- выявление и сбор памятников истории и культуры, сбор разносторонней информации, отражающей взаимосвязь этих памятников и изучаемых процессов и явлений;
- создание и систематическое пополнение музейного собрания, соответствующего профилю школьного музея.
От того, насколько фонды школьного музея, как и любого другого, полны и разнообразны, зависит профиль музея, содержание его образовательно-воспитательной деятельности.
Процесс комплектования фондов можно разделить на основные этапы:
1. Планирование комплектования.
2. Подготовка к поисково-собирательской работе.
3. Выявление и сбор памятников истории и культуры.
4. Включение музейных предметов в музейное собрание.
Планировать комплектование необходимо для того, чтобы конкретизировать задачи комплектования музейного собрания и рационально организовать их реализацию. Часто в фондах школьного музея хранятся уникальные музейные предметы, которые не имеют отношения к теме экспозиции.
Целесообразно разрабатывать перспективный план комплектования на 2-3 года. В перспективном плане нужно указать, по каким темам должна вестись поисковая работа, в какие учреждения, архивы и т. п. необходимо обратиться, определить, какие классы или поисково-экспедиционные отряды, клубы или творческие коллективы будут участвовать в исследовании данной темы, кто из членов Совета музея, педагогов, а может быть, и родителей руководит поисково-собирательской работой по данной теме.
В текущем годовом плане комплектования фондов школьного музея указываются конкретные темы и задания поисково-собирательской работы на учебный год, какой экспедиционный отряд будет работать по данной теме, руководитель темы, планируемый результат. Текущий план должен быть конкретен. Это один из основных принципов планирования. При разработке планов комплектования фондов школьного музея надо исходить из реальных возможностей музея, школы.
Подготовка к поисково-собирательской работе - не менее важный этап в процессе комплектования фондов. На этом этапе начинается изучение темы по литературе, по уже имеющимся в музее материалам. Целесообразно посещение и консультации в государственных музеях, архивах, краеведческих обществах, беседы с участниками или очевидцами изучаемых событий.
Участие детей в поисково-собирательской работе, изучение и описание музейных предметов, создание экспозиции, проведение экскурсий, вечеров, конференций способствует заполнению их досуга (рекреационная функция), овладению ими различными приемами и навыками краеведческой и музейной профессиональной деятельности (функция профессиональной ориентации) и т. д.
Прежде чем приступить к поисково-собирательской работе в полевых условиях, необходимо провести комплекс подготовительных мероприятий: оформить маршрутные и полевые документы, изготовить специальное снаряжение и материалы для обеспечения сохранности собранных памятников (конверты различных размеров, картонные коробки, папки, кусочки плотной бумаги или картона для этикеток и бирок, мягкую оберточную бумагу и т. д.). От тщательности подготовки к экспедиции зависит успех поисково-собирательской работы.
Выявление и сбор памятников истории и культуры. Одна из основных задач поисково-собирательской группы - организация краеведческих экспедиций, особенно летних, т. к. это наиболее благоприятное время для осуществления комплексных краеведческих изысканий. Летние экспедиции планируются заранее. Необходимо разработать маршруты, подготовить необходимое снаряжение и оборудование, изучить районы предполагаемой работы. Можно провести пилотажные исследования - совершить кратковременные походы в выходные и праздничные дни, которые помогут решить многие организационные вопросы для будущих летних экспедиций. Например, провести согласование с местными органами власти, руководителями предприятий, договориться о форме летней экспедиции: возможно, это будет летний туристско-краеведческий или экспедиционный отряд с определенным кругом заданий. Здесь же можно уточнить наиболее удобное время проведения экспедиции.
Ответственная организационно-методическая и научная задача в процессе сбора краеведческих материалов - регулярное и правильное ведение полевых документов учета и описания самих выявленных предметов музейного значения, объектов живой культуры и разносторонней информации о них и среде их бытования. Ведение полевых документов - дело профессионально сложное, поэтому ответственным за эту работу необходимо пройти предварительную подготовку под руководством педагогов, почитать соответствующую литературу, проконсультироваться у специалистов музейного и архивного дела.
Для учета и научного описания собранных памятников истории и культуры, а так же разносторонней информации о них служат полевые документы учета и описания. К ним относятся «Акт приёма», «Полевой дневник», «Полевая опись», «Тетрадь для записи воспоминаний и рассказов», «Тетрадь фотофиксаций» и др.
Общие правила по оформлению и ведению полевых документов заключаются в следующем:
1. Все полевые документы должны быть снабжены заголовочными данными.
2. Для полевых документов, за исключением акта приема, выбираются тетради большого формата в прочных переплётах, желательно с большим количеством листов.
3. Тетради необходимо прошить по переплету прочными нитками, листы пронумеровать простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны листов.
4. Заполнение полевых документов осуществляется только ответственными за это лицами. Записи принято вести чернилами (пастой) чёрного, синего или фиолетового цвета.
5. Полевые документы следует хранить так же бережно, как и памятники истории и культуры.
Одним из основных принципов любой исследовательской работы является принцип комплексности. Следование ему подразумевает всестороннее изучение темы, установление достоверности полученных сведений.
Необходимо устанавливать роль отдельных лиц в исследуемых событиях, взаимосвязь выявленных памятников истории и культуры с этими событиями, их участниками и очевидцами; а также выяснить взаимные связи между выявленными памятниками, историю их создания и бытования, их назначение.
Следует помнить об ответственности за сохранность выявленных и собранных памятников, причем важно сохранить не только сам памятник, но и полученную информацию о нём: о его истории, связях с изучаемыми событиями, лицами и другими памятниками. Необходимо знать и строго соблюдать специальные законодательные и инструктивные требования, связанные со сбором и обеспечением сохранности памятников.
Школьные музеи не имеют права хранить изделия из драгоценных металлов и камней, ордена, огнестрельное и холодное оружие. Если эти материалы найдены в поле и не принадлежат конкретному лицу, то их необходимо передавать в отделение милиции или в государственный музей.
Нередко оружие, награды и т. п. неразрывно связаны с документальными памятниками: орденскими книжками, удостоверениями, грамотами. Такие документы не следует брать у их владельцев, чтобы не разрывать исторически сложившиеся комплексы памятников истории и культуры.
При выявлении особо ценных документов по истории нашей страны о них необходимо сообщать в местные государственные архивы или музеи. И лишь с их разрешения юные краеведы могут принять эти документы на хранение в школьный музей.
Большое значение имеет умение правильно хранить и транспортировать собранные краеведческие материалы.
Полевой дневник служит для описания всего хода экспедиции, ее маршрута, процесса выявления и сбора памятников истории и культуры. В заголовочных данных полевого дневника указывается:
- название экспедиционного отряда и его принадлежность к конкретному образовательному учреждению;
- наименование темы поисково-собирательской работы и по чьему заданию она выполняется;
- маршрут экспедиции и сроки её работы;
- состав участников экспедиции и распределение обязанностей между ними;
- руководители экспедиции;
- ответственный за ведение полевого дневника;
- даты начала и окончания ведения дневника.
В процессе проведения экспедиции в полевой дневник в хронологической последовательности заносится весь ход поисково-собирательской работы, отмечаются встречи и беседы с местными жителями, сотрудниками государственных и других учреждений и организаций, отмечается состояние сохранности поступивших в фонд экспедиции материалов.
Дневник должен заполняться ежедневно. Каждая запись заверяется подписью лица, проводившего запись, и датой проведения записи. Полевой дневник не только помогает участникам экспедиции зафиксировать разностороннюю информацию о ходе собирательской работы, но и служит дополнительным источником для исследования данной темы, изучения и определения собранных материалов, описания среды их бытования.
Акт приёма памятников истории и культуры. Факты приёма памятников истории и культуры в собрания школьных музеев от их владельцев в соответствии с существующим законодательством принято оформлять соответствующими актами. Акт приёма памятников истории и культуры является первичным юридическим документом государственного учёта.
При получении памятников истории и культуры акт приёма заполняется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются дарителем (частным лицом или представителем учреждения, передавшим памятник) и руководителем школьного музея (руководителем экспедиции). Один экземпляр акта передается дарителю, второй поступает вместе с краеведческими материалами в фонды музея. Если памятники истории и культуры поступают от государственного учреждения, то в графе акта «Основание» указывается номер и дата приказа руководителя этого учреждения, на основании которого осуществляется передача этих материалов.