Три формы из Форм Подготовки к соглашению о Гранте должны быть подписаны оригинальными подписями:
– форма A2.5, “Наше обязательство”, должна быть подписана уполномоченным представителем (ями) координатора и всех участников;
– форма A2.6, “Защита данных и Роль Координации”, должна быть подписана уполномоченным представителем (ями) координатора;
– форма A4, "Банковский счет", должна быть закончена владельцем банковского счета (с датой и подписью) и, если не сопровождается копией баланса банка, также банком (с печатью банка и подписью представителя банка).
Может потребоваться дополнительная информация, и если соответствующие формы не будут доступны в NEF, то Комиссия будет консультировать координатора по вопросам того, как предоставить эту информацию.
Координаторы посылают подписанные печатные экземпляры GPF и просматривают GPF и посылают их по электронной почте или по факсу в Комиссию.
Более детальная информация об использовании NEF размещена в руководстве [4].
Координаторы и участники, ищущие техническую помощь с NEF, могут запросить Сервисную службу 7РП путем написания письма на электронную почту EC-FP7-IT-HELPDESK@ec.europa.eu.
9. ГРАНТОВОЕ СОГЛАШЕНИЕ
Европейская Комиссия утвержден типовой образец общего договора о предоставлении гранта (general model grant agreement), который будет использован в финансировании исследовательских проектов согласно 7РП. Он представляет собой стандартную форму контракта. Состоит из основного текста и нескольких приложений и содержит условия по следующим вопросам:
· Максимальный размер финансирования;
· Размер авансового платежа;
· Календарный план (расписание отчетов);
· Техническое описание работы, которую предстаит выполнить (ТЗ);
· Основные права и обязанности участников между собой и в отношении Еврокомиссии;
· Приложение 1 – план проекта, структура трудозатрат, структура бюджета и т.д.;
· Приложение 2 – общие условия – контрактные правила общие для всех проектов (включая финансовые аспекты, права на интелектуальную собственность).
Образец типового грантового соглашения Standard model grant agreement можно посмотреть на сайте 7РП в разделе «Find a document». Обратите внимание, образцы грантовых соглашений для всех программ 7РП различны.
Грантовое соглашение подписывается только координатором и Европейской Комиссией. Присоединение остальных участников консорциума осуществляется посредством подписания форм А, а присоединение нового участника – подписанием формы Б (например, в случае замены члена консорциума).
10. СОГЛАШЕНИЕ КОНСОРЦИУМА
Соглашение консорциума составляется для того, чтобы регулировать отношения между партнерами консорциума. Поэтому оно может быть заключено как только партнеры принимают на себя обязательства. Можно заключить предварительное соглашение уже на стадии подготовки заявки, еще перед ее подачей. Такое предварительное соглашение в дальнейшем может быть доработано по необходимости. Если партнеры проекта хотят исключить права других партнеров на доступ к их уже существующему ноу-хау, этот пункт должен быть включен в соглашение консорциума, которое должно быть подписано до подписания контракта.
Соглашение между партнёрами подписывается после подачи заявки на конкурс, перед подписанием контракта на выполнение проекта с Комиссией. Это внутренний документ консорциума, регулирующий технические моменты, такие как порядок распределения денег (фактически деньги распределяются согласно бюджету, здесь прописывается порядок перевода средств по счетам партнёров, сроки и т.д.), порядок сбора внутренних отчётов (для своевременной подготовки внешних и оперативного мониторинга проекта) и т.д. Важно, что партнёр, имеющий какие-либо разработки и желающий их защитить перед тем, как сделает их доступными для остальных партнёров (если того требует выполнение проекта), может описать порядок предоставления прав доступа к своим разработкам. Разумеется, при согласии всех сторон на момент подписания Соглашения. В Соглашении также могут содержаться вопросы управления риском - протокол действий остальных партнёров в случае, если какой-либо партнёр не может выполнить свою работу в срок и с должным качеством.
Соглашение консорциума разрабатывают и подписывают участники консорциума. Оно является дополнением к основному Грантовому соглашению (договору).
Европейской Комиссией утверждены типовые соглашения консорциума. С их текстом можно ознакомиться на сайте www.DESCA-FP7.eu/
Перечень контрольных вопросов для соглашения консорциума «Checklist for the Consortium Agreement» находится на сайте 7РП в разделе «Find a document» http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html.
11. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ОТЧЕТОВ
Отчеты о работе делятся на периодические и итоговые, внутренние, для координатора и внешнех для контроля со стороны Европейской Комиссии. Отчёты играют важную роль, так как по ним Комиссия судит о ходе выполнения проекта и решает вопрос о продолжении финансирования.
Внешние отчёты относятся к обязательным к предоставлению документов, которые Комиссия запрашивает на протяжении всего периода реализации проекта. Они должны предоставляться в письменном виде в конце определённых временных периодов и быть составленными по заранее определённым правилам. Шаблоны отчетов находятся на сайте 7РП в разделе «Find a document». В дополнение к письменным отчётам примерно раз в год организуется специальная отчётная сессия с участием представителей всех или ведущих партнёров. Такие отчёты называются Reviewing.
В качестве внутренних письменных отчётов координатор может запрашивать предоставление, например, квартальных отчётов, либо отчётов за 2 месяца работы. И в том, и в другом случае приветствуется использование унифицированных шаблонов для упрощения составления и последующей композиции отчётов координатором.
Косвенно внутренними отчётами можно назвать некоторые приёмы менеджмента, ко-торые используются в проекте, например, телефонные или интернет-конференции
Периодический отчет состоит из:
¾ титульной страницы;
¾ декларации координатора;
¾ резюме (не более 4 страниц), которое включает итоговое описание проектных целей, описание работы, выполненной с начала проекта, описание главных результатов, достигнутых до сих пор, ожидаемые окончательные результаты и их потенциальное воздействие и использование (включая социально-экономическое воздействие и более широкие социальные значения проекта до сих пор), с приложением соответствующих диаграмм, иллюстраций и фотографий;
¾ краткого обзора проектных целей в данном отчетном периоде с включением рекомендаций из предыдущих отчетов;
¾ результаты работы и их соответствие календарному плану с обязательным указанием следующей информации:
- резюме продвижения к целям и детали выполнения каждой задачи;
- на первый план необходимо поставить существенные результаты;
- если необходимо, объясните причины отклонений от Приложения I грантового соглашения и их влияяние на другие задачи, доступные ресурсы и планирование;
- если необходимо, объясните причины провала попытки достигнуть целей и/или несоблюдение календарного плана и объяснить влияние на другие задачи, доступные ресурсы и планы (объяснения должны быть последовательными с декларацией координатором проекта);
- заявление об использовании ресурсов, с обязательным выдвижением на первый план и объяснение отклонений между фактическими и плановыми показателями;
- если необходимо, предложите корректирующие действия.
¾ необходимо также предоставить полученные результаты (если предусматривалось проектом) в виде опытных образцов, демонстраций, которые также сопровождаются кратким докладом;
¾ информацию об управлении проектом (управленческие задачи обозначены в статьях ІІ.2.3 и ІІ.16.5 соглашения о гранте). Среди прочей информации этот раздел должен включать:
- консорциальные управленческие задачи и достижения;
- проблемы, которые возникли и как они были решены или предусматриваемые решения;
- изменения в консорциуме, если произошло;
- список проектных встреч, дат и мест проведения встречи;
- список публикаций;
- планирование проекта и статус;
- воздействие возможных отклонений от запланированных границ;
- любые изменения правового статуса любого из бенефициариев, в особенности в некоммерческих государственных органах, учреждениях среднего и высшего образования, организациях исследования и МСП;
- развитие проектного веб-сайта, если предусматривалось;
- короткие коментарии и информацию о действиях координации во время рассматриваемого периода, таких как связь между бенефициариями, возможным сотрудничеством с другими проектами и программами и т.д.
¾ для грантовых соглашений, связанных с инфраструктурами необходимо включать раздел с регулярными докладами интернет – провайдера о деятельности, с указанием количества предоставленных услуг;
¾ описание использования ресурсов: с объяснением затрат, заключенных субдоговорах и любые крупных прямых затрат, понесенных каждым бенефициарием.
¾ финансовые отчеты (Форма С) каждого бенефициария отдельно и итоговый финансовый отчет, основанный на информации, предоставленной каждым бенефициарием в Форме С;
¾ финансовые свидетельства всех бенефициариев (Сертификаты).
В конце каждого отчетного периода Комиссия должна оценить и одобрить отчеты по проекту и произведенные образцы и выплатить соответствующие платежи в течение 105 дней.
Заключительный отчёт должен быть подан в срок 60 дней со дня окончания проекта. Отчёт касается всего срока выполнения проекта и включает в себя: заключительный отчёт о проделанной работе, заключительный управленческий отчёт, отчёт о распределении окончательного транша от Комиссии и дополнительные отчёты, если требуется. После утверждения заключительного отчёта последний транш Комиссии признаётся завершённым платежом. Аудиторское заключение обязательно.
Итоговый отчет должен содержать ту же информацию, но по всем отчетным периодам. В заключительном отчете прилагаются заполненные утвержденные формы, которые позволят Комиссии получать статистические данным и показатели по социальным и социально-экономическим проблемам, возникающих во время выполнения проектов.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1*. 7 рамочная программа Европейского союза: возможности и правила участия / В.Н. Беляков, Е.А. Бубнова, А.В. Гушко/ Днепропетровск: Приднепровский научный центр НАН Украины и МОН Украины, 2010.- 73 с.
2**. EPSS User Manual Released on 17 December 2009.
3**. FP7 Negotiation Guidance Notes – Collaborative Projects, Networks of Excellence, Coordination and Support Actions, Research for the benefit of specific groups (in particular SMEs) Version 27 January 2009.
4**. NEF User’s Guide for Coordinators and Participants (2008-12-01).
Примечания:
* - руководство доступно в электронном виде на сайте http://www.psc.nas.gov.ua в разделе Международная деятельность → 7РП.
** - руководство доступно в электронном виде на сайте http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html.