записи |
Составитель Грехова Н. М.