Важно, чтобы деятельность каждой функциональной группы курировал взрослый из числа педагогов или попечителей музея. Естественно, желательно, чтобы взрослый наставник имел профессиональные представления о тех видах музейной деятельности, которые осуществляют его подопечные. В этом случае он сможет не только профессионально грамотно организовать работу группы, но и проводить систематические занятия с ней по повышению квалификации.
В функции поисково-собирательской группы входят вопросы комплектования музейного собрания. При этом если в музейно-краеведческой деятельности принимают участие и другие подразделения учреждения образования (классы, кружки, студии, клубы), то в задачи поисково-собирательской группы входит координация их работы, разработка краеведческих заданий, анализ выполнения планов и программ по комплектованию и т.п.
Поисково-собирательская группа организует тематическое и систематическое комплектование, комплектование «по горячим следам событий», оказывает помощь фондовой группе в поиске недостающих в коллекциях музейных предметов и т.п. Например, в коллекции часов нет ходиков с кукушкой, и задача поисково-собирательской группы - собирать и анализировать информацию, проводить консультации, вести переписку, давать объявления, чтобы найти желаемый предмет.
Одна из основных задач поисково-собирательской группы - организация краеведческих экспедиций, особенно летних, т.к. это наиболее благоприятное время для осуществления комплексных краеведческих изысканий. Поэтому необходимо заблаговременно планировать летние экспедиции, вести разработку маршрутов, готовить необходимое снаряжение и оборудование, изучить регионы предполагаемой работы. С целью осуществления предварительной договоренности с местными органами власти, выявления возможных объектов исследования и источников комплектования краеведческих материалов, определения условий работы экспедиции и т.д. Можно провести пилотажные исследования - совершить кратковременные туристские походы в дни зимних и весенних каникул, однодневные походы в выходные и праздничные дни, которые помогут решить многие организационные вопросы и максимально обеспечить успех будущих экспедиций. Например, по согласованию с местными органами власти, с руководителями предприятий, возможно, будет избрана такая форма работы экспедиции, как лагерь труда и отдыха или уточнено наиболее удобное время для проведения краеведческой экспедиции. Последнее, в частности, очень важно, если работа экспедиции планируется в сельской местности. Жители села, как правило, большую часть лета заняты интенсивным трудом не только в колхозах, совхозах, фермерских хозяйствах, но и на собственном подворье. В это время жители села не особенно охотно идут на контакты с «приезжими». Другое дело, если эти «приезжие» живут некоторое время рядом и участвуют в сельскохозяйственных работах, тогда у местных жителей возникает уважение и доверие к участникам экспедиции. Кроме того, цикличность сельскохозяйственных работ, отмечание государственных и религиозных праздников позволяют участникам экспедиции найти соответствующие паузы в занятости жителей села и использовать их для решения краеведческих задач.
Ответственная организационно-методическая и научная задача в процессе сбора краеведческих материалов - регулярное и правильное ведение полевых документов учета и описания самих выявленных предметов музейного значения, объектов живой культуры и разносторонней информации о них и среде их бытования. Эту работу должны выполнять специальные ответственные лица из числа участников экспедиции и иных поисково-собирательских групп. Ведение полевых документов - дело профессионально сложное, поэтому ответственным за ведение полевой документации целесообразно пройти предварительную подготовку под руководством педагогов, почитать специальную литературу, проконсультироваться у специалистов музейного и архивного дела, в местных краеведческих обществах и отделениях Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры. Специалисты могут подсказать также, какое оборудование необходимо для хранения в экспедиции собранных краеведческих материалов.
Организационные вопросы работы фондовой группы связаны с оперативным проведением экспертизы (оценки) поступивших в музей краеведческих материалов для вынесения решения об их дальнейшем использовании: включить в основной или научно-вспомогательный фонды школьного музея; передать на хранение в государственный (муниципальный) музей или архив; возвратить владельцу и т.п. Задача экспертной оценки собранных краеведческих материалов чрезвычайно сложна и ответственна, поэтому очень важно, чтобы в работе фондовой группы наряду с учащимися принимали участие взрослые: педагоги, члены попечительского совета, местные краеведы, специалисты музеев, архивов, вузов, отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры. Можно рекомендовать приглашение отдельных специалистов на те заседания фондовой группы, на которых рассматриваются предметы музейного значения, являющиеся объектами изучения этих специалистов - археологические, этнографические, нумизматические, документальные и т.п.
После вынесения решений фондовой комиссии, которые фиксируются в протоколах ее заседаний, все предметы музейного значения и сопровождающие их материалы (полевые документы, легенды, фотоснимки) должны быть переданы по назначению.
Музейные предметы, которые остаются в основном и научно-вспомогательном фондах школьного музея, необходимо оперативно зарегистрировать в «Главной инвентарной книге» музея. Если в музее ведется раздельный учет основного и научно-вспомогательного фондов (что представляется более рациональным для школьного музея), то необходимо провести регистрацию в соответствующих инвентарных книгах учета, а сами музейные предметы, снабдив их необходимыми шифрами, поместить в соответствующие фонды и коллекции музея. Полезно, если в процессе учета и описания музейных предметов в инвентарных книгах примут участие те юные краеведы, которые участвовали в их комплектовании, т.к. в их памяти хранится масса полезных сведений об источниках комплектования, о среде бытования предметов музейного значения, условиях хранения, способах использования и другой научно значимой информации.
В функции фондовой группы входит и организация комплектования музейных коллекций «на полноту», т.е. поиск предметов, которых не достает в тематических, а чаще систематических коллекциях, контроль за температурно-влажностным режимом хранения музейных предметов в фондах и экспозиции, выдача (с обязательным учетом) музейных предметов для использования в экспозиции, на уроках, в различных формах просветительной работы и многое другое. Фондовая группа организует научное изучение и атрибуцию музейных предметов, составление и ведение паспортов, инвентарных карточек музейных предметов, коллекционных и топографических описей и т.п., в зависимости от реальных возможностей школьного музея. Фондовая группа может, например, привлечь других учащихся учреждения образования к сбору и изготовлению специальных емкостей для хранения музейных предметов (коробок, папок, конвертов). Организационные функции экспозиционно-выставочной группы включают в себя задачи не только экспозиционного проектирования и создания экспозиций, но и контроля за ее состоянием, реэкпозиции отдельных разделов стационарной экспозиции, ее расширения новыми разделами и материалами, разработки и создания музейных выставок.
Одна из организационных задач этой группы - изучение опыта и тенденций экспозиционно-выставочной работы государственных и муниципальных музеев, архивов, библиотек, общественных музеев других организаций. Это поможет более успешно решать собственные экспозиционные проблемы, а также может стать одной из форм повышения квалификации актива школьного музея.
В функции экскурсионно-просветительской группы входит организация разработки обзорных и учебно-тематических экскурсий и их проведения по стационарной экспозиции и на музейных выставках, подготовка и проведение лекций, бесед, конкурсов, тематических вечеров и музейных праздников. Каждый из видов этой деятельности имеет свою специфику, свои организационно-методические особенности. Успешная их реализация зависит от творческой изобретательности организаторов, их увлеченности своей работой.
Особая ответственность за решение организационных вопросов лежит на Совете школьного музея, поскольку он является одновременно органом коллегиального руководства деятельностью школьного музея и исполнительным органом музея как общественного объединения. Поэтому при разработке концепции школьного музея, его устава необходимо тщательно продумать и прописать функции Совета школьного музея, сферу его компетенции в решении проблем как внутримузейной деятельности, так и за его пределами. К компетенции Совета школьного музея обычно относят: проведение научных, отчетных и отчетно-выборных конференций (собраний); координацию деятельности, рассмотрение планов и отчетов функциональных групп школьного музея и иных краеведческих объединений (поисково-собирательских групп, классов, кружков, отрядов) участвующих в реализации концепции музея, в охране объектов культурного и природного наследия родного края; организацию профессиональной подготовки и повышения квалификации учащихся в области краеведения, музейного дела, охраны памятников истории и культуры, объектов природы; осуществление творческих связей с государственными органами, научными учреждениями и общественными организациями; обсуждение проблем материально-технического обеспечения; вопросы успеваемости и дисциплины актива школьного музея; отчетность перед руководством и педагогическим советом учреждения образования и т.п.