4.6.6 Справка – документ, содержащий описание тех или иных фактов или событий. В справе обычно содержится сообщение об определенных проверках, обследованиях, командировках и т.д. Справка бывают служебного и личного характера. Служебные составляются по указанию, запросу должностного лица или вышестоящей организации.
4.6.7 Обзор – документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о научных и других работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.
4.6.8 Сводка – документ, представляющий собой сообщение сведений по одному вопросу (сводки значений предложений и т.д.).
4.6.9 Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, предложений и предназначений, в основном, для устного прочтения.
4.6.10 Предложение - разновидность докладной, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
4.6.11 Пояснительная записка – введение или заключение к какому-либо основному документу (плану, отчету, проекту и т.п.). Объяснительная записка – письменное изложение причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий, отступления от установленных правил работы и т.д.
4.6.12 Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.
4.6.13. Правила (участие в подготовке) – служебные документы, регламентирующие или предписывающие какие-либо действия, вытекающие из каких-либо норм (например, Основные правила работы ведомственных архивов).
4.6.14. Тезисы – сформулированная основная мысль, положение доклада, лекции, статьи первичного документа. Могут быть краткими и развернутыми. Не содержат пояснений.
4.6.15. Статья:
- дискуссионная – научный документ, содержащий спорные положения и публикуемый с целью обсуждения этих положений в печати;
- научно-методическая – научный документ, содержащий описание методом конкретного научного исследования;
- теоретическая – научный документ, освещающий результаты теоретических исследований, заключающихся в выявлении закономерностей, присущих изучаемому объекту, и разработке научных гипотез.
4.7. Перечень вопросов, по которым советник руководителя федерального органа вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
В соответствии со своей компетенцией принимает участие в подготовке нормативно-правовых актов:
4.7.1 законов Российской Федерации по вопросам развития системы государственной службы (участие в подготовке проектов);
4.7.2 законов Российской Федерации по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики (участие в подготовке проектов);
4.7.3 указов Президента Российской Федерации по вопросам развития системы государственной службы (участие в подготовке проектов);
4.7.4 указов Президента Российской Федерации по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики (участие в подготовке проектов);
4.7.5 постановлений Правительства Российской Федерации по вопросам развития системы государственной службы (участие в подготовке проектов);
4.7.6 постановлений Правительства Российской Федерации по вопросам развития подведомственной сферы (отрасли) экономики (участие в подготовке проектов).
4.7.7. Нормативных документов соответствующего федерального ведомства.
4.8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования и принятия проектов решений по замещаемой должности советника руководителя федерального органа
4.8.1. Подготовка проектов документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению государственного управления;
4.8.2. Ответственность за подготовку документов несут руководители соответствующих структурных подразделений, руководители Департаментов, Управлений и Отделов в соответствии с их компетенцией;
4.8.3. Не допускается принятие повторных постановлений, если не выполнены ранее принятые, и постановлений о внесении изменений, если со дня их принятия прошло не менее 3 месяцев;
4.8.4. Предварительная экспертиза проектов документов возлагается на Управление организационной, контрольной работы;
4.8.5. В документах должны быть указаны:
- точные наименования организаций-исполнителей, фамилии руководителей и сроки выполнения заданий;
- поручения о контроле;
- пункт о признании утратившими силу предшествовавших документов, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- пункт о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения, или когда новый документ принят (издан) взамен ранее принятого;
4.8.6. Оформляются документы на специальных бланках установленного образца.
4.8.8. На оборотной стороне последнего листа проекта постановления, распоряжения и др. располагаются подписи согласования (визирования). Приложения к постановлениям подписываются заместителем руководителя федерального ведомства, в компетенции которого находится данный вопрос.
4.8.8. Срок рассмотрения проектов документов, представленных на согласование должностному лицу, не должен превышать двух рабочих дней.
4.8.9. Замечания заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (лист разногласий).
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.
Обеспечение качества составления и оформления проектов документов, ответственность за точность их содержания, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект замечаний согласующих организаций и структурных подразделений, возлагается на руководителей структурных подразделений, представивших проект на рассмотрение.
4.8.10. Проекты документов, подготовленные во исполнение указаний вышестоящих органов, представляются на рассмотрение руководству в двухнедельный срок после их регистрации, если не установлен другой срок.
4.8.11. Вопросы, по которым проекты постановлений не представлены в установленный срок, считаются не подготовленными. В этом случае ответственные за подготовку проекта постановления готовят докладную записку на имя Руководителя федерального ведомства с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса.
4.8.12. Постановления, распоряжения дорабатываются исполнителем, с учетом высказанных замечаний и предложений, в 2-дневный срок, кроме случаев, когда устанавливается иной срок.
Ответственность за своевременную доработку постановлений несут руководители структурных подразделений аппарата федерального ведомства, готовивших проект.
4.8.13. Документы на подпись представляются Начальником Управления организационной и контрольной работы.
4.8.14. Датой указанных видов документов является дата их подписания или регистрации. На совместных документах указывается единая дата (самая поздняя дата подписания) и проставляется регистрационный номер, присвоенный каждой организацией, от имени которой издается документ.
4.8.15. Постановления и распоряжения после их регистрации сдаются в сектор регистрации и контроля, где они оформляются и рассылаются согласно списку рассылки в 2-дневный срок.
4.8.16. Внесение каких-либо исправлений в подписанные документы запрещено.
4.8.17. Подписанные документы тиражируются в соответствии со списком. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью сектора регистрации и контроля.
4.8.18. Замена разосланных экземпляров документов при обнаружении орфографических и технических ошибок может быть произведена только с соответствующего разрешения.
4.9. Процедуры служебного взаимодействия советника руководителя федерального органа в связи с исполнением должностных обязанностей с гражданскими служащими в том же государственном органе, гражданскими служащими других государственных органов, гражданами и организациями.
Осуществляются в порядке, представленном в матричной схеме №1, в которой вводятся следующие обозначения видов организационно-правовых действий по подготовке, согласованию и принятию управленческих решений, которые имеют следующие обозначения:
ПП – подготовка предложений: сбор, анализ, обобщение, подготовка и направление исходной информации и предложений, требуемых для подготовки решения в установленные сроки;
ПР – подготовка проекта решения: организация работ по подготовке решения, сбор, анализ и обобщение дополнительной информации, определение круга лиц и организаций, необходимых для привлечения к участию в подготовке решения и экспертизе проекта решения, организация экспертизы проекта решения;
УР – участие в обсуждении проекта решения: подготовка замечаний и предложений, направленных на улучшение качества проекта решения;
СР – согласование проекта решения: рассмотрение проекта решения, обоснование замечаний и внесение предложений, визирование проекта решений;
О – обсуждение проекта решения: рассмотрение проекта решения, внесение замечаний и предложений, выработка коллегиального решения;
Р – принятие решения: рассмотрение и утверждение документа.
При разработке проектов Регламента используются положения, проекты положений соответствующих подразделений, законодательные акты, решения органов государственной службы, устав предприятия или положение о соответствующем органе государственного управления, другие нормативные документы.
Схема такого Регламента представляет собой таблицу матричного типа, в которой отражены состав и содержание задач и конкретных функций управления определенной сферой деятельности. По каждой функции в соответствии с выбранной технологией распределения полномочий по подготовке, согласованию и принятию решений устанавливается индексация организационно-правовых действий. Эти полномочия распределяются между структурными подразделениями и должностными лицами в соответствии с оптимальной степенью технологического разделения управленческого труда.