Различаются также типы деловых текстов в зависимости от способа синтаксической организации речи, ее пространственно-графического оформления 1) традиционная линейная запись связной речи (закон, автобиография, договор, приговор, обвинительное заключение и др.). 2) трафарет - традиционная линейная запись, содержащая пробелы, которые заполняются переменной информацией (протоколы, справки, чеки, контракты); после заполнения пробелов запись воспринимается в целом как линейная. 3) анкета - перечень заранее подготовленных вопросов и ответов на них (личный листок по учету кадров, заявление абитуриента). 4) таблица - совокупность данных, представленных в словесной и цифровой форме и заключенных в графы по вертикали и горизонтали (отчеты, финансовые ведомости, табели и др.). В одном тексте могут сочетать различные способы подачи информации.
Рассмотрим некоторые жанры административно-коммерческий и юрисдикционной разновидностей ОДС. Начнем с административно-коммерческих, которые по масштабам своего распространения и проникновения в речевую практику любой деятельности затрагивают множество людей.
Деловое досье фирмы
Деловое досье - это набор необходимых документов, регулирующих отношения как внутри фирмы, так и за ее пределами, с другими предприятиями.
Работа с документами является неотъемлемой составляющей труда деловых людей. Работники управления затрачивают на составление, оформление, учет и контроль исполнения многочисленных документов от 20 до 80 % рабочего времени,
Управление предприятием немыслимо без получения информации и ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть управленческой информации фиксируется в документах, т.е. в деловых бумагах, имеющих правовую значимость, В деловой практике документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Нередко документы служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Документирование информации осуществляется в порядке, который устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов. В управленческой деятельности используются разнообразные документы, рукописные, машинописные, составленные на компьютере, полученные по телефаксу, электронной почте и т.д.
Хорошо организованная работа с документами на предприятии обеспечивает оперативность решений. Основная нагрузка по документационному обеспечению управления ложится на разработчиков документов -руководителей всех уровней и сотрудников.
Документы обладают многими функциями, среди которых следует выделить коммуникативную, позволяющую поддерживать внешние связи предприятий и организаций, и юридическую, позволяющую использовать деловые бумаги в качестве доказательств при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов уже изначально наделен юридической функцией: договорная документация, правовые акты государственного управления, нотариально заверенные документы и др.
У каждого жанра существует официально принятая, о чаще утвержденная ГОСТом форма, или сумма реквизитов (обязательных элементов документа), а также схема их расположения, что придает им правовую значимость.. Соответственно жанровой принадлежности делового текста регламентируются и языковые средства, что приводит к использованию устойчивых, клишированных выражений и синтаксических конструкций, проверенных долголетней практикой
Документы сферы управления можно разделить на следующие группы; 1) директивные и информационно-инструктивные: законы, указы, постановления, подзаконные акты, методические указания, инструкции вышестоящих органов; 2) внутренние распорядительные документы (обычно называемые организационно-распорядительными): уставы, приказы, распоряжения, учредительные договоры, решения, докладные и объяснительные записки, справки, письма и факсы и т.д., 3) документы по личному составу, регулирующие трудовые отношения: приказы о приеме, увольнении, переводе и т.д., заявления, характеристики, табели и графики» трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела (данные документы важны, поскольку с их помощью осуществляется право человека на труд, пенсионное обеспечение и т. д.); 4) финансово-бухгалтерские документы, с помощью которых, независимо от форм собственности, ведется установленный государством учет и отчетность (в них отражаются операции фирмы: затраты и расходы, доходы, прибыль, расчеты с поставщиками, клиентами, бюджетом): балансы, различные акты, счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.
Очевидно, что описать каждый из названных жанров в рамках пособия невозможно; некоторые важные сведения можно получить из справочников по делопроизводству и т.п. Обратимся лишь к наиболее употребительным жанрам.
Рассмотрим ситуацию поиска вакантного рабочего места и приема на работу Документы, функционирующие а этой ситуации, дают работодателям представление о том, что за люди претендуют на данную конкретную работу. Представление об этом складывается при знакомстве с их резюме, анкетами, рекомендательными письмами и т.п., а также в ходе собеседования с кандидатами на вакантное рабочее место. Назначение этих жанров - дать работодателю письменное или устное свидетельство о квалификации работника и о его деловых качествах. Здесь будут рассмотрены жанры резюме, заявления, автобиографии.
Резюме — составляемый при приеме на работу документ, в котором сведения об образовании и трудовой деятельности излагаются в обратном хронологическом порядке. Главный принцип составления резюме — подчеркнуть все положительные сильные моменты и сделать незаметными, насколько это возможно, отрицательные слабые стороны. Правильно составленное резюме — рекламный проспект, призванный показать, что собой представляет его податель и чем он лучше других. В резюме нельзя лгать, можно лишь не указывать какие-либо факты. Сообщенные неверные сведения со временем могут стать известными, это может стоить человеку репутации.
Образование указывается с датами, но в обратном порядке. Следует отметить все, что имеет отношение к той специальности или должности, которую хочет занять соискатель. Если учеба совмещается с работой, надо написать и об этом. О местах работы сообщается в обратном порядке с обозначением времени (сроков), мест, должностей, служебных обязанностей. Затем отмечается то, что характеризует автора как работника, но не относится к конкретным служебным обязанностям, например наличие водительских прав, умение работать с компьютером, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности.
В случае, если резюме произвело хорошее впечатление и работодатель заинтересовался автором, последнего могут пригласить на собеседование, во время которого претендент на вакансию имеет шанс оптимально показать свои лучшие качества. В собеседовании обычно участвуют претендент и руководитель предприятия, который желает удостовериться в достаточно высоком уровне квалификации соискателя вакантного места, понять, каковы мотивы его действий, насколько глубока его заинтересованность в данной работе, а также что он знает о характере работы предприятия и о самом предприятии.
Руководитель при этом выступает в роли коммуникативного лидера, обозначая цель беседы и задавая претенденту необходимые вопросы, в то же время он готов ответить и на вопросы собеседника. Коммуникативная цель претендента — убедить руководителя в серьезности своих намерений, в том, что он вполне подходит для данной вакантной должности. Поэтому претенденту необходимо тщательно подготовиться к собеседованию, продумать линию собственного речевого поведения. Так, говорить лучше кратко, информативно, учитывая ожидания собеседника. Следует отвечать на вопросы руководителя прямо, так как уклончивые обтекаемые фразы могут произвести неприятное впечатление и будут расценены либо как некомпетентность, либо как неискренность.
Если собеседование прошло успешно и претенденту предоставляют рабочее место, он пишет заявление о приеме на работу и автобиографию.
Заявление — документ, содержащий просьбу/предложение (в некоторых случаях их краткую аргументацию) какого-либо лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Например, в заявлении о приеме на работу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия, которому адресовано заявление, дата, текст, подпись заявителя. Личное заявление о приеме пишется, как правило, от руки в произвольной форме или на бланке с трафаретным текстом.
Директору школы № 92
Дьяковой Т.И.
(от) Спириной Анны Ивановны,
проживающей по адресу:
Пермь, ул. Сибирская, д.7, кв. 5
Заявление
Прошу принять меня на работу в качестве учителя русского языка и литературы с 21 августа 2000 г.
20.08.0 Подпись
В заявлении используются клишированные синтаксические конструкции: 1) выражающие просьбу: прошу (принять, разрешить, допустить, командировать и т.п.); Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.). 2) вводящие аргументацию: ввиду того что; в связи с тем что, на основании того, что; потому что; так как; учитывая (что?)...