4.2.2 При отсутствии компьютера машиночитаемая ИК может быть набрана на обычной пишущей машинке с четким шрифтом. Карта печатается на стандартном листе (А4) размером 210х297 мм белой бумаги на одной его стороне через 1,5 интервала. Если данные не помещаются на одной странице, то оформляется следующая, являющаяся ее продолжением.
4.3 При пересылке ИК, напечатанной на бумаге, в ВИЭМС возможен перегиб листа в середине. Для предотвращения потери информации, записанной в этом месте, необходимо оставить в предполагаемом месте перегиба несколько свободных строчек. В приложении А это место условно обозначено пунктирной линией.
5 Правила заполнения машиночитаемой информационной карты
5.1 Источником библиографических сведений при заполнении ИК является отчет в целом, в первую очередь его титульный лист, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ 7.63-90 и ГОСТ 7.32.91.
5.1.1 Библиографические сведения в ИК формулируются на основе анализа отчета.
5.1.2 На однотомный отчет заполняют ИК в соответствии с приложением Б1а и Б1б.
5.1.3 При наличии в отчете двух и более томов (книг, папок) приводят общее заглавие отчета и библиографические сведения, общие для всех томов. Пример описания отчета и способ заполнения ИК приведен в приложении Б2а и Б2б.
5.1.4 Если отдельные тома многотомного отчета выходят в разное время, каждый том описывается отдельно (по мере выхода) под частным заглавием тома. Пример описания отчета и заполнения ИК приведен в приложении Б3а и Б3б.
5.2 Машиночитаемая ИК представляет собой одну запись, отражающую описываемый документ, и состоит из признака начала записи, полей и признака конца записи. Образец бланка ИК дан в приложении А.
5.2.1 Признак начала записи представляет собой первую строку с текстом «Информационная карта», напечатанной с первой позиции. Следующим указывается поле государственной регистрации.
5.3 ИК содержит 32 поля, описывающих реквизиты геологического отчета. Каждый элемент описания отчета заносится в отведенное для него информационное поле, имеющее свои название и метку ( разд. 6.2).
5.3.1 Каждое поле состоит из метки и содержания. Метка содержит четыре символа - три цифры и двоеточие, помещенные в первых четырех позициях строки.
5.3.2 Далее с шестой позиции (через один пробел после двоеточия) печатается содержание поля, которое представляет собой один из элементов библиографического описания документа (разд. 6.3), например, ответственный исполнитель, заглавие документа, реферат и т.п. и имеет вид:
001: Иванов, П. И.
5.3.3 Если содержание поля не помещается на одной строке, то печатается его продолжение на следующей, начиная с шестой позиции. При этом предыдущая строка может быть закончена на любой позиции, однако, она должна заканчиваться полным словом и (или) знаком препинания, если он стоит после этого слова. В соответствии с требованиями программного обеспечения перенос и разрыв слов и отрыв знака препинания от слова недопустимы!
5.3.4 Между словами может быть только один пробел.
5.3.5 Содержимое полей не должно содержать служебные символы системы - $ (доллар) и # («решетка»).
В тексте ИК не должен употребляться знак № (номер). Этот символ описывается словом «Номер».
5.4.1 Поле может быть повторяющимся, например, если документ имеет двух авторов, при этом имя поля повторяется.
5.4.2 «Пустые» метки полей (то есть метки полей, за которыми не следует содержание), не допускаются.
Отражаются только те сведения, которые присутствуют в библиографическом описании отчета.
5.5 Библиографическое описание ИК включает обязательные поля: номер государственной регистрации, заглавие, реферат, количество томов (при многотомном отчете), организация-исполнитель, место хранения и дата защиты отчета.
5.6 Признак продолжения записи на другом листе обозначается как «продолжение» с указанием номера государственной регистрации.
5.7 Признак конца записи представляет собой строку с четырьмя символами в первой позиции: КККК (прописными буквами русского алфавита).
6 Структура информационной карты и описание полей
6.1 Структура информационной карты
6.1.1 Структура информационной карты определяется выбором и заполнением нужных полей в соответствии с Таблицей полей.
Таблица полей информационной карты представляет собой набор реквизитов, соответствующих ГОСТ 7.19-85 .
6.1.2 Содержание полей информационной карты и данные, указанные на титульном листе отчета, составленном по ГОСТ 7.32-91 и ГОСТ 7.63-90, должны совпадать.
Определение полей соответствует ГОСТ 7.19-85.
6.2 Таблица полей информационной карты
| № рек-визи-та БО1) | Имя поля | Определение | Метка Поля | Тип2) | Пов-торя-ем-ость3) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Номер государственной регистрации | Номер государственной регистрации темы НИР или ОКР, присваиваемый ВНТИЦ, Росгеолфондом или ТГФ | 053 | X | |
| 2 | Индекс универсальной десятичной классификации (УДК)4) | Индекс, присвоенный документу в соответствии с официальными Таблицами и правилами УДК | 047 | X | |
| 3 | Заглавие | Основное заглавие – наименование документа, отражающее его основное тематическое содержание и напечатанное на его титульном листе | 011 | Х | |
| 4 | Вид | Категория в классификации документов по набору определенных характерных признаков (назначение, периодичность, характер информации, содержащейся в документе и т.п.) 302 – однотомный отчет 301 – многотомный отчет | 003 | N | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 5 | Количество томов отчета | Количество томов многотомного отчета. Для однотомных отчетов поле не заполняется | 128 | N | |
| 6 | Том | Обозначение номера отдельного тома отчета | 046 | N | |
| 7 | Этап работы | Указание этапа работы: 1 – заботы общегеологического значения 2 – поиски и оценка месторождений 3 – разведка и освоение месторождений | 139 | N | |
| 8 | Организа-ция-исполни-тель | Юридическое лицо (организация), проводившее научно-исследовательские или производственные работы и полностью или частично отвечающее за их выполнение | 134 | X | |
| 9 | Ведомство | Сокращенное официальное наименование министерства (ведомства) | 115 | X | |
| 10 | Научный руководитель работы | Лицо, на которое возложена задача руководить проведением работ | 028 | Х | |
| 11 | Признак огра-ничения распространения отчета | Признак, отражающий степень ограничения отчета. Гриф секретности: 1 - без грифа секретности 2 - для служебного пользования | 133 | N | |
| 12 | Дата защиты отчета | Дата рассмотрения отчета Ученым Советом или НТС | 005 | N | |
| 13 | Объем отчета | Количество страниц текста | 129 | N |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 14 | Табл. | Количество таблиц в тексте документа. Указывается число арабскими цифрами | 045 | N | |
| 15 | Количество иллюстраций | Отражение наличия иллюстративного материала в тексте – количество иллюстраций | 127 | N | |
| 16 | Текстовые приложения | Отражение наличия текстовых приложений – количество страниц текстовых приложений | 130 | N | |
| 17 | Графические приложения | Отражение наличия графических приложений в тексте отчета – количество листов графических приложений | 131 | N | |
| 18 | Библиография | Наличие в документе библиографических сведений об источниках, к которым имеет отношение обрабатываемый документ (количество ссылок) | 125 | N | |
| 19 | Пагинация в библио-графии | Интервал страниц, на которых помещен библиографический список | 126 | X | |
| 20 | Индекс номенкла-туры картогра-фических листов | Указание номенклатуры картографических листов и территориальной привязки района | 132 | X | R |
| 21 | Ответственный испол-нитель (автор) | Лицо, являющееся создателем документа или его основной части и ответственное в первую очередь за его содержание | 001 | X | R |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 22 | Примечание к авторам | Заполняется при наличии более трех авторов отчета | 065 | ||
| 23 | Организа-ция-храни-тель | Организация, учреждение, в фонде которого хранится отчет | 032 | X | R |
| 24 | Местонахождение организа-ции-испол-нителя работ (город) | Наименование населенного пункта - официального местонахождения организации-исполнителя работ | 137 | X | |
| 25 | Почтовый индекс | Почтовый индекс отделения связи официального местонахождения организации-исполнителя отчета | 136 | N | |
| 26 | Дополнительные сведения почтового адреса организа-ции-испол-нителя работ | Указание улицы и номера дома организации-исполнителя работ | 138 | X | |
| 27 | Телефакс | Номер телефакса организации-исполнителя отчета | 140 | N | |
| 28 | Телефон | Телефон организации - исполнителя отчета | 108 | N | |
| 29 | Руководи-тель организа-ции | Руководитель организации - исполнителя отчета | 113 | Х | |
| 30 | Реферат | Сокращенное изложение содержания отчета | 039 | Х |