Отчётный доклад обсуждается и утверждается на заседании территориального комитета (совета).
В докладе контрольно-ревизионной комиссии отражаются следующие вопросы:
- о распределении обязанностей между членами комиссии и их работе в отчётный период;
- о вопросах, рассмотренных на заседаниях комиссии;
- о количестве проведенных проверок территориального комитета, первичных профсоюзных организаций, других подведомственных организаций и целях ревизионных проверок;
- об учете членов профсоюза, анализе правильности и полноты взимания профсоюзных взносов, о своевременности поступления их на счет территориального комитета и о выполнении финансовых обязательств перед вышестоящими профсоюзными организациями;
- о работе территориального комитета по исполнению сметы профсоюзного бюджета;
- о результатах проверок документации бухгалтерского учёта и отчётности, иной документации по финансово-хозяйственной деятельности выборных органов;
- о целесообразности и законности расходования средств, использования профсоюзного имущества и материальных ценностей, их сохранности и условиях хранения;
- о состоянии делопроизводства, рассмотрении заявлений, писем и жалоб членов профсоюза;
- о выполнении уставных требований и соблюдении внутрисоюзной дисциплины выборными профорганами и членами профсоюза;
- рекомендации и предложения по устранению причин и последствий нарушений Устава и других правоустанавливающих документов профсоюза, если таковые имели место.
Отчётный доклад контрольно-ревизионной комиссии предварительно обсуждается и утверждается на её заседании. С ним могут быть предварительно ознакомлены члены территориального комитета.
Проект постановления отчетно-выборной конференции состоит из констатирующей и постановляющей частей. Он составляется на основе отчётного доклада территориального органа и доклада контрольно-ревизионной комиссии с учетом предложений и критических замечаний, высказанных участниками собраний (конференций) первичной профсоюзной организации, а также на собраниях в цеховых организациях и профгруппах.
В констатирующей части постановления рекомендуется в краткой тезисной форме изложить положительные результаты деятельности выборного органа и организации в целом, а также отразить основные недостатки и возможные недоработки за отчётный период.
В постановляющей части:
1. Даётся оценка работы территориального комитета за отчётный период (удовлетворительно или неудовлетворительно).
2. Утверждается доклад контрольно-ревизионной комиссии.
3. Сообщается о сроке полномочий членов территориального органа (в соответствии с Уставом ГМПР).
Далее излагаются основные цели и направления деятельности на предстоящий период, определяются мероприятия. Здесь же указывается, как будут устраняться отмеченные недостатки в работе.
Каждый пункт постановления должен отвечать на два вопроса:
- что необходимо сделать и в какой срок,
- кто отвечает за выполнение мероприятий.
Проект постановления предварительно доводится до делегатов конференции. Целесообразно подготовить несколько выступающих по его обсуждению.
По результатам обсуждения проект дорабатывается редакционной комиссией и окончательно принимается конференцией.
Аналогичным образом готовятся и принимаются постановления по каждому вопросу повестки дня.
Подготовка к конференции предполагает решение ряда финансовых и материально-технических вопросов.
К ним относятся:
- составление и утверждение сметы на подготовку и проведение отчётно-выборной кампании и конференции. Смета может предусматривать расходы на аренду и оформление помещения, приобретение канцелярских товаров, ведение стенограммы, питание и проживание делегатов, премирование и награждение профсоюзного актива, типографские, транспортные и другие расходы;
- определение места проведения конференции, оснащение зала микрофонами, аудио-видеоаппаратурой и т.д.;
- оборудование помещений для работы мандатной, редакционной, счётной комиссий (оснастить их компьютером, принтером, другими печатающими, множительными, счётными устройствами);
- медицинское обеспечение.
Проведение отчётов и выборов – уставная обязанность как выборных органов, так и членов профсоюза, поэтому все затраты рассматриваются как расходы на уставную деятельность.
Перечень документов и средств, которые рекомендуется предусмотреть для проведения конференции, приводится в Приложении № 17.
До начала работы конференции составляется список делегатов с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Список формируется на основании представленных из первичной профсоюзной организации выписок из протоколов общих собраний (конференций) об избрании делегатов (см. Приложение № 18).
Как правило, делегатам предварительно направляются приглашения на конференцию с указанием времени и места её проведения. Письма - приглашения направляется также в адрес руководителя организации (предприятия), где работает делегат, что является основанием для его командирования (направления) на конференцию.
Помещение, где будет проводиться конференция, рекомендуется оформить с применением профсоюзной символики, в соответствии с требованиями пожарной безопасности. Можно организовать выставки альбомов, плакатов, фотографий и т.п. о деятельности профсоюзных структур территориальной организации. В зале заседания, как правило, размещается транспарант, приветствующий делегатов конференции, звучит музыка, демонстрируются видеофильмы или слайды, отражающие деятельность первичной профсоюзной организации или территориального органа.
По возможности у входа в здание, где проводится конференция, а также у въезда на территорию размещаются красочные объявления о её проведении. Рекомендуется дать аналогичные объявления в средствах массовой информации, по радио, в многотиражных газетах, профсоюзных и корпоративных изданиях, подготовить специальные выпуски.
Перед началом работы конференции проводится регистрация делегатов и приглашённых по спискам, выдаются временные удостоверения и материалы конференции, которые заранее комплектуются в папки или специальные конверты.
По итогам регистрации устанавливается правомочность конференции. Конференция считается правомочной, если в ней участвуют не менее 2/3 избранных делегатов.
Председатель территориальной организации (либо председатель организационного комитета, который вел подготовку конференции) докладывает о наличии кворума и предлагает открыть конференцию. Предложение принимается открытым голосованием. Оглашается список приглашённых лиц, прибывших на конференцию.
Затем открытым голосованием избираются рабочие органы отчётно-выборной конференции.
Президиум конференции.
В его состав могут быть избраны председатель, заместитель (заместители) председателя территориального комитета, профсоюзные активисты, передовые работники и т.д. В состав президиума могут приглашаться представители вышестоящих профсоюзных органов и работодателей. Количественный состав президиума определяется конференцией.
Президиум ведёт конференцию, обеспечивает соблюдение повестки дня, регламента работы, формирует списки выступающих, организует учёт предложений и замечаний делегатов по процедурным вопросам, информирует о поступающих записках и предоставляет возможность ответа на них.
Президиум из своего состава определяет председательствующего (председательствующих).
Председательствующий организует работу конференции, следит за соблюдением принятого регламента и порядка, предоставляет слово для докладов и выступлений, ставит на голосование проекты принимаемых решений, объявляет результаты голосования, оглашает запросы, справки, заявления, предложения, поступившие в президиум или секретариат, обеспечивает порядок в зале заседания.
Председательствующий способствует созданию деловой атмосферы, сближению позиций по рассматриваемым вопросам, проводит консультации с рабочими органами конференции, представителями вышестоящих профорганов, присутствующих на конференции в целях преодоления разногласий и достижения взаимосогласованных решений.
Секретариат конференции.
Решение о необходимости избрания секретариата, его количественном и персональном составе принимается конференцией.
В обязанности секретариата входит: сбор записок, обращений, предложений по выступлению в прениях (см. Приложение № 19); текстов письменно оформленных выступлений; вопросов к докладчикам по темам докладов; ведение протокола конференции; оказание помощи президиуму в решении организационных вопросов.
Мандатная комиссия.
Важнейшей обязанностью мандатной комиссии на конференции является проверка полномочий делегатов, а также правильности выдвижения (делегирования) кандидатов в состав выборных органов, которые производятся на основании представленных выписок из протоколов собраний (конференций) первичной профсоюзной организации. Все решения мандатной комиссии обязательно оформляются протоколами.
Кроме того, комиссия анализирует качественный состав делегатов, используя предварительно заполненные ими анкеты, докладывает конференции о составе делегатов, а также выдаёт делегатам мандаты (в обмен на временные удостоверения, если таковые применялись).
Редакционная комиссия.
В её состав целесообразно включать руководителя профсоюзного органа и других разработчиков проектов постановлений.
Комиссия дорабатывает проекты постановлений и приложений к ним по вопросам повестки дня с учётом замечаний и предложений, высказанных делегатами.