Основные замечания по комплектности представляемой отчетной документации
1) Непредоставление полного перечня документов в соответствии с требованиями «Порядка приёмки работ (этапов работ), выполненных по государственным контрактам, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2007 - 2013 годы» (Приложение 1).
Наиболее часто не представляются:
а) Письмо в адрес Заказчика о том, что соисполнители для выполнения работ на отчетном этапе не привлекались, либо копии договоров с ними и актов приемки работ от них;
б) Сопроводительное письмо за подписью главного бухгалтера и руководителя организации о том, какие средства в качестве внебюджетных были привлечены, основание выделения средств;
в) Бухгалтерская справка о затратах денежных средств;
г) формы документов, по которым сведения на данном отчетном этапе отсутствуют, но отчетность формально должна быть представлена:
Например,
Отчет «Результаты интеллектуальной деятельности (Приложение 21.1)»» и «Сведения о численности и качественном составе исполнителей работ по государственному контракту (Приложение 19)» представляемые на последнем в отчетном году этапе;
д) документы, которые были согласованы с организацией-монитором в период отчетного этапа работ:
Например,
- Согласованная с Заказчиком «Комплектность конструкторской документации …»;
- Заключение организации-монитора на «Комплектность конструкторской документации …»;
- Согласованная с заказчиком «Программа и методика приемочных испытаний …»;
- Заключение организации-монитора на «Программу и методику приемочных испытаний».
2) Не предоставление полного перечня документов, предусмотренных Календарным планом и Техническим заданием.
Например,
- Требование Технического задания «Оценка качества программных средств на каждом этапе работ»;
- Требование Календарного плана по представлению отчетности по выполнению работ за счет привлеченных внебюджетных средств (разного рода отчеты, бизнес-планы, планы маркетинговых исследований, бухгалтерская документация и т.п.).
3) Не предоставление полного объема конструкторских документов, предусмотренных «Комплектностью технической документации …».
4) Представление излишних документов, не несущих никакой информации, ввиду отсутствия на текущем этапе НИР требований по выполнению конкретных Программных индикаторов и показателей:
а) справка о числе публикаций (Приложение №18.1);
б) справка о числе патентов и поданных заявок (Приложение №18.2);
в) справка о числе диссертационных работ (Приложение №18.3);
д) справка о числе новых рабочих мест для высококвалифицированных работников, созданных в рамках реализации проекта (Приложение №18.5).
Основные замечания по подготовке представляемой отчетной документации
Отчет о НИР
Практически все отчеты не проходят или проходят формально нормоконтроль, о чем говорят многочисленные грамматические ошибки, не соответствующее требованиям ГОСТ оформление отчетной документации.
Оформление
1) Оформление титульного листа Отчета о НИР и Отчета о патентных исследованиях не соответствует требованиям п.п. 7.1 ГОСТ 15.011 и 6.10.1 ГОСТ 7.32:
- а) на титульном листе отчета отсутствует номер государственной регистрации и номер идентифицирующий отчет, предусмотренные п.п. 5.1.2, 6.10.1 ГОСТ 7.32;
- б) произвольно, не по требованиям ГОСТ, оформлены – вид документа (должно быть – ОТЧЕТ О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ), наименование НИР (должно быть с новой строки), тема отчета (должна совпадать с наименованием этапа),
- в) на титульном листе отчета отсутствует наименование отчета, предусмотренное п.п. 5.1.2 ГОСТ 7.32-2001 (приведено лишь наименование НИР), отсутствует шифр работы. Наименование отчета пишется заглавными (прописными) буквами. На следующей строке пишется наименование темы строчными буквами с заглавной. На следующей строке по центру печатается текст «по теме:……». Наименование этапа пишется заглавными (прописными) буквами. Текст «(промежуточный)» следует размещать на следующей строке после наименования этапа. Далее на следующей строке по центру указывается «Шифр: …»;
- г) гриф утверждения оформлен неверно, в части оформления даты и подписи;
- д) указываются не требуемые номер и дата государственного контракта и наименование ФЦП;
- е) сокращенное наименование организации Исполнителя должно находиться ниже на отдельной строке по центру в скобках;
- ж) должности, ученые степени, ученые звания руководителей организации-исполнителя НИР, руководителей НИР (если печатается в несколько строк, то печатать через 1 межстрочный интервал), затем оставляют свободное поле для личных подписей и помещают инициалы и фамилии лиц, подписавших отчет, в одной строке с подписями проставляют даты подписания (если на титульном листе не размещаются все необходимые подписи, то их переносят на дополнительную страницу титульного листа). В правом верхнем углу дополнительной страницы указываю «Продолжение титульного листа», а в конце первой страницы справа указывают «Продолжение на следующем листе»;
2) Список исполнителей построен с нарушением требований п.п. 6.11.1 ГОСТ 7.32, в части расположения и указания номеров раздела.
Фамилии и инициалы, должности, ученые степени, ученые звания в списке следует располагать столбцом. Слева указывают должности, ученые степени, ученые звания исполнителей и соисполнителей, затем оставляют свободное поле для подлинных подписей, справа указывают инициалы и фамилии исполнителей и соисполнителей. Возле каждой фамилии в скобках следует указывать номер раздела (подраздела) и фактическую часть работы, подготовленную конкретным исполнителем. Для соисполнителей следует также указывать наименование организации-соисполнителя;
3) Список исполнителей оформлен неверно, в части отсутствия подписи нормоконтролера.
4) Раздел «Обозначения и сокращения» составлен в нарушение требований п.п. 6.12 ГОСТ 7.32 — не по алфавиту.
5) Отчет о НИР не соответствует требованиям ГОСТ 7.32 в части – оформления отчета (состав частей, приложений), содержания «Введения», «Заключения».
6) Отчет о патентных исследованиях – оформляется не как приложение к отчету о НИР, в заключении к аналитической части отсутствуют выводы о патентной чистоте разработки и предложения по проведению дальнейших исследований.
Приложение к Отчету о НИР «Отчет о патентных исследованиях» рекомендуется обозначать как Приложение 1 и далее соответственно, чтобы не нарушать порядок обозначения приложений по ГОСТ 7.32 и ГОСТ 15.011 (Приложение А, Б, В, Г,Д).
На первой строке титульного листа Отчета о патентных исследованиях отсутствует слово Приложение или неверно оформлена форма приложения, в части ПРИЛОЖЕНИЕ 1 печатается по центру первой строки, далее на следующей строке по центру рекомендуется размещать тест «(обязательное к отчету о НИР)».
7) Используются вложенные перечисления начинающиеся с арабских цифр после которых ставится знак «точка». ГОСТ 7.32 - начинать перечисления следует со строчной буквы (за исключением ё, з, й, о, ч, ъ, ы, ь) или с арабских цифр, после которой ставится скобка.
8) Номера и заголовки разделов оформлены неверно, в части оформления заголовков и должны центрироваться по левому краю в строке. Заголовки разделов следует печатать с прописной буквы, без точки в конце, не подчеркивая.
9) Нумерация страниц оформлена неверно. Страницы отчета следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту отчета. Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.
10) Шрифт применяется неверно. Шрифт должен быть выбран - Times New Roman.
11) Формулы в подразделах не обозначены.
Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1). Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.
12) Наименования рисунков и таблиц отсутствуют либо оформлены неверно.
Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру строки: Рисунок 1 - Детали прибора.
Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы. Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица B.1», если она приведена в приложении В. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
13) Исполнитель неверно указывает ссылки на использованные источники.
14) Исполнителем пронумерованы структурные элементы такие как «Введение, Заключение и Список использованных источников». Структурные элементы нумерации не подлежат. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа.
Содержание отчета о НИР
1) Не полное оформление содержания разделов в соответствии с темой НИР, а в отдельных случаях представление материалов не по теме НИР, указанных требований ТЗ и Календарного плана.
Наименование разделов основной части должно соответствовать по содержанию и по формулировкам требованиям ТЗ и Календарного плана в части состава работ и разрабатываемой технической документации.