Запись ведётся в общей тетради на одной стороне листа. Титульный лист оформляется, как и в полевом дневнике. Указываются фамилия, имя, отчество (полностью) и анкетные данные собеседника, свидетеля, очевидца, а также полный почтовый адрес того места, где была произведена запись. Далее следует запись воспоминаний, переписанная набело по полевым записям, и как можно ближе к тексту рассказчика от первого или третьего лица.
Завершается заверительной записью самого рассказчика («С моих слов записано правильно» или «Замечаний к записи не имею») и его собственноручной подписью.
Все правки в тетрадь записи воспоминаний вносятся до последней заверительной записи, после получения которой никакие изменения в текст вносить уже нельзя, так как тетрадь имеет значение подлинника и как документ сдается в фонд музея, вносится в архивную опись или книгу учёта и получает свой инвентарный номер.
Следует помнить, что исторические факты, сообщенные информатором, и особенно их оценка, носят субъективный характер. Кроме того, рассказчик может забыть или перепутать отдельные детали, не помнить точных дат, географические названия и т. п. Поэтому сообщения одного информатора следует проверять в беседах с другими и научной литературе.
Тетрадь (или блокнот) фотофиксаций. Основным требованием при её заполнении является точное наименование объекта фотосъёмки, сюжета, действия человека или группы лиц. Запись объекта фотосъёмки представляет собой своеобразную аннотацию будущей фотографии Должно быть ясно записано, кто изображён (или что изображено), когда происходило событие, при каких обстоятельствах сделан фотоснимок, какие действия совершают изображённые на нём лица и т. д.
Образец заполнения тетради фотофиксаций
| № п/п | № кадра | Содержание снимка, автор, дата | Условия съёмки | Примечания |
| 1. | 2. | Семенова Вера Петровна, ветеран 7-ой партизанской бригады ведет беседу с краеведами во дворе своего дома. Она сидит на стуле, за ее спиной, на стене дома, видны нижние части двух окон с резными наличниками. Слева и справа от неё юные краеведы школы № 18. Всего на снимке 4 человека. | Светлый солнечный день. Вся группа ярко освещена. Качество съёмки хорошее. | Фото сделано для альбома школьному музею. Отпечатать и выслать Семеновой В. П. копию снимка. |
| 3. |
Всего в описи зафиксировано 50 снимков и 72 кадра на двух плёнках.
Тетрадь фотофиксаций заполнил: ______________Дата: _________
По мере необходимости при соответствующих условиях в качестве полевых документов (или фиксирующих документов) могут быть тетради фоно-, кино-, видеофиксаций.
Включение музейных предметов в музейное собрание. Четвертый этап комплектования фондов школьного музея - включение памятников истории и культуры в музейное собрание заключается в определении научно-исторической значимости собранных краеведческих материалов, их учёта и описания.
Определение научно-исторического значения поступивших памятников истории и культуры можно осуществить при помощи специалистов. Они помогут провести экспертную оценку материалов, определить их подлинность, степень достоверности, соответствие профилю музея и вынесут заключение о включении их в основной или научно-вспомогательный фонд музея или о передаче их на государственное хранение (в музеи, архивы, библиотеки).
После этого необходимо организовать учёт этих материалов и зарегистрировать в учётной документации школьного музея.
Участвуя в поисково-собирательской работе, учащиеся постоянно соприкасаются с историей края независимо оттого, какую тему они изучают.
Путешествуя по родному краю, изучая недвижимые памятники истории и культуры, объекты природы, беседуя с участниками и очевидцами изучаемых событий, знакомясь с документами, вещевыми, изобразительными объектами наследия в среде их бытования, в музеях и архивах, учащиеся получают более конкретные и образные представления по истории, культуре и природе своего края, учатся понимать, как история малой родины связана с историей страны.
ФОНДЫ ШКОЛЬНОГО МУЗЕЯ. УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ
Музейный фонд состоит из предметов основного фонда и фонда научно-вспомогательных материалов. Собрания всех музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов. Все материалы, хранящиеся и экспонируемые в музее, составляют фонд музея.
Наиболее ценная и главная в количественном и качественном отношении часть музейных фондов носит название основной фонд. В него входят только подлинные памятники истории и культуры, имеющие статус музейного предмета. К предметам основного фонда относятся вещественные и документальные памятники, объекты природы, памятники изобразительного искусства и т. д.
Основной музейный фонд комплектуется в соответствии с профилем общественного музея. Предметы основного музейного фонда являются первоисточниками для изучения истории, культуры, экономики, развития высших и средних специальных учебных заведений и служат для создания экспозиции.
К типу вещественные источники относятся археологические материалы, добытые в результате раскопок, а также случайных находок: орудия труда, образцы продукции, оружие, знамёна, оборудование, предметы быта и одежды, в том числе произведения профессионального декоративно-прикладного искусства и народного творчества, мемориальные предметы; нумизматические материалы: монеты, боны, печати.
Подчеркнём еще раз: ордена и медали, содержащие драгоценные металлы, в школьных музеях хранить и экспонировать запрещено.
К типу письменные источники относятся музейные предметы следующих видов: рукописные и печатные учрежденческие и личные материалы (свидетельства, грамоты, письма, воспоминания, мандаты, удостоверения, партийные, профсоюзные и др. билеты и т. п.), периодические и непериодические издания, книги, листовки. При этом к основному фонду относятся газеты до 1955 года, издания более позднего времени считаются библиотечным фондом. Вырезки из газет не относятся к основному фонду.
К типу изобразительные источники относятся произведения декоративно-прикладного искусства: графика, живопись, скульптура, плакаты и др., фотографический материал: дагерротипы, фотографии. Негативы не следует относить к основному фонду в школьном музее, так как нет возможности сохранить этот вид материала. К изобразительным памятникам относятся также карты, атласы, глобусы, планы, чертежи, связанные с историческими событиями и явлениями, историей науки, географических открытий. В школьных музеях собираются киноплёнки, магнитные пленки. Их нецелесообразно включать в основной фонд по той же причине, что и негативы.
Из фонозаписей школьные музеи могут хранить и отнести к основному фонду пластинки для граммофонов, патефонов (моно-, стерео-, квадро-).
В основной фонд входят:
- подлинные документальные и вещественные материалы, имеющие историческое значение (обмундирование, снаряжение, личные вещи, документы и т. п.);
- историко-бытовые и технические коллекции, отдельные предметы, характеризующие развитие производства, общественные отношения (орудия труда, образцы продукции промышленности, образцы видов сырья и т. п.); мемориальные комплексы и отдельные предметы, относящиеся к важнейшим историческим событиям, а также характеризующие жизнь и деятельность активных участников исторических событий, ветеранов, творческих деятелей науки и культуры;
- подлинные письменные и печатные документы;
- книги старопечатные, произведения художественной литературы с автографами авторов;
- фотографические материалы (оригинальные негативы и фотоотпечатки, отражающие факты, события, явления общественной жизни, представляющие интерес как произведения искусства или имеющие какие-либо другие примечательные особенности;
- произведения изобразительного искусства (живопись, графика, скульптура); модели и эскизы, созданные в процессе научного и художественного творчества изобретателя.
К научно-вспомогательному фонду относятся те музейные предметы, которые помогают изучению, экспонированию предметных памятников. Научно-вспомогательный фонд представляет сложное сочетание различных материалов, которые не имеют статуса музейного предмета, т. е. не являются подлинными памятниками истории и культуры. К вспомогательному фонду относятся копии всех видов и техники исполнения: муляжи, макеты, диаграммы, схемы, модели и репродукции, фото- и ксерокопии, материалы, изготовленные музеем для экспозиционной работы. Подлинные материалы недостаточной сохранности также следует отнести к вспомогательному фонду.
Школьные музеи в фондовой работе руководствуются нормативными документами о фондах государственных музеев РФ. Юридическими документами в музеях Российской Федерации являются акты поступлений, акты выдачи, книги поступлений.
Учёт, научное описание и хранение памятников истории и культуры в школьном музее, как и в государственном, преследует две цели:
- обеспечение юридической, научной и физической охраны музейных предметов;
- создание оптимальных условий для их разностороннего использования, т. е. сохранения имеющихся сведений о предмете.