Создание информационного обеспечения, удовлетворяющего всей совокупности изложенных требований, представляет собой задачу высокой сложности, решение которой требует существенных затрат средств и времени. Поэтому целесообразно поэтапное создание ИАО ГС путем взаимного согласования методического, программного, технического и организационного обеспечения, в наибольшей степени отвечающих заданным требованиям.
Практика создания подобных систем позволяет выделить в нем три этапа:
1. Проектирование БД на концептуальном, логическом и физическом уровнях с целью построения такой структуры, которая адекватно отображала бы описываемую предметную область и могла бы быть эффективно реализована с помощью выбранных средств технического и общего программного обеспечения.
2. Предварительное эскизное проектирование функциональных подсистем в интересах максимального удовлетворения потребностей конечных пользователей, специалистов по каталогизации и стандартизации, а также абонентов от различных организаций.
3. Разработка программного обеспечения с учетом предъявляемых к нему требований по модульности, комплексируемости и мобильности.
При этом работы по созданию ИАО ГС и поддержанию его в работоспособном состоянии должны включать:
- создание нормативно-справочной базы;
- создание информационных массивов;
- разработку форм документов и схемы документооборота в процессе организации управления государственной собственности;
- разработку классификаторов;
- разработку методов обработки информации на всех этапах ее прохождения.
Как отмечено выше, основой ИАО ГС является единый банк данных (БнД).
Необходимость систематизации и обобщения оценок по всем аспектам управления государственной собственностью обусловливает структуру ИАО ГС как специализированной проблемно-ориентированной информационно-аналитической системы, способной решать как информационные, так и аналитические задачи.
К информационным задачам относятся:
- сбор, хранение, обработка и распространение информации;
- своевременное и полное удовлетворение потребителей достоверной фактографической и проблемно-ориентированной информацией;
- обеспечение государственных органов управления, научно-исследовательских, проектных и конструкторских организаций достоверной информацией об объектах управления;
- целевое информационное обеспечение органов управления и научно-исследовательских организаций о современном уровне, тенденциях и перспективах развития производственных технологий;
- информационное обеспечение научно-технических и технологических программ;
- информационное сопровождение экспертизы и оценки объектов управления.
При этом банк данных должен обеспечивать:
- выявление приоритетных и наукоемких направлений научно-технического прогресса, определяющих возможности по созданию высокотехнологичной конкурентоспособной продукции;
- сопоставительный анализ отечественных и зарубежных достижений в рассматриваемой сфере деятельности;
- сравнительный анализ технико-экономических показателей технологий с передовыми достижениями в стране и за рубежом на всех стадиях научно-технических и производственных циклов;
- технико-экономическое обоснование принимаемых управленческих решений.
Информационную часть банка можно представить в виде совокупности отдельных (локальных) баз данных, обеспечивающих функционирование банка в целом. При этом каждая такая локальная база данных может иметь свою собственную структуру и функционировать как самостоятельная информационная система.
При определении количества баз данных, включаемых в состав банка данных, необходимо учитывать не только полный охват и представление в банке данных всей совокупности информации, необходимой для обеспечения заданной эффективности его функционирования, но также и имеющиеся различия в представляемых. Кроме этого необходимо учесть требования по минимальной простоте организации баз, межбазовых связей, ответов на запросы и составления отчетов.
По типу содержащейся информации базы данных можно разделить на:
- документографические и документальные;
- фактографические;
- справочные (энциклопедии и справочники по проблеме, адреса и телефоны организаций и т.п.);
- ресурсные, включающие фактографическую информацию о природных ресурсах (земля, вода, недра, биоресурсы, вторичные ресурсы и отходы, экологическая составляющая и т.п.).
Создание и развитие баз данных ИАО ГС должно быть основано на использовании основных закономерностей информационного производства, которые можно сформулировать следующим образом:
- базы данных являются продуктом информационного производства, предназначенным для повышения эффективности выполнения предприятиями (организациями), государственными учреждениями, ведомствами своих функций;
- качество баз данных определяется интенсивностью использования содержащейся в них информации пользователями всех уровней.
При формировании баз данных необходимо использовать государственные базы данных, которые содержат информацию межведомственного значения и создаются за счет федерального бюджета. Информация государственных баз данных представляется кругу пользователей соответствующего уровня либо бесплатно, либо по ценам, установленным государством с целью воздействия на цены информационного рынка и предотвращения нерационального использования информационного ресурса в процессе управления государственной собственностью.
С целью формирования информационных массивов при запросах и составлении отчетов, индексирования и поиска в базе данных, адресации запросов, организации связи между базами данных, обеспечения возможности организации связи, обмена информацией и совместимости с другими информационными системами, в том числе международными, повышения эффективности информационного обслуживания и минимизации затрат при формировании информационных массивов необходимо предусмотреть указание в соответствии с рубрикатором, взятым за основу при формировании банка данных: к какому классу, подклассу или группе относится данный объект государственной собственности.
В настоящее время в России на государственном уровне действуют: «рубрикатор Государственной автоматизированной системы научно-технической информации», «Универсальный десятичный классификатор», используемый в библиотечном деле, «Международный классификатор изобретений», которые охватывают практически все возможные области знаний и периодически обновляются и дополняются.
Важнейшим фактором качественного функционирования банка данных ИАО ГС является обеспечение как первоначального его заполнения информацией, так и дальнейшее ее обновление. Для этого должна быть предусмотрена разработка специальных нормативно-технических документов, обязывающих соответствующие организации и учреждения представлять в БнД необходимую информацию.
Задачи, возложенные на банк данных ИАО ГС, обусловливают следующие основные требования, предъявляемые к нему:
- достаточность для организации управления государственной собственностью;
- адекватность отображения предметной области (полнота данных, динамичность информационной модели, актуальность информации, ее соответствие состоянию объекта на данный момент времени);
- возможность взаимодействия с пользователями разных категорий и в разных режимах, обеспечение высокой эффективности доступа;
- обеспечение конфиденциальности (секретности) данных, надежности, целостности, защиты от случайного или преднамеренного разрушения баз данных;
- обеспечение взаимной независимости программ и данных;
- технологичность обработки данных, приемлемые характеристики функционирования (стоимость обработки, время реакции системы на запросы, требуемый объем памяти и т.п.);
- организация информационных массивов в виде баз данных по вопросам управления государственной собственностью;
- обмен информацией на основе законодательных и нормативно-правовых актов, а также экономических механизмов;
- использование общепринятых классификаторов для кодирования информации;
- применение установленных форм представления выходных документов и информации, терминов и сокращений;
- возможность контроля и обновления данных, восстановления массивов информации после отказа технических средств, а также контроля идентичности одноименной информации в БнД и др.
Поскольку банк данных создается в интересах решения задач Министерства государственного имущества Российской Федерации, он должен быть разработан с учетом его особенностей.
Конечным результатом создания ИАО ГС должна стать иерархическая система автоматизированных рабочих мест (АРМ), оснащенных экспертными системами, позволяющими осуществлять обоснование и подготовку как частных решений на микроуровне, так и решение управленческих задач на высших уровнях с максимально эффективным использованием всей имеющейся информации.
Преимущество такого построения системы АРМ заключается в последовательном снижении размерности задач, решаемых на высших уровнях иерархии за счет поэтапной свертки первичной информации, осуществляемой в процессе подготовки предложений по управленческим решениям на более низких уровнях. Таким образом, управленческие решения, по сути дела, представляют собой результат свертки большого объема первичной информации.
Одним из важнейших достоинств системы АРМ, создаваемых в интересах решения задач управления государственной собственностью, является документирование процесса подготовки управленческих решений путем ведения электронного журнала. Этот журнал должен автоматически формироваться и содержать такие данные, как:
- регистрационные данные пользователя;
- вид управленческой задачи и основное ее содержание;