По решению руководителя государственного органа заверенную копию должностного регламента направляют при необходимости в другие подразделения государственного органа.
Один экземпляр должностного регламента храниться в личном деле гражданского служащего, другой передается вместе со служебным контрактом гражданскому служащему.
Требования должностного регламента являются обязательными для должностного лица, проходящего службу в данной должности, с момента подписания контракта и ознакомления с должностным регламентом под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения из государственных органов, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.
ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ!
Согласно статьи 24 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ должностной регламент относится к существенными условиями служебного контракта.
Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Примерная форма служебного контракта установлена Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации».
В Указе определено, что должностной регламент прилагается к служебному контракту. Поскольку служебный контракт приобщается к личному делу государственного гражданского служащего, должностной регламент также должен быть включён в состав личного дела.
В соответствии с частью 1 статьи 47 Федерального закона должностной регламент является составной частью административного регламента государственного органа. При последующей разработке административного регламента государственного органа необходимо будет учитывать положения всех должностных регламентов.
В должностной регламент в обязательном порядке должны быть включены все разделы. Исключение составляет раздел 10, который не формируется для должностей, не осуществляющих непосредственно участие в предоставлении государственных услуг гражданам и организациям.
Приложение.
Стандарт описания функций специалистов
Раздел 1. Правила описания функций
1.1 При описании стандартных формулировок функции знак <…> обозначает место, в которое вставляется описание предмета ведения отдела (сектора) государственного органа Республики Коми.
1.2 При описании стандартных формулировок функции текст в угловых скобках, выделенный курсивом, заменяется соответствующим смысловым текстом.
1.3 При описании стандартных формулировок функции текст, заключенный в квадратные скобки [], может опускаться.
1.4 При описании стандартных формулировок функции два или более слов (фраз), разделенных точкой с запятой и заключенных в фигурные скобки {;}, обозначают выбор одного (любого) из приведенных слов (фраз). Одновременно может быть выбрано несколько слов (фраз). Текст, заключенный в фигурные скобки, не может быть опущен полностью (за исключением случаев, когда фигурные скобки находятся внутри квадратных).
2. Допустимые формулировки описания аналитических функций
2.2 анализирует {проекты нормативных правовых актов; проекты договоров; проекты учебных планов; целевые программы; проекты целевых программ, ...} <органов исполнительной власти Республики Коми, отделов Министерства>, представленные для согласования
2.3 готовит <вид информационно-аналитических материалов[1]> для {[кого], <чего>[2]}
2.4 готовит {аналитические; информационно-аналитические; информационные} материалы {о <чём>; по поручению руководителей Министерства} [3]
2.5 разрабатывает предложения о <чём> для <чего>
2.6 разрабатывает предложения к проектам <…>, представленным на согласование
2.7 разрабатывает [{долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные}] прогнозы <…>
3. Допустимые формулировки описания нормативно-регулятивных функций
3.2 разрабатывает проект <…>[4]
4. Допустимые формулировки описания контрольных функций
4.1 ведет {учет; реестр; перечень; журнал, …} <тип учитываемой информации>
4.2 проверяет <вид документа; информационно-аналитические материалы> на соответствие <чему>
4.3 проверяет исполнение условий {договоров <…>, контрактов <…>}
4.4 выступает в качестве эксперта в составе {комиссии; группы} <название комиссии>
5. Допустимые формулировки описания исполнительно-распорядительных функций
5.1 готовит пакет документов для размещения государственного заказа Министерства на <…>
5.2 готовит расчеты <чего> <для чего>
5.3 готовит бюджетные заявки <куда> <для чего>
5.4 готовит проекты {договоров <…>; контрактов <…>}
6. Допустимые формулировки описания функций предоставления услуг
6.1 разрабатывает методические рекомендации {о <…> ; по вопросам <…>}
6.2 проводит консультации для <граждан, юридических лиц, специалистов органов исполнительной власти Республики Коми, специалистов органов местного самоуправления и т.п.> {о <…> ; по вопросам <…>}
6.3 проводит выступления для <кого> <о чём>
6.4 готовит проекты письменных ответов на <типы входящих документов>[5]
7. Допустимые формулировки описания организационных функций
7.1 исполняет функции организатора проведения {заседаний комиссии <наименование>; совещаний <…>; семинаров <…>; ярмарок <…>; выставок <…>; форумов <…> и т.п. }[6]
8. Допустимые формулировки описания обеспечивающих функций
8.1 ведет делопроизводство в отделе
8.2 формирует библиотеку[7] отдела
8.3 формирует заявки на материально-техническое обеспечение деятельности отдела
8.4 ведет личные дела <…>[8]
8.5 формирует личные дела <…> [9]
8.6 проводит сбор информации[10] для <кого, чего>
Раздел 2. Рекомендации по описанию функций
1. Слова-паразиты
В стандарте не предусмотрено использование широко распространенных слов «организует», «обеспечивает», «координирует», «осуществляет», «содействует», «совершенствует», «взаимодействует», «участвует», «контролирует», «в пределах компетенции», «в установленном порядке». Они должны быть заменены в зависимости от реального наполнения (реально выполняемой функции). Так, слово «организует» может быть заменено, например, «исполняет функции организатора».
Слова «координирует», «осуществляет», «содействует», «совершенствует», как правило, не несут самостоятельной смысловой нагрузки. Они должны заменяться в зависимости от того, каково реальное содержание этих функций. Возможно, придется заменить одну функцию на несколько.
2. Комментарии к отдельным формулировкам стандарта
Из формулировок функций исключаем сроки исполнения функций (ежемесячно, ежеквартально и т.п.).
При описании функции «анализирует» не используются слова: «ситуация», «опыт», «уровень» и т.п., поскольку анализируются конкретные нормативные правовые акты, документы, информационно – аналитические материалы по определенным вопросам, направлениям.
Функция «анализирует» появляется только в том случае, если после неё следует следующая функция: «разрабатывает (проекты, предложения)», «готовит аналитические, информационно-аналитические, информационные материалы и т.д.». Таким образом, функция 2.1используется в связке с функцией 2.5, соответственно функция 2.2 используется в связке с функцией 2.6.
Функция «анализирует» уже подразумевает и сбор информации, и рассмотрение документов. Исключением является ситуация, когда сбор информации проводится другим специалистом, должность которого относится к категории «обеспечивающие специалисты», в таком случае выделяем функцию отдельно.
Функция «готовит» также подразумевает сбор информации. Исключением является ситуация, когда сбор информации проводится другим специалистом, должность которого относится к категории «обеспечивающие специалисты», в таком случае выделяем функцию отдельно.
При формулировании функции подготовки информации используем словосочетание «комплексная информация», сводной информации быть не должно (готовит комплексную информацию о <…>).
Мониторинг, то есть продолжающееся во времени наблюдение за объектами и процессами в их динамике, не является самостоятельной функцией. Это просто сбор информации, на основании которой принимаются решения, и в этом смысле не является функцией, поскольку не имеет конечного результата.
В случае наличия функции отдела «проводит экспертизу…» стандарт описания функций специалистов следующий: