Важным моментом при использовании документов является определение их вида. Нас интересует период Великой Отечественной войны, когда круг документальных источников весьма специфичен.
Хранящиеся в архивах материалы представляют собой продукт делопроизводства разного рода учреждений, организаций и предприятий. Делопроизводством принято называть процесс создания документов, их перемещения в информационных целях, рассмотрения, утверждения и исполнения, а также организации их хранения.
В период Великой Отечественной войны сложилась особая вертикаль власти. Центральным ее органом являлся Государственный Комитет Обороны. Документы для него, проработка его решений и постановлений производилась в аппарате ЦК ВКП(б) и СНК СССР (СНК включал в себя наркоматы, главки и ведомства). Далее документы ГОКО утверждались на заседаниях, рассылались конкретным исполнителям. В регионах постановления (и пр. виды документов) получали городские Комитеты Обороны или обкомы ВКП(б), а также руководители предприятий. Для исполнения этих решений принимались на местах свои распоряжения, ход выполнения которых контролировался ответственными лицами из числа партийных, государственных, советских, хозяйственных работников.
Местные вопросы управления решались на заседаниях городского Комитета Обороны, либо совместно обкомом и облисполкомом. Отчетную документацию можно найти в фондах непосредственных исполнителей, аппарата обкома, горкома, горисполкома, облисполкома, общественных организаций.
Основным видом документации периода Великой Отечественной войны являлась деловая переписка.
Возможны три варианта направления документа: 1) от высшей инстанции к низшей, 2) от низшей к высшей, 3) равностоящей или независимой от автора инстанции.
В первом случае, когда документ направлялся от высшей инстанции к низшей - это указы, постановления, распоряжения, решения.
Указы обычно посвящались крупным событиям и важным вопросам, имевшим общегосударственное значение. Чаще всего они публиковались в средствах массовой информации. Например, указ о введении военного положения на территории СССР от 22 июня 1941 г.
Постановление готовилось органом, облеченным в годы войны всей полнотой власти, - Государственным Комитетом Обороны и городскими Комитетами Обороны, обкомами ВКП(б) совместно с облисполкомами. М постановлении обрисовывалась конкретная текущая ситуация, причины кризисных явлений, намечался план мероприятий по выходу из кризиса. Постановление являлось выражением оперативной задачи, стоящей перед органами управления.
Распоряжение принималось по поводу текущей задачи, требующей небольшого временного промежутка. Оно делегировалось конкретному исполнителю с описанием его конкретной задачи.
Решение было направлено на реализацию комплекса мероприятий- по долговременному проекту. Оно требовало координации совместных действий многих структур различной подчиненности, больших материальных и людских ресурсов.
Большинство ученых, занимающихся проблематикой войны, отмечают, постановления, распоряжения, решения руководящих и пр. органов в указанное время по своему содержанию и направленности напоминали боевые оперативные приказы.
Приказ - это форма сношения высших военных органов с низшими, в которой четко и лаконично отражались задачи последних, прописывались мероприятия по их выполнению. Приказ отдавался в форме обязательного исполнения. За невыполнение пунктов приказа следовало немедленное наказание по суровым законам военного времени.
Последнее активно использовалось и при написании постановлений.
Сближение управленческой документации с военной вполне объяснимо условиями того периода времени. Поэтому следует более пристально посмотреть комплекс документации военных органов, документы которых при исследовательской работе требуют строгого учета системы соподчиненности всех звеньев военного аппарата, уставов, наставлений и приказов о порядке составления и движения документов, их состава, формы, содержания и назначения. Военными документами является распорядительная – оперативные директивы, боевые приказы, раскрывающие замысел операции и оперативные задачи частям по ее выполнению, и отчетно-информационная документация -оперативные сводки, рапорты, донесения, дающие информацию об обстановке; донесения (доклады) старшему начальнику, записи разговоров по прямому проводу, содержащие, помимо информации, оценку обстановки, замысел операции и принятые решения, характеристику состояния своих войск и противника; отчеты, обзоры и журналы боевых (военных) действий, фрагменты из флагманских, исторических, вахтенных и радиотелеграфных журналов.
Документы военных органов уместнее всего рассматривать на фоне управленческих документов (если это не касается исследования по военной стратегии и тактике, по боевым действиям), тогда будет отражена более полная картина всех событий, прослежены взаимосвязи, общие и особенные черты развития ситуации в регионе.
Для военного времени характерен еще один вид документов - листовки. обращения, воззвания, в которых руководство призывает население к экстренному началу какого-либо мероприятия, увеличению совместных усилий и пр. Различались эти формы документов целью создания, содержанием: листовки имели общий характер, обращения конкретизировали задачу, воззвания призывали увеличить усилия определенной группы населения.
Во втором случае деловой переписки, когда документ направлялся от низшей инстанции к высшей, - это были различные типы отчетно-информационной документации. К ним относятся отчеты о деятельности, докладные записки, ходатайства, запросы и пр.
Отчеты о деятельности за определенный год составляли в период военного времени хозяйственные предприятия. В них включались материалы по финансовой, производственной деятельности и капитальному строительству. Они в совокупности отражали не только все стороны управления предприятием, но и стороны социальной, культурной и политической жизни трудового коллектива. Отчеты отправлялись сразу по нескольким адресатам - в Главное управление профильного Наркомата, местному руководящему органу, один экземпляр оставался в документации предприятия. В виду регулярности отчетов и их практически всестороннего характера, они являются важным историческим источником.
Докладные записки чаще всего готовились по отдельному конкретному вопросу на местах. Могли адресоваться как в центральные органы власти, так и первому лицу региона. Структура докладных записок состояла из нескольких разделов - изложение дела, справка, соображения, заключение. В разделе, завершающем докладную записку, приводились возможные варианты решения возникшей проблемы. Очень часто докладные записки имели целый комплекс приложений - таблицы, графики, ходатайства и пр.
Ходатайства и запросы содержали просьбу о выполнении определенного заказа. Такой заказ являлся либо срочным, либо объемным, или требовал координации работы большого количества предприятий. В других случаях, ходатайства и запросы могли требовать вмешательства руководящих органов в спорную проблему.
Данный вид документов позволяет исследователям проанализировать структуру соподчиненности периода Великой Отечественной войны, выявить се уязвимые места, наметить связь государственных органов с военными управлениями, отметить наиболее проблемные места региональной и пр. экономики.
Многочисленны и разнообразны документы «внутреннего делопроизводства», то есть остававшиеся в пределах того учреждения, в котором они возникли: стенограммы, протоколы заседаний исполкома Совета народных депутатов, пленума обкома (горкома) партии, инструкции, справки о выполнении и пр. Эти документы отражают механизм контроля над выполнением конкретного задания, кадровую политику, нормы проведения в жизнь отдельных постановлений и решений, и пр. стороны функционирование учреждений и организаций.
Большое место в этой сфере делопроизводства принадлежит документам о службе отдельных лиц, т.н. «личные дела». Среди них важнейшими структурными составляющими являются анкеты, послужные кадровые списки, листки учета, характеристики, постановления о назначении или увольнении с должности. Форма послужного списка одинакова для всех должностей советской системы: имя, отчество, фамилия, дата и место рождения, происхождение, партийность (с какого года), образование, участие в войнах, заграничных командировках, выборных органах управления, знание иностранных языков, семейное положение, данные о семье, передвижение по служебной лестнице, награды. Эта форма была установлена еще в дореволюционное время.
Круг лиц, по которым в настоящее время возможно получить быстро полную информацию, ограничен. Личные дела находятся в ведомственных и и ну дарственных архивах. Пример. Если отдельное лицо работало с 1938 по 1946 гг. в номенклатуре обкома ВКП(б) по Сталинградской области, то есть занимало любые партийные или советские должности, значит сведения о (чих рафии этого человека в период с его рождения и по 1946 г. будут храниться и ЦДНИВО, так как личное дело оставалось на хранении в обкоме, а на новом месте работы заводилось новое «личное дело».
Такие документы широко используются в качестве источника биографических данных, в исследованиях, посвященных жизни и деятельности разных лиц, и при рассмотрении вопросов формирования кадровой политики.
В настоящее время доступ к личным делам регламентируется законодательными актами, и чаще всего архивные работники предоставляют выписки из личных дел по интересующим исследователей вопросам.
Весьма часто исследователи, особенно работающие с фондами личного происхождения испытывают необходимость в наведении справок относительно упоминаемых в архивных документах конкретных людей.
Помочь в этом могут следующие источники информации: