На основании предоставленного рабочей группой, созданной в Рособразовании и занимающейся вопросом перевода образовательных учреждений в АУ, материала, содержащего перечень образовательных учреждений, подведомственных Рособразованию, которые могут быть переведены в форму АУ, обоснование целесообразности данного перевода, включающее в себя разработанную стратегию развития каждого ОУ при переходе в АУ и программу развития создаваемого АУ, руководство Рособразования принимает решения о возможности перевода указанного перечня образовательных учреждений в форму АУ.
Рабочая группа, созданная в Рособразовании и занимающаяся вопросом перевода образовательных учреждений в АУ, после согласования с руководством Рособразования перечня образовательных учреждений, планируемых к переводу АУ, направляет в определенные перечнем федеральные образовательные учреждения письма с инициативой и описанием целесообразности перевода выбранного ОУ в АУ.
2-й этап. Подготовка Постановления Правительства РФ о создании автономного учреждения путем изменения типа существующего федерального образовательного учреждения.
Руководство федерального образовательного учреждения рассматривает полученное от Рособразования письмо с инициативой и описанием целесообразности перевода ОУ в АУ и в течение 2 месяцев с момента получения соответствующего письма организовать общее собрание (конференцию) высшего коллегиального органа учреждения и принять решение о возможности или невозможности перехода конкретного ОУ в АУ.
После получения письма Рособразования с инициативой и описание целесообразности перехода ОУ в АУ руководитель федерального учреждения профессионального образования должен в срок, не превышающий двух месяцев с момента получения данной инициативы, уведомить Рособразование о решении принятом на общем собрании высшего коллегиального органа учреждения.
Принятие решения о возможности перевода федерального образовательного учреждения профессионального образования в форму АУ руководителем учреждения должно быть оформлено в виде приказа или распоряжения, т.к. процесс перевода представляет собой достаточно длительный и трудоемкий процесс, описание полного цикла которого представлено ниже, требующего временных, материальных и человеческих ресурсов.
После издания руководителем ОУ приказа или распоряжения о начале работ по подготовке к переводу федерального учреждения профессионального образования в форму АУ необходимо определить состав рабочей группы (или выделить структурное подразделение учреждения), которая в дальнейшем будет заниматься всеми вопросами перехода.
В состав рабочей группы (или структурного подразделения) следует включить:
- представителей административного персонала, в частности заместителей руководителя учреждения по образовательной и научной деятельности, административно-хозяйственной деятельности;
- представителей бухгалтерии, в частности главного бухгалтера или его заместителя;
- представителей планово-экономических подразделений учреждения, в частности руководителей данных подразделений и экономистов, которые будут непосредственно выполнять технические работы, связанные с переводом ОУ в АУ;
- иных сотрудников, которых руководитель считает необходимым включить в рабочую группу (или структурное подразделение), занимающуюся вопросом перевода ОУ в АУ.
Руководителю федерального учреждения профессионального образования необходимо назначить руководителя рабочей группы (или структурного подразделения) и определится с формами и периодичностью отчета о деятельности рабочей группы (или структурного подразделения).
В случае значительной загруженности сотрудников ОУ и невозможности выделения отдельного структурного подразделения, занимающегося вопросом перевода ОУ в АУ целесообразно привлекать к данной работе сторонние консалтинговые организации, имеющие опыт в данной сфере и квалифицированный персонал, знакомый с требованиями законодательства об автономных учреждениях и работой бюджетных учреждений федерального уровня. При этом создание рабочей группы в рамках федерального учреждения профессионального образования сохраняет свою актуальность, т.к. сторонней консалтинговой организации в процессе работы над переводом учреждения ОУ в АУ необходимо запрашивать данные и иную информацию о деятельности учреждения. В этом случае консалтинговая компания будет выполнять часть функций рабочей группы, определенную в техническом задании к договору с этой компанией.
Без заключительной и вступительной отчетности учреждению при изменении типа не обойтись, а подтверждением учетных данных служит инвентаризация имущества и обязательств.
При проведении инвентаризации федеральное ОУ должно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее – Методические указания), которыми руководствуются некоммерческие организаций, т.е. и бюджетные учреждения.
Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в образовательных учреждениях должна проводиться в соответствии со следующими документами:
- Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 № 25н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету»
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49.
Основными целями инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения в учете обязательств.
В Методических указаниях выделены следующие этапы проведения инвентаризации:
- подготовительный;
- проверка наличия имущества и обязательств;
- сравнительно-аналитический;
- заключительный.
На начальном этапе осуществляются все подготовительные мероприятия: выделяются объекты, подлежащие проверке в течение и на конец года, и материально ответственные за них лица, создается инвентаризационная комиссия и распределяются обязанности между ее участниками. На следующем этапе проверяется фактическое наличие имущества и обязательств, о чем производятся соответствующие записи в инвентаризационной описи (акте). Далее сопоставляется фактическое наличие имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения и причины их возникновения. Оформление результатов проверки - заключительный этап, на котором приводятся в соответствие данные учета и инвентаризации.
Общий контроль проведения проверки наличия имущества и обязательств, документального оформления ее результатов, а также отражение в учете выявленных расхождений входит в обязанности бухгалтерской службы. Именно она должна проконтролировать, чтобы на подготовительном этапе материально ответственными лицами были переданы комиссии последние приходные и расходные документы и отчеты. По этим документам бухгалтер корректирует в учете остатки имущества к началу проведения проверки.
Проведение инвентаризации начинается с издания приказа руководителя о ее проведении, в котором указываются состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также даты начала и окончания инвентаризации.
Бюджетное учреждение, перед тем как стать автономным, руководствуется описями, перечисленными Госстандартом в Общероссийском классификаторе управленческой документации, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299:
- опись ценных бумаг (код 0504081);
- опись остатков на счетах учета денежных средств (код 0504082);
- опись задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (код 0504083);
- опись состояния государственного долга в ценных бумагах и по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (коды 0504084, 0504085);
- опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (код 0504086), наличных денежных средств (код 0504088);
- опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (основные средства, нематериальные активы, материальные запасы) (код 0504087);
- опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (код 0504089);
- опись расчетов по доходам (код 0504091);
- ведомость расхождений по результатам инвентаризации (код 0504092).
Согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.98 № 88 инвентаризационные описи составляются по проверяемым:
- объектам основных средств (форма N ИНВ-1);
- материально-производственным запасам (форма N ИНВ-3);
- ценным бумагам и бланкам строгой отчетности (форма N ИНВ-16).