Юридическая охрана музейных предметов подразумевает обязательное фиксирование памятников в документах учета, их шифровку и хранение в определенной системе. Наилучшая охрана музейных предметов заключается в их научном описании и преследует цели выявить информационный потенциал музейного предмета.
Оптимальные условия для разностороннего использования музейных предметов возникают, когда произведены атрибуция, т. е. произведено описание внешних признаков памятника и дано историческое описание музейного предмета, т. е. установлены автор, дата изготовления, назначение или применение, владельцы, время и место создания и бытования, связь с определенными историческими событиями или лицами, историческая или художественная значимость и т. п.
Учёт в школьном музее ведется по Главной инвентарной книге.
Главная инвентарная книга. Главная инвентарная книга - основной документ учета и охраны экспонатов. В нее записываются все экспонаты основного фонда. Запись в Главную инвентарную книгу должна производиться одновременно с поступлением предмета. Инвентарная книга должна иметь пронумерованные листы, быть прошнурована и скреплена печатью школы.
Главная инвентарная книга должна иметь следующие графы:
1. Порядковый учётный номер. Этот номер закрепляется за музейным предметом и является элементом шифра музейного предмета;
2. Дата поступления музейного документа (предмета);
3. Способ поступления предмета: от кого поступил предмет (фамилия, имя, отчество лица, сопроводительные документы). Под сопроводительными документами подразумеваются: акт приема-передачи, «легенда», тетрадь для записи воспоминаний и рассказов, тетрадь фотофиксации и т. п.
4. Наименование и краткое описание предмета. Запись начинается с названия предмета, затем описывается его внешний вид, надписи, пометки и т.п. Указывается автор, дата и место происхождения, среда бытования. При необходимости указывается размер и вес. Для книг, брошюр и тетрадей указывается количество листов. Для фотографий кратко описывается сюжет, если на фото люди, то надо перечислить их поименно слева направо.
5. Количество предметов. Если поступает коллекция (например, коллекция открыток, значков, фотографий и т. д.), то при инвентаризационном учете присваивается один номер, но запись идет следующим образом: № 123.1, № 123.2 и т. д. При поступлении документального памятника указывается количество листов в нём, если это количество больше одного листа.
6. Материал и техника изготовления. В графе указывается материал, из которого изготовлен памятник и способ его изготовления (ткань, дерево, бумага, машинопись, ручная роспись, рисунок карандашом, фотография, чеканка по металлу и т. д.).
7. Сохранность предмета. В этой графе должна стоять подпись лица, производившего запись. При отсутствии дефектов делается запись «полная». При обнаружении дефектов описываются утраты (например, бумага истлевшая, уголки листов затерты, имеются надрывы страниц до 2 см, сколы, трещины, разрывы и т. д.). Если экспонат новый, то в графе «Сохранность» можно поставить отметку «полная». Таких оценок как «хорошая», «удовлетворительная» и т. п. быть не должно.
8. Примечания. В этой графе указывается, в какой фонд включен музейный предмет (основной фонд - ОФ или научно-вспомогательный - НВФ). Если в школьном музее используется коллекционный принцип систематизации и хранения памятников, то в этой графе указывается, в какую коллекцию вошел или поступил памятник.
Форма записи в книге учета фондов:
| № п/п | Дата записи | Время, источник и способ поступления, сопроводительные документы, № акта | Наименование и краткое описание памятника (автор, дата и место происхождения, среда бытования, надписи, пометки и т. п.) | Количество предметов |
| 1. | 2. | 3. | 4. | 5. |
| Материал и техника изготовления | Сохранность (с подписью лица, производившего запись) | Примечания |
| 6. | 7. | 8. |
Главная инвентарная книга, как правило, выполняется из толстой тетради или книги в прочном переплете. Книгу графят (по образцу), прошивают прочными нитками, листы нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа.
Графы книги лучше располагать на двух страницах по их развороту. В конце книги делается запись о количестве листов в ней: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано .... листов». Запись и прошивка книги скрепляются печатью учреждения, школы, где находится музей.
На титульном листе Главной инвентарной книги или заголовочных данных на лицевой стороне обложки необходимо отразить название музея, наименование образовательного учреждения, адрес, начало внесения записей в книгу.
Записи в инвентарной книге делаются аккуратно чёрными или фиолетовыми чернилами или пастой. Исправления вносятся крайне редко и только в случае крайней необходимости красными чернилами и удостоверяются записью «исправленному верить» и подписью руководителя музея.
Музейные экспонаты принято регистрировать в день их поступления в фонды музея.
Шифровка и систематизация музейных предметов. Шифровка поступающих в фонды школьных музеев памятников истории и культуры проводится в целях обеспечения их систематизации внутри музейного собрания.
Обычно шифры состоят из условного обозначения музея и порядкового (инвентарного) номера музейного предмета по Главной инвентарной книге. Например, шифр СШ35Хаб-31/16 означает, что данный экспонат принадлежит школьному музею средней школы № 35 города Хабаровска, поступил в музейное собрание в составе коллекции, опись которой внесена в Главную инвентарную книгу под номером 31, а в данной описи экспонат зарегистрирован под номером 16.
Коллекции могут формироваться по одному или нескольким, выбранным активом школьного музея признакам. Например, по типам: изобразительные, вещевые; по предметному признаку: книги, письма, альбомы, фотографии, рисунки, магнитные ленты и т. п.
В случае формирования таких коллекций на них составляются коллекционные описи, а в шифрах музейных предметов вводятся обозначения, указывающие на хранение памятников в составе определенных коллекций. В этом случае шифр может иметь следующий вид:
СШ35Хаб-31/16
Ф-14
Это означает, что музейный предмет, зарегистрированный в инвентарной книге под номером 31/16, принадлежит школьному музею средней школы № 35 города Хабаровска, входит в коллекцию фотографий (Ф) и зарегистрирован в ней под номером 14.
Шифровка музейных коллекций выполняется при формировании музейных коллекций. Активу школьного музея целесообразно продумать и составить схему коллекций по одному из выбранных признаков. Каждой коллекции при этом придается условное буквенное обозначение. Например: буквой «А» может быть обозначена коллекция альбомов; буквой «Б» - коллекция книг и брошюр; буквой «Г» - гравюры и рисунки; «К» - керамика; «М» - металлы, «П» - письма; «Ф» - фотографии и т. д. Не страшно, если поначалу будут использоваться не все буквы алфавита. С появлением новых коллекций будут использоваться свободные буквы алфавита.
Основное правило при шифровании музейных предметов: шифр должен проставляться на неэкспозиционной стороне, так, чтобы он не был виден посетителям.
Шифры, наносимые на музейный предмет, должны быть написаны отчетливо и компактно. На документальных памятниках шифры ставятся мягким простым карандашом в левом нижнем углу оборотной стороны рисунка, фотографии, документа. На книгах шифр ставится в верхнем левом углу задней обложки.
Шифры негативов фотографий пишутся на конвертах, в которых они хранятся. На музейных предметах из ткани шифры ставятся на пришитых с изнанки коленкоровых или полотняных этикетках.
На музейных предметах из дерева, металла, стекла, керамики и т. п. шифры ставятся с таким расчётом, чтобы они не портили внешний вид предмета и не бросались в глаза. Обычно их ставят на поддонах, задних стенках и т. п. В этом случае шифры наносятся с помощью несмываемой туши или специальных фломастеров, но можно использовать и масляную краску. На темных предметах можно предварительно сделать мазок светлой эмалевой краской, по которому тушью пишется шифр.
Шифры помогают находить и соотносить музейные предметы с инвентарными книгами и коллекционными описями. Если инвентарный номер на предмете написать невозможно, то его можно написать на бирке из тонкого картона. Бирки прикрепляются к предмету с помощью прочной нитки. Инвентарные номера для монет, памятных медалей пишутся на бумажных ярлычках, которые затем приклеиваются клеем БФ-6 к обратной стороне экспоната (при необходимости клей легко растворяется спиртом).
Запрещается проставлять шифры шариковой пастой, цветными или химическими карандашами, прикреплять этикетки металлическими булавками, кнопками и т. п., от которых появляются пятна ржавчины и прорывы.
Коллекционная опись. Если в школьном музее используется коллекционный принцип хранения музейных предметов, то на каждую коллекцию необходимо вести отдельную опись. Так же, как и инвентарная опись, она может быть изготовлена учащимися из тетради большого формата. В заголовочных данных коллекционной описи необходимо отразить название музея, название коллекции и буквенный индекс, которым обозначена данная коллекция.