· источники информации;
· этапы работ и сроки их выполнения;
· дополнительные указания.
На этой же стадии разработки ОК ТЭСИ головная организация-разработчик подготавливает перечень организаций обязательного согласования и представляет его для согласования во Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта РФ.
Предложения по разработке ОК ТЭСИ и (или) техническое задание на разработку классификатора согласовываются с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ и подписываются головной организацией по разработке и организациями-соисполнителями. После этого указанные документы утверждаются министерством (ведомством), ответственным за разработку ОК ТЭСИ, и Госстандартом РФ.
Затем головная организация – разработчик классификатора рассылает утвержденное предложение по разработке ОК ТЭСИ (и техническое задание, если оно создано) организациям-соисполнителям, организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.
При проведении второй стадии разработки общероссийского классификатора ТЭСИ осуществляются следующие работы:
· выявление и анализ исходного множества объектов классификации с учетом международных классификаторов;
· классификация заданного множества объектов;
· унификация построения и написания наименований объектов классификации и классификационных группировок;
· кодирование заданного множества объектов классификации;
На этой стадии по усмотрению разработчика может быть подготовлена методика разработки ОК. Методика оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора. При этом в методике отражаются следующие сведения:
· уточненный перечень задач, для решения которых предназначен классификатор;
· описание исходного множества объектов ТЭИ, их количественная характеристика;
· обоснование выбора методов классификации и кодирования объектов;
· основные признаки классификации и принципы их выделения;
· алфавит, основание, структура кода;
· обоснование отсутствия или наличия контрольного числа;
· обоснование обеспеченности резервной емкости классификатора;
· дается в качестве примера фрагмент классификатора.
Наиболее сложными вопросами, которые необходимо решать при разработке методики и проекта самого классификатора, являются выбор методов классификации и кодирования и выбор системы признаков классификации. Основой классификатора должны быть наиболее существенные признаки классификации, соответствующие характеру решаемых с помощью классификатора задач. При этом данные признаки могут быть или соподчиненными, или несоподчиненными. При соподчиненных признаках классификации и стабильном комплексе задач, для решения которых предназначен классификатор, целесообразно использовать иерархический метод классификации, который представляет собой последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При несоподчиненных признаках классификации и при большой динамичности решаемых задач целесообразно использовать фасетный метод классификации, представляющий собой «параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки»[18].
Важным вопросом является также правильный выбор последовательности использования признаков классификации по ступеням классификации при иерархическом методе классификации. Критерием при этом является статистика запросов к классификатору. В соответствии с этим критерием на верхних ступенях классификации в классификаторе должны использоваться признаки, к которым будут наиболее частые запросы. По этой же причине на верхних ступенях классификации выбирают наименьшее основание кода.
Разработанная методика создания классификатора согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ, по результатам согласования в нее вносятся необходимые изменения. При необходимости головная организация-разработчик классификатора может созвать согласительное совещание с участием заинтересованных организаций. Затем методика утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку классификатора, и рассылается организациям обязательного согласования и ВНИИКИ.
На данной стадии должна быть собрана максимально полная номенклатура объектов классификации, подлежащих включению в ОК ТЭСИ, выявлены и тщательно проанализированы свойства объектов классификации, их взаимосвязи и отношения, определены основные признаки классификации. Выявление и анализ исходного множества объектов классификации являются продолжением работ, начатых на первой стадии разработки классификатора.
Анализ исходного множества направлен на:
· выявление наиболее общих свойств, связей и отношений объектов;
· разработку принципов установления связей между объектами;
· выявление признаков объектов;
· выделение совокупности объектов, имеющих общие признаки классификации;
· отбор основных объектов и связанных с ними объектов;
· установление соподчиненности объектов;
· определение всего множества объектов, подлежащих классификации.
Результаты анализа служат базой для классификации объектов в соответствии с методами классификации, закрепленными в предложениях по разработке и методике разработки классификатора.
Заключение.
Важнейшим условием создания единого национального, регионального и глобального информационного пространства является информационная совместимость всех элементов такого пространства. Информационная совместимость различных систем обработки и передачи данных обеспечивается использованием унифицированных носителей информации, стандартного языка описания данных, совместимого программного обеспечения и стандартных протоколов взаимодействия информационных систем между собой.
Проведение такой стандартизации и унификации немыслима без предварительной классификации информации, потому что основным стандартным языком описания данных при информационном обмене, обеспечивающим информационную совместимость взаимодействующих систем, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации (К ТЭСИ). При этом в качестве такого языка при информационном обмене внутри страны используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), при информационном обмене между системами стран СНГ – общие, межгосударственные классификаторы ТЭСИ СНГ, при информационном обмене с системами других стран или международных организаций – международные классификации информации (МК).
Использовании в информационном обеспечении управления классификаторов различных категорий и необходимость обмена информацией между разными уровнями управления ставят вопрос о принципах взаимодействия различных классификаторов. Необходимость взаимодействия классификаторов различных категорий обусловлена особенностями множеств объектов одного и того же вида информации, используемых на разных уровнях управления.
Все исследователи сходятся во мнении, что классификация информации необходима для комплексного и системного подхода ко всем информационным и, в частности, к документационным проблемам. Так, А.Н. Сокова отмечает, что «классификация позволяет рассмотреть документацию в совокупности для решения тех или иных практических задач»[19].
Без классификации информации невозможно проведения автоматизации управления, что выходит на первое место в современных условиях При отсутствии должной классификации информации падает скорость, продуктивность и эффективность управленческого труда. Осуществляется классификация при помощи методов классификации и кодирования. Для этого внутри страны создаются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), которые классифицируют информации по конкретным видам и отраслям деятельности. Разработка такого классификатора – это сложный и ответственный процесс, от качества классификатора во многом зависит будущее эффективное управление.
Итак, классификация информации сегодня является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации, без которых сегодня невозможно эффективное функционирование информационного обеспечения управления.
Список использованных источников и литературы.
1. Источники:
1. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. - М.: Изд. стандартов, 1987.
2. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов
3. Гражданский кодекс Российской Федерации// Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.
4. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г. // Вестник Госстандарта России. – 2000. – № 1.
5. ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. – М., 1995.
6. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. – М., 1995.
7. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Российская газета, 1995, 22 февраля.
2. Литература:
8. Костомаров М.Н. Классификаторы технико-экономической информации в информационном обеспечении управления. – М.:МГИАИ, 1987. – 80 с.
9. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. – 2003. – № 11. – С. 28-34.