Бухгалтерские проводки классифицируются по ряду признаков. Так, они делятся:
1) по количеству используемых (корреспондирующих) счетов на проводки:
а) простые - корреспондирует два счета (приведенные выше 10 проводок были простыми);
б) сложные - во взаимосвязи выступает более двух счетов. Например, торговое предприятие получило от поставщика товар на сумму 3000 грн. и тару на сумму 200 грн.. в результате чего задолженность перед поставщиком возросла на 3200 грн. Проводка но этой операции:
Дебет счета 282 «Товары в торговле» 3000
Дебет счета 284 «Тара» 200
Кредит счета 631 «Расчеты с поставщиками» 3200
Любую сложную проводку можно разложить на несколько простых. Так, в данном примере счет «Товары» корреспондирует со счетом «Расчеты с поставщиками» на 3000 грн. Это первая простая проводка:
Дебет счета 281 «Товары в торговле» 3000
Кредит счета 631 «Расчеты с поставщиками» 3000
На сумму тары вторая простая проводка:
Дебет счета 284 «Тара» 200
Кредит счета 631 «Расчеты с поставщиками» 200
2) но характеру отражаемых данных проводки бывают:
а) реальные - отражают реальное движение средств (получение денег, получение ТМЦ или их отпуск). Все ранее указанные проводки были реальными и их большинство;
б) условные, при которых нет реального движения средств, но проводка составляется. Это делается, например, при закрытии некоторых счетов в конце месяца, при списании косвенных затрат и включения их в себестоимость готовой продукции;
в) уточняющие оценку средств или иные показатели. Допустим, была составлена проводка на получение товара от поставщика на 3000 грн. по договорным (отпускным) ценам, а товар в магазине учитывается по продажным ценам. Следовательно, надо увеличить оценку товаров на сумму торговой наценки - 40%, для чего необходимо сделать проводку:
Дебет счета 284 «Товары в торговле» 1200
Кредит счета 285 «Торговая наценка» 1200
3) по включению сумм в общий итог операций (оборот) проводки бывают:
а) обычные (черная запись) - сумма по ней прибавляется и включается в оборот по дебету иди кредиту счета. Такие проводки составляют преобладающее большинство;
б) сторнировочные (запись проводится способом «красное сторно») - это отрицательная запись, сумма по таким проводкам вычитается.
Сторнировочные проводки составляются сравнительно редко:
во-первых, если это установлено действующими правилами учета, например, при списании наценки на реализованные товары (дебет счета 902 «Себестоимость реализованных товаров» и кредит счета 285 «Торговая наценка»), при списании экономии на выпущенную продукцию (дебет счета 260 «Готовая продукция» и кредит счета 230 «Производство»);
во-вторых, при исправлении ошибок, допущенных в проводке, если сумма проводки завышена.
Сторнировочные проводки записываются красными чернилами, а при их отсутствии, сумма по этой проводке берется в рамочку или кружочек. Суммы по таким проводкам вычитаются из общего итога. Вот почему в бухгалтерском учете нельзя писать красными чернилами. Любая красная запись вычитается.
3.3 Синтетические и аналитические счета, их роль, взаимосвязь
В бухгалтерском учете используется достаточно много счетов, с помощью которых обеспечивается получение учетной информации различной степени детализации.
В зависимости от степени обобщения и детализации учетных данных бухгалтерские счета подразделяются на:
- синтетические;
- аналитические.
Синтетические счета - это счета сводные, обобщающие, которые дают общее представление о наличии и движении средств по экономически однородным группам (10 «Основные средства», 201 «Материалы», 631 «Расчеты с поставщиками» и т.д.) без их конкретизации. Перечень синтетических счетов централизованно утверждается МФУ и является единым для всех предприятий. Он определен в Плане счетов бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности. Синтетические счета, используемые на предприятии, отражаются в балансе, поэтому они называются балансовыми. Синтетические счета дают обобщенную информацию об объектах учета, поэтому записи на них производятся только суммарно в денежном измерении. Поскольку синтетические счета имеют место в балансе, а баланс является важнейшей формой отчетности предприятия (форма № 1), то информация, содержащаяся в них, используется не только самим предприятием, но и пользователями (налоговой администрацией, органами статистики, учредителями).
Аналитические счета - счета детальные, конкретные, дают более подробную характеристику об учитываемых объектах. Это счета внутренние, их перечень устанавливается самим предприятием. Используются аналитические счета для контроля, анализа, управления как в процессе деятельности, так и по итогам деятельности. У каждого предприятия совершенно разные поставщики, покупатели, численность работников, естественно, и их должности , оклады тоже разные. Предприятие обязано знать состояние расчетов не только в целом, скажем, с поставщиками, но и с каждым в отдельности. Это касается и покупателей, и работников предприятия, и других лиц, и предприятий, с которыми данное предприятие вступает во взаимоотношения. Синтетические счета такой подробной информации дать не могут, для этой цели служат аналитические счета.
Аналитические счета открываются в развитие синтетических счетов.
В силу своей разобщенности аналитические счета в балансе не показываются, но на основе их данных составляются некоторые формы отчетности как бухгалтерской, так и статистической.
Синтетические и аналитические счета немыслимы друг без друга. Синтетические счета дают слишком общую информацию и поэтому нуждаются в детализации. Аналитические счета являются разобщенными и нуждаются в обобщении. Трудно и, видимо, нельзя сказать, какой счет, из какого вытекает, какой главнее. Например, если не начислить зарплату каждому работнику, а это делается с помощью аналитических счетов, то не будет обобщенных данных и по синтетическому счету 66 «Расчеты по оплате труда». Или, допустим, по дебету счета 201 «Материалы» отразили приход на сумму их поступления – 4000 грн. Но эта же сумма образовалась из конкретных наименований материалов, их количества и цены, указанных в первичном документе.
Синтетические и аналитические счета имеют самостоятельное информационное и контрольное значение и тем не менее взаимосвязаны между собой и выступают в единстве.
Взаимосвязь и единство синтетических и аналитических счетов состоит в следующем:
1) записи по синтетическим и аналитическим счетам проводятся на основании одних и тех документов;
2) записи должны производиться одновременно;
3) сумма оборотов и сальдо всех аналитических счетов обязательно равны сумме оборотов и сальдо того синтетического счета, данные которого они детализируют, должно быть обеспечено тождество аналитических и синтетических счетов;
4) по структуре аналитические счета бывают активными и пассивными в зависимости от того какой по структуре синтетический счет и имеют, следовательно, двухстороннее построение: левая сторона - дебет, правая кредит.
В зависимости от того на каких счетах ведется учет средств и операций различают два вида бухгалтерского учета:
- синтетический;
- аналитический.
Синтетический учет более общий, сравнительно простой, ведется только суммарно. Аналитический учет более конкретный и более громоздкий. Он весьма трудоемкий, необходима особая внимательность при разноске данных по аналитическим счетам. Много требуется труда на свод и обобщение аналитических счетов и их увязку с синтетическим счетом. Поэтому для упрощения аналитического учета требуются машинные носители информации и современные компьютеры.
Вместе синтетические и аналитические счета обеспечивают полный, всесторонний учет и контроль хозяйственных средств, их источников, хозяйственных процессов и результатов деятельности.
Кроме синтетических и аналитических счетов есть еще субсчета. Субсчета - это промежуточные счета, с помощью их производится дополнительная группировка аналитических счетов с целью получения более обобщенных сведении об учитываемых объектах. Субсчета централизованно утверждаются и указаны в Плане счетов. Если синтетический счет имеет двухзначный код, то субсчет обозначается третьей цифрой. Номер субсчета обычно пишется через тире или дробь. При обработке учетной информации на машинах код счета трехзначный, но называется две цифры, обозначающие основной счет, и через интервал произносится номер субсчета. К примеру, возьмем субсчета к счету 20 «Производственные запасы»: субсчет 1 «Сырье и материалы», субсчет 2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия» и т.д. Эти субсчета можно назвать как счета 201, 202 и т.д., произнося полностью код счета и субсчета. Как видно, на субсчетах осуществляется некоторая детализация разных по назначению производственных запасов, но конкретизации материалов по наименованиям на субсчетах нет.
Данные текущего учета на счетах и субсчетах периодически обобщаются. Когда, как и для чего это делается?
Обобщение записей на счетах производится обычно за месяц по состоянию на первое число. В крупных предприятиях обобщение может производиться и в течение месяца, допустим по декадам, за 25 дней с тем, чтобы снять напряженность во время составления баланса.
В процессе обобщения данных текущего учета:
а) подсчитываются обороты по дебету и кредиту всех счетов;
б) определяется конечное сальдо;
в) некоторые счета закрываются, выполнив свое назначение за отчетный период (счета классов 7, 8, 9);