| № п/п | Учётное обозначение | Наимено-вание музейного предмета | Коли-чество | Матери-ал, техника | Размер, вес | Подлин-ность | Приме-чания |
| 1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. | 7. | 8. |
В графе 1 ставятся порядковые номера музейных предметов, включенных в данную коллекцию.
В графе 2 проставляется инвентарный номер данного музейного предмета по инвентарной книге.
В графе 3 дается полное наименование памятника с указанием автора, места и времени его создания.
В графе 4 указывается количество экземпляров музейных предметов, поступивших в данную коллекцию. В письменных памятниках с количеством листов более одного в этой графе через дробь указывается количество листов.
В графе 5 даётся краткая информация о материале и технике изготовления памятника истории и культуры.
В графе 6 указываются размеры памятника в линейных мерах. Порядок измерений тот же, что и при внесении размеров в инвентарную книгу.
В графе 7 отмечается подлинность или копийность музейного предмета, его сохранность. Имеющиеся повреждения чётко описываются.
В графе 8 простым мягким карандашом отмечается временное изъятие музейного предмета из состава коллекции для использования в экспозиции, на выставке, в предметном кабинете и т. д. Если музейный предмет переведен в состав другой коллекции или передан на постоянное хранение в государственный архив или музей, то в этой графе записывается чернилами новое местонахождения памятника, а также даются сведения о документе, на основании которого передан памятник.
Наименование предмета следует начинать с предметного слова, например: костюм мужской, плакат печатный, рукопись. В некоторых случаях указывается внешнее определение - чучело, муляж, модель, мебель и т. п. Описание документальных предметов начинают с указания фамилии и имени автора и названия данного документа (или книги).
Описание художественных памятников (живописи, скульптуры, графики, плакатов и т. п.) начинается с фамилии автора художественного произведения с указанием имени, отчества, дат жизни. Далее указывается название произведения, описывается сюжет. Если автор неизвестен, запись начинается со слов «Неизвестный художник».
Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица, по возможности, с указанием года, к которому относится фотография. Затем дается описание типовых признаков портрета: лицо, погрудный, поясной, в полный рост.
Запись фотоотпечатков и негативов групповыми изображениями начинается с общего наименования группы, затем перечисляются заснятые в группе лица.
Описание сюжетных фотографий начинается с описания сюжета.
При записи фотоотпечатков и негативов указывается, по возможности, время и место фотосъёмки, фамилия лица, производившего фотосъёмку.
Размер и вес предмета даются в единицах метрической системы в следующем порядке: высота, ширина, толщина (глубина - для объемных предметов). Круглые и сферические предметы определяются по диаметру, эллипсообразные - по наибольшему диаметру.
Картотека школьного музея. В государственных музеях принято ведение инвентарных книг по фондам. В школьных музеях, где количество экспонатов не так велико, как в государственных музеях, целесообразно ведение инвентарной картотеки, которая будет в некоторой степени выполнять функции научных инвентарей и систематизировать учёт по роду предмета (по фондам).
После того, как все музейные предметы распределены по группам (фонд «Н» - нумизматика; фонд «В» - вещи, и т. д.), каждый музейный предмет изучается и систематизируется, т.е. на него заводится карточка за очередным порядковым номером по соответствующему фонду. Шифр и номер наносятся на предмет (см. Шифровка и систематизация музейных предметов) и вписываются в книгу поступлений.
Инвентарные карточки размещаются в порядке возрастания номеров по отделам (фонд «Н», фонд «Б» и т. д.).
Желательно, чтобы особо ценные подлинные экспонаты были сфотографированы, и фотография помещается в инвентарной карточке. При поступлении дополнительных сведений о предмете записи в инвентарных карточках пополняются.
Инвентарный номер присваивается каждому предмету, он сохраняется за ним на все время нахождения этого предмета в школьном музее.
| ИНВЕНТАРНАЯ КАРТОЧКА ______________________________________________________________ (наименование учреждения, название музея) Род предмета_______________________ Инвентарный номер ____________________ Материал__________________________ Шифр________________________________ Размер_____________________________Наименование_________________________ ________________________________________________________________________ Дата поступления, источник _______________________________________________ Полное описание ________________________________________________ _____________________________________________________________ Сохранность ______________________________________________________________ (полная, частичная, описать повреждения) Дата заполнения ____________Подпись отв. лица _____________________________ |
На обратной стороне карточки пишется «Легенда экспоната». К обратной стороне можно прикрепить карман или конверт с фотографиями экспоната.
Картотеки относятся к вспомогательным формам учета памятников истории и культуры и служат для оперативной работы над коллекциями, т. е. фактически являются справочным материалом.
Картотеки могут быть:
- Тематические картотеки - создаются применительно к профилю музея. В них сосредотачиваются сведения о памятниках истории и культуры из различных исторических источников.
- Топографические картотеки фиксируют местонахождение музейных предметов по экспозиционным залам и фондохранилищам, а внутри их - по витринам, щитам, стеллажам, шкафам.
- Именные картотеки классифицируют предметы по принадлежности их к тем или иным выдающимся лицам (ветераны и участники событий, деятели науки, культуры и искусства и т. д.). На лицевой стороне именной карточки пишутся фамилия, имя, отчество (другие фамилии, прозвища, псевдонимы), место рождения и даты жизни, краткие анкетные данные. На оборотной стороне - наименование предметов, коллекций данного лица, способ их поступления в музей, их шифры, библиографические сведения, справочные сведения о наличии предметов данного лица в других хранилищах.
- Хронологические картотеки (по хронологии событий) классифицируют по временному признаку на основании научной датировки предметов.
- Библиографические картотеки.
- Алфавитные картотеки - по названию предметов по алфавиту – служат для облегчения поиска нужного предмета, экспоната.
- Другие.
Для вспомогательных картотек используются обычные библиотечные каталожные карточки. Кроме использования бумажных носителей информации, возможно использование электронных носителей, создание электронной базы данных.
Заслуживают внимания рекомендации по ведению именной картотеки. Именная картотека должна включать в себя максимум необходимых сведений о человеке, с которым связан тот или иной музейный предмет.
Организация хранения фондов. Хранение музейных предметов – первостепенная задача музея. Это создание таких условий, которые способны обеспечить безопасность использования музейных коллекций, и прежде всего музейных экспонатов от вандализма, хищений и пожаров. Одно из основных требований к школьному музею - соблюдение условий хранения подлинных экспонатов. В идеальном случае музей должен иметь отдельные помещения для экспозиции и фондохранилища. Однако, учитывая проблемы с помещениями в школах, следует признать, что создание фондохранилища здесь практически невозможно.
Рассмотрим основные требования к экспозиционному помещению. Экспозиция должна располагаться в отдельном помещении (не в рекреации), иметь экспозиционное оборудование, соответствующее всем требованиям. Помещение для экспонирования необходимо защитить от прямых солнечных лучей, яркого дневного света и сквозняков. Все окна должны быть снабжены шторами (жалюзи). На окнах должны быть решетки. При искусственном освещении применяются лампы накаливания, использование люминесцентных ламп не рекомендуется. Во избежание нагрева музейные материалы должны находиться на расстоянии 1,5-2 м от отопительных приборов и ламп накаливания. Дверь должна быть металлическая, если нет возможности поставить металлическую дверь, можно использовать крепкую, добротную деревянную дверь с хорошим замком. В помещении необходимо производить влажную уборку, проветривание и чистку экспонатов и витрин.
Все материалы, хранящиеся в музее, разделяются для учёта на ряд однородных групп. Это облегчит работу по учёту и хранению, наблюдение за сохранностью экспонатов. Можно выделить, учитывая материал изготовления, следующие основные группы:
- материал на бумажной основе (документы, книги, фотографии, рисунки и т. п.);
- изделия из металла (оружие, предметы домашнего обихода и т. п.);
- ткани и одежда;
- изделия из дерева и кожи;
- керамика и стекло;
- естественнонаучные коллекции;
- произведения живописи.
Большое значение для сохранности имеет хранительское и экспозиционное оборудование. Самое простое оборудование для этих целей в школьном музее - стеллажи и закрывающиеся шкафы. На стеллажах размещают предметы, которые не боятся пыли и света: керамика, стекло, изделия из металла и т. п. Для лучшей сохранности музейных памятников рекомендуется закрывать стеллажи шторами или полиэтиленовой пленкой. Все остальные предметы, в том числе документы и фотографии, лучше хранить в закрытых шкафах. Шкафы, стеллажи, полки рекомендуется пронумеровать, что позволит сделать соответствующие «топографические» отметки в инвентарной книге и каталожной карточке и будет способствовать быстрому поиску нужного предмета.