2.6.16. Контракты (договора) – документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
2.6.17. Предложения - разновидность докладной, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
2.6.18. Отзывы - документы, содержащие мнение учреждения специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.
2.6.19. Планы – документы, устанавливающие точный перечень намеченных к проведению работ или мероприятий, а также их последовательность и объем, сроки выполнения, исполнителей, источники финансирования и т.д.
2.6.20. Отчеты – документы, содержащие сведения о выполнении плана, заданий, подготовке мероприятий или поручений, проведения мероприятий.
2.6.21. Характеристики – документы, содержащие описание отдельных свойств, достоинств и недостатков в характере определенного лица. Заверяется печатью организации. На характеристике обязательно указывается дата составления.
2.6.22. Правила – служебные документы, регламентирующие или предписывающие какие-либо действия, вытекающие из каких-либо норм (например, Основные правила работы ведомственных архивов).
2.7. Перечень вопросов, по которым заместителя федерального министра вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
В соответствии со своей компетенцией заместитель федерального министра принимает участие в подготовке нормативно-правовых актов:
2.7.1 законов Российской Федерации по вопросам развития системы государственной службы;
2.7.2 законов Российской Федерации по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики;
2.7.3 указов Президента Российской Федерации по вопросам развития системы государственной службы;
2.7.4 указов Президента Российской Федерации по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики;
2.7.5 постановлений Правительства Российской Федерации по вопросам развития системы государственной службы;
2.7.6 постановлений Правительства Российской Федерации по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики.
2.8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования и принятия проектов решений по замещаемой должности заместителя федерального министра.
2.8.1. Подготовка проектов документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению государственного управления;
2.8.2. Ответственность за подготовку документов несут руководители соответствующих структурных подразделений, руководители Департаментов, Управлений и Отделов в соответствии с их компетенцией;
2.8.3. Не допускается принятие повторных постановлений, если не выполнены ранее принятые, и постановлений о внесении изменений, если со дня их принятия прошло не менее 3 месяцев;
2.8.4. Предварительная экспертиза проектов документов возлагается на Управление организационной, контрольной работы;
2.8.5. В документах должны быть указаны:
- точные наименования организаций-исполнителей, фамилии руководителей и сроки выполнения заданий;
- поручения о контроле;
- пункт о признании утратившими силу предшествовавших документов, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- пункт о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения, или когда новый документ принят (издан) взамен ранее принятого;
2.8.6. Оформляются документы на специальных бланках установленного образца.
2.8.8. На оборотной стороне последнего листа проекта постановления, распоряжения и др. располагаются подписи согласования (визирования). Приложения к постановлениям подписываются заместителем руководителя федерального ведомства, в компетенции которого находится данный вопрос.
2.8.8. Срок рассмотрения проектов документов, представленных на согласование должностному лицу, не должен превышать двух рабочих дней.
2.8.9. Замечания заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (лист разногласий).
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.
Обеспечение качества составления и оформления проектов документов, ответственность за точность их содержания, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект замечаний согласующих организаций и структурных подразделений, возлагается на руководителей структурных подразделений, представивших проект на рассмотрение.
2.8.10. Проекты документов, подготовленные во исполнение указаний вышестоящих органов, представляются на рассмотрение руководству в двухнедельный срок после их регистрации, если не установлен другой срок.
2.8.11. Вопросы, по которым проекты постановлений не представлены в установленный срок, считаются не подготовленными. В этом случае ответственные за подготовку проекта постановления готовят докладную записку на имя Руководителя федерального ведомства с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса.
2.8.12. Постановления, распоряжения дорабатываются исполнителем, с учетом высказанных замечаний и предложений, в 2-дневный срок, кроме случаев, когда устанавливается иной срок.
Ответственность за своевременную доработку постановлений несут руководители структурных подразделений аппарата федерального ведомства, готовивших проект.
2.8.13. Документы на подпись представляются Начальником Управления организационной и контрольной работы.
2.8.14. Датой указанных видов документов является дата их подписания или регистрации. На совместных документах указывается единая дата (самая поздняя дата подписания) и проставляется регистрационный номер, присвоенный каждой организацией, от имени которой издается документ.
2.8.15. Постановления и распоряжения после их регистрации сдаются в сектор регистрации и контроля, где они оформляются и рассылаются согласно списку рассылки в 2-дневный срок.
2.8.16. Внесение каких-либо исправлений в подписанные документы запрещено.
2.8.17. Подписанные документы тиражируются в соответствии со списком. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью сектора регистрации и контроля.
2.8.18. Замена разосланных экземпляров документов при обнаружении орфографических и технических ошибок может быть произведена только с соответствующего разрешения.
2.9. Порядок служебного взаимодействия заместителя федерального министра в связи с исполнением должностных обязанностей с гражданскими служащими в том же государственном органе, гражданскими служащими других государственных органов, гражданами и организациями.
Осуществляются в порядке, представленном в матричной схеме №1, в которой вводятся следующие обозначения видов организационно-правовых действий по подготовке, согласованию и принятию управленческих решений, которые имеют следующие обозначения:
ПП – подготовка предложений: сбор, анализ, обобщение, подготовка и направление исходной информации и предложений, требуемых для подготовки решения в установленные сроки;
ПР – подготовка проекта решения: организация работ по подготовке решения, сбор, анализ и обобщение дополнительной информации, определение круга лиц и организаций, необходимых для привлечения к участию в подготовке решения и экспертизе проекта решения, организация экспертизы проекта решения;
УР – участие в обсуждении проекта решения: подготовка замечаний и предложений, направленных на улучшение качества проекта решения;
СР – согласование проекта решения: рассмотрение проекта решения, обоснование замечаний и внесение предложений, визирование проекта решений;
О – обсуждение проекта решения: рассмотрение проекта решения, внесение замечаний и предложений, выработка коллегиального решения;
Р – принятие решения: рассмотрение и утверждение документа.
При разработке проектов Регламента используются положения, проекты положений соответствующих подразделений, законодательные акты, решения органов государственной службы, устав предприятия или положение о соответствующем органе государственного управления, другие нормативные документы.
Схема такого Регламента представляет собой таблицу матричного типа, в которой отражены состав и содержание задач и конкретных функций управления определенной сферой деятельности. По каждой функции в соответствии с выбранной технологией распределения полномочий по подготовке, согласованию и принятию решений устанавливается индексация организационно-правовых действий. Эти полномочия распределяются между структурными подразделениями и должностными лицами в соответствии с оптимальной степенью технологического разделения управленческого труда.
Типовая схема функционального и технологического разделения труда в аппарате управления для федеральных органов государственной власти включает работы в следующей последовательности.
3. Прогнозирование развития соответствующей сферы экономики, выходной документ – технико-экономическое обоснование прогнозов.