Эта задача требует тщательной подготовки материала для выступления и психологической подготовки выступающего.
Далее приступаем к написанию плана и сценария выступления.
В сценарий входят:
· Структура выступления
· Текст выступления и заключения
· Текст 3-4 модулей основной части
· Список ключевых высказываний
· Визуальные материалы с основными аргументами и тезисами
Принципы подготовки сценария презентации:
1. Формулировка цели «максимум» и цели «минимум»; конкретизация и иерархия задач выступления
2. Составление плана выступления. Перечень частей, их длительность и очередность; возможные перестановки
3. Подготовка конспекта выступления: что сказать слушателям о проблемах, задачах и путях решения
4. Подготовка речевого каркаса: ключевые слова и выражения, лозунги, выделение речевых модулей
5. Выбор формы и стиля выступления, приемы поддержания внимания и интереса аудитории в каждой части. Текст выступления и заключения
6. Подготовка на часто задаваемые агрессивные вопросы
7. Подготовка карточек, помогающих следовать задуманному плану
Главная проблема при передаче информации другим – правильно ее структурировать. Поделив на такие блоки, которые аудитория была бы способна удерживать как единое целое. Таких блоков должно быть не более 3-5, а чтобы слушатели не забывали, как эти блоки связаны, используйте слайды и другие графические средства.
Принципы организации модулей:
На порядок подачи модулей влияют 4 фактора (логика предмета, модель убеждения, хронология, приоритеты).
Логика излагаемого предмета.
Годится для подготовленной аудитории с присутствием лиц, действительно принимающих решения, и в случаях, когда предлагаемое вами явно вытекает из сути задачи и имеющихся средств.
Выбранная модель убеждения.
Выбирается исходя из компетентности, состава и объема аудитории. Различаются по соотношению рациональных и эмоциональных аргументов и по длительности самой презентации. (Например: Модуль 1. Наличная ситуация и грозящие проблемы. Модуль 2. Возможные решения и их недостатки. Модуль 3. Ваше предложение и его универсальность.)
Хронологический порядок.
Отчет по результатам и план работы на будущее, можно построить так: (Модуль 1. Результаты в прошлом. Модуль 2. Результаты в настоящем. Модуль 3. Возможные результаты в будущем и пути их достижения.)
Приоритетность.
Ситуация, где следует начать с самого важного
Логические мостики:
Скрепляющий материал (связки) – это выразительные переходы от одного слайда презентации к другой, от одной части к следующей.
Логические переходы уместны:
· От вступления к основной части и от основной части к заключению
· Между основными модулями основной части
· Между основным текстом и определениями, резюмирующими фразами, фактическими примерами
· Между слайдами или другими графическими материалами
Уже во время выступления оратору приходится контролировать сразу три различных фактора
· Содержание выступления
· Поведение аудитории
· Собственное поведение
Владение этим достигается постоянными тренировками. Если Вы выступаете перед аудиторией не часто или даже впервые, не лишним будет проба у зеркала, перед близкими людьми, мнением которых Вы дорожите. Особую помощь себе Вы окажите, если запишите свое выступление на диктофон и видео с последующим просмотром. Предварительная репетиция и подготовка перед выступлением – самое надежное средство от нервозности и страхов
Вы вышли к аудитории:
Основной контекст, который необходимо создать оратору – это доверие к себе. Нет доверия к вам – нет доверия к вашим фактам, призывам, аргументам.
Своим поведением вам надо суметь понравиться с первого взгляда и создать впечатление своей значимости и признанности. Слушатели, прежде чем начать хоть сколько – нибудь прислушиваться к словам оратора, оценивают его внешность, поведение, одежду. Большая часть такой оценки происходит бессознательно.
Что предусмотреть?
Ваша осанка. Она имеет много общего с Вашим внутренним настроением. Стойте прямо, свободно, не следует раскачиваться, скручивать ноги, широко их расставлять. Стоять, как столб тоже не следует.
Руки. Выберите для рук исходную позицию, в которую Вы можете вернуться после каждого жеста. Не складывайте их, как при молитве. Займите руки карточками с тезисами, если затрудняетесь держать их свободными. Не закладывайте руки за спину. Вы будите выглядеть застенчивыми, еле сдерживающими себя буквально руками.
Взгляд. Смотрите прямо на слушателей. Делайте это не суетливо. Корпус идет следом за взглядом. Если Вам следует что-то прочесть, то не забывайте при этом постоянно выглядывать из-за своего листочка.
Жестикуляция. Уместность жестов нарабатывается в ходе тренировки, которую важно провести до мероприятия.
Одежда. Ваша одежда и аксессуары важны не меньше. Здесь действует правило как для мужчин, так и для женщин: ничто не должно отвлекать от Вашей речи. Консервативность в этом случае гораздо уместнее экстравагантности. Скромные, приглушенные тона предпочтительнее, чем яркие и кричащие.
Вступление должно состоять из следующего:
1. Стартового сигнала. Примеры: случай, произошедший недавно и имеющий отношение к теме; известная цитата или пословица; риторический вопрос; история, шутка, притча, небольшое представление, опыт, демонстрация.
2. Приветствия.
3. Представления себя слушателям и упоминание о своей компетенции в данной области.
4. Информации о цели, содержании и плане Вашего доклада.
· Выйдя перед аудиторией, не начинайте говорить сразу. Займите себя, сек. 5. например, рассматриванием, как сидят слушатели, как сложены их руки, во что они одеты. Это поможет настроиться на аудиторию и забыть о своем волнении.
· Первые несколько фраз следует выучить наизусть и произвести их четко и неторопливо. Такое начало задает темп всей презентации.
· Никогда не надейтесь, что сможете сказать пару слов для начала. Кто провалил вступление, всегда производит впечатление неподготовленного, некомпетентного, неуверенного в себе человека.
Прекрасные ораторы всегда управляли другими людьми. Какими секретами обладали великие ораторы? Что помогало им блестяще выступать публично и вызывать восторженные симпатии у аудитории? Есть несколько секретов ораторского искусства:
1.Меняйте интонации
Демосфен говорил: «Самое важное в искусстве речи – это, во-первых, произнесение, во-вторых, произнесение и, в-третьих, произнесение». С трудом верится, что «КАК я говорю» намного важнее того, «ЧТО я говорю». Но это так. С помощью интонации можно выразить не только основной смысл предложения (утверждение, вопрос, восклицание, побуждение), но и придать тончайшие нюансы и окрасить речь нужными красками. Оратор без интонации – не оратор. Монотонную речь вы можете применить, если ваша задача - усыпить аудиторию. Если нет, окрашивайте интонационно вашу речь, придавайте ей яркие оттенки и мелодическое разнообразие.
Тренируйте дикцию, четкость своей речи – для этого идеально подойдут скороговорки или фонетические упражнения. Хорошая, поставленная дикция напрямую связана с темпом, то есть скоростью речи. Помните, что оптимальный темп членораздельной русской речи – около 120 слов в минуту.
2. Выбросьте шпаргалку
Старайтесь говорить без бумажки. Иначе зрители сделают вывод лишь о том, что вы не знаете своей речи, не знаете того, о чем говорите. Аудитории сложно доверять такому оратору. Но самое страшное, что в случае чтения, а не полноценного выступления, невозможно поддерживать зрительный контакт с аудиторией. Между оратором и публикой возникает незримая стена, и речь об установлении контакта уже не идет.
Кроме того, большинство ораторов ошибаются и сбиваются именно потому, что не могут найти нужный отрывок речи в своих бумажках во время выступления. Оптимальный вариант — наличие плана или тезисного плана плюс информации, которую сложно запомнить: статистические данные, цитаты.
3. Говорите максимально ясно
Задача любого оратора – четко и ясно донести до аудитории необходимую информацию, мысли и эмоции. У каждого из нас собственные опыт, взгляды и видения. Поэтому чтобы минимизировать искажение и интерпретацию информации публикой, выражайтесь так, чтобы каждый из аудитории понял именно то, что вы хотели донести.
Не используйте длинные сложноподчиненные предложения. Разбейте их лучше на несколько коротких, используйте паузы и нужные интонации, чтобы расставить смысловые акценты. Не используйте сложной терминологии, если вы не уверены, что 100% аудитории правильно поймут вас.
4. Сделайте речь наглядной
Даже абстрактные понятия желательно конкретизировать и представить наглядно с помощью удачно подобранных примеров, метких сравнений, неожиданной статистики, каких-либо образов. Какой из примеров кажется вам наиболее ясным и наглядным: а) «Самый длинный мост в мире расположен в Канаде и имеет длину 11 километров»; б) «Представьте себе мост, на котором может свободно расположиться пробка из более чем 3000 машин. Понадобится два часа, чтобы пешком пройти по такому грандиозному сооружению. Длина моста, если бы она была высотой дома, составила бы 3660 этажей. Чтобы измерить такой мост, потребовалось бы более трех с половиной тысяч штук средних по размеру рулеток. Считаете это фантастикой? Нет, такой мост существует в Канаде, имеет длину 11 километров и построили его в 1997 г.»? 5. Используйте раздаточный материал. Убедительность вашего выступления возрастет во много раз, если вы принесете заранее подготовленные схемы, диаграммы, рисунки, фотографии.