порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
ведение протокола заседания;
оформление решений коллегиального или совещательного органа;
порядок доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа.
Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Структура и штатная численность - это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати.
Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (пример 6).
Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.
Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Пример 6. Структура и штатная численность
| Код подразделения | Название подразделения | Штатная численность |
| 01 | Руководство | 3 |
| 02 | Служба ДОУ | 3 |
| 03 | Служба персонала | 2 |
| 04 | Бухгалтерия | 5 |
| 05 | Служба эксплуатации | 8 |
| … | … | … |
| Всего | 67 |
Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала).
Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Принятый 20 февраля 1995 г. Государственной думой Федеральный закон № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изм. и доп. от 10.01. 2003) в ст.5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.
Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов".
В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.
Комплект документов определяется:
кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
объемом и характером компетенции учреждения;
объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.
Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.
1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.2-е изд. –СПб.: Питер, 2007. –272с.
2. Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968.
3. Югов А. Думы о русском слове. М., 1972, с.54.
4. Учебник для ВУЗов "Теория государства и права" Курс лекций. Редакторы Малько А.В. и Матузов Н.И. Москва, 1996.