Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием различных носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый письменный документ - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма, т.е. его изображение на экране монитора.
При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть:
• простые орудия (ручки, карандаши и др.);
• механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);
• компьютерная техника.
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В течение многих веков наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней сейчас широко используются и другие носители, в частности, машинные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.
Данный раздел дисциплины насыщен новыми терминами, поэтому для его успешного освоения рекомендуется с помощью терминологических словарей и справочников выяснить некоторые определения, в первую очередь следующих понятий:
- делопроизводство;
- документооборот;
- документоведение;
- документ;
- реквизиты документа;
- система документации;
- дело (в делопроизводстве);
- номенклатура дел.
1.2.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела
1) В чем основные отличия официальных документов от документов личного происхождения?
2) Каковы основные разновидности управленческой документации?
3) Как определяется объем документооборота?
4) Какие типы документопотоков различают в офисной деятельности?
5) Что дает регистрация документов?
6) Какие документы называют формулярами и каковы их разновидности?
7) Какие нормативные акты регулируют требования к оформлению официальных документов?
8) Какие реквизиты официальных документов являются типовыми?
9) В чем состоит деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов? Для чего, каким способом и какими организациями она производится?
10)Каковы основные этапы документооборота?
11)В чем преимущества и недостатки схем централизованного и децентрализованного документооборота?
12)Что подразумевает регистрация документа? Для чего она нужна?
13)Как в документообороте используются информационно-поисковые системы?
14)Для чего необходим контроль исполнения документов, в чем он состоит?
15)Как организуется оперативное хранение управленческих документов?
1.3 Информационная поддержка делопроизводства [1-5]
Правильное направление развития предприятия обычно определяется тем, какие потребности необходимо удовлетворить и какой именно целевой группы потребителей, а также технологиями, которые будут использоваться, и функциями, которые будут осуществляться при работе на целевом рынке. В развитии современного бизнеса предприятий решающее значение приобретают вопросы насыщения производства соответствующими потоками информации и управление этими потоками.
Такая ситуация привела к появлению новых стандартов информа-ционной поддержки предприятия, а также новых видов предпринима-тельской деятельности, связанных с информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением инструментальных сред, автоматизирующих управление информационными процессами, управление документо-оборотом и др.
В стандартном пакете MS Office присутствует приложение, предназначенное для автоматизации управления ходом работ (MS Outlook). В профессиональных версиях MS Office имеются специаль-ные программные средства управления корпоративными проектами, оптимизации бизнес-процессов, автоматизации документооборота и пр.
1.3.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела
1) Какого рода информация может повлиять на деятельность предприятия?
2) Какие информационные потоки являются для предприятия внешними, а какие – внутренними?
3) Что называют бизнес-процессом и что включают в его описание?
4) Что подразумевается под кросс-функциональным решением проблем?
5) Каков принцип организации процессорных структур?
6) Как использование информационных технологий может повлиять на бизнес-процессы?
7) Что такое «система», каковы ее основные признаки?
8) Каково общее содержание системного анализа проблемы?
9) Как организованы иерархические системы управления?
10) Чем отличается деление систем управления по отраслевому и территориальному принципу?
11) Каковы особенности прямых и обратных управляющих связей?
12) Как влияют на управляющие сигналы положительные и отрицательные обратные связи?
13) Какова общая структура офисного управления?
14) Как разделены уровни принятия управленческих решений между менеджерами высшего, среднего и первичного звеньев?
15) Что называют консалтингом и каковы его основные задачи?
16) Каковы основные этапы консалтинговых проектов?
17) Что включают в понятие CALS-технологий? Какие составляющие CALS-технологий имеют отношение к офисной деятельности?
1.4 Аппаратное, программное и организационное обеспечение
офисных технологий [1-3, 6, 7]
В составе комплекса аппаратных средств обеспечения информационных офисных технологий выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.
Средства компьютерной техники составляют базис всего комплекса аппаратных средств информационных технологий и предназначены, прежде всего, для обработки и преобразования различных видов информации, используемой в офисной деятельности.
Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности - передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают использование разнообразных методов и технологий, в т.ч. с применением компьютерной техники.
Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях.
Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.
Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.
В их составе выделяют:
• тестовые и диагностические программы;
• антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые процессоры (оболочки).
Прикладные программные средства можно классифицировать следующим образом:
• системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;
• системы подготовки презентаций;
• системы обработки финансово-экономической информации;
• системы управления базами данных;
• информационные системы;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления;
• прочие системы.
Необходимо заметить, что всякая классификация программных средств является условной. Часто одну и ту же программу можно отнести к различным классам.
Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:
• нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;
• инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;
• инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.
1.4.1 Вопросы для самостоятельного изучения раздела
1) Каковы основные компоненты компьютерной системы?
2) Какие действия выполняет процессор?
3) Каково назначение оперативной памяти?
4) Какие существуют устройства внешней машинной памяти?
5) Что составляет видеосистему компьютера?
6) В чем отличие растровых и векторных графических режимов?
7) Какие существуют устройства ввода-вывода информации?
8) Какую роль в компьютере играет системная плата?
9) Каково назначение операционной системы?
10) Какие существуют устройства коммуникационной и организационной техники?
11) Как организуется хранение информации в компьютере?
12) Какие приемы работы с текстами, таблицами, изображениями и другими видами информации считаются основными?
1.5 Сетевые информационные технологии [1-3, 7]
Основные преимущества сетевых технологий проявляются при необходимости:
- коллективной обработки данных;
- совместного использования оборудования и программ.
Тема сетевых информационных технологий достаточно обширна по числу понятий и излагается в учебной литературе с различной степенью подробности и новизны. В целом при изучении данного раздела дисциплины следует ориентироваться на следующие основные цели:
1) получить представление о назначении и структуре локальных и глобальных компьютерных сетей;
2) познакомиться с основными сервисами компьютерных сетей и возможностями Интернета.