Организационный план 33 Финансовый план 38 Оценка риска и страхования 47 >10. заключение 50 11. Список использованных источников 53 (стр. 5 из 10)
Безусловно, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей.
Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить.
Следует заметить, что несмотря на то, что на выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно должны присутствовать, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты и многое другое.
Рассмотрим допустимые и наиболее целесообразные виды стендов для использования в выставочном комплексе в г. Минске.
Конструкции системы Fold-Up, или "планшетные" мобильные стенды – это конструкции наиболее удобные для работы на выставке, и наиболее выгодно смотрятся на крайних к стенам рядах.
Рисунок 6.1 Конструкции системы Fold-Up
Малые мобильные стенды - наиболее экономичный вид мобильных стендов. Этот вид стендов может себе позволить любая компания, и привлечь посетителей заполнив стенд разнообразными листовками, буклетами или плакатами. Выгодно смотрятся на любых местах, а также легко сворачивается и переносится.
Рисунок 6.2Малые мобильные стенды
Стол-reception - удобное место для работы, и важная имиджевая часть выставки. Если на фронт ресепшн выполнить нанесение логотипа компании, вероятность того, что компанию запомнят, заметно увеличится.
Рисунок 6.3. Стол-reception
Световой короб - это технология, позволяющая привлечь особое внимание к вашей конструкции, выделить ее из прочего ассортимента выставочного оборудования при помощи внутреннего освещения. Неоспоримая привлекательность светового короба - эффективное использование таких конструкций в темное время суток, в затемненных местах помещения, использование в крайних местах ряда.
Рисунок 6.4 Световой короб
Остановив посетителя ярким стендом - необходимо побудить его взять информацию о компании, о продукции и услугах. Раскладывать буклеты на стойкe-reception – значит загромождать рабочее пространство. Поэтому непременным атрибутом выставочного стенда является буклетница
Рисунок 6.5Буклетница
Правильный выбор стенда увеличивает вероятность заключения выгодных контрактов, привлечение внимания потребителей, а следовательно и увеличение посещения выставки в целом.
Кроме внешнего вида выставочного стенда также очень важным моментом является и его наполнение сопутствующей рекламной продукцией, часть рекламных материалов необходимо раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде.
Расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м2 арендной площади увеличивается на 40 %. Как и во многих выставках устанавливается надбавки, жестко связанные с типом стенда.
Таблица 6.2.Наценка к стоимости аренды места в зависимости от типа стенда
| Тип стенда | Доступ к стенду | % наценка | |
| A. | доступ с одной стороны, минимум 9 м2 | без наценки | |
| B. | доступ с двух сторон, минимум 18 м2 | + 10% к базовой ставке | |
| C. | доступ с трех сторон, минимум 30 м2 | + 15% к базовой ставке | |
| D. | доступ с четырех сторон, минимум 60 м2 | + 20% к базовой ставке | |
Размер площади стенда должен определяться выставочным бюджетом и амбициями компании. Тем не менее, и небольшой стенд может успешно представлять большую фирму: основную роль играет не количество выставочных метров, а качество представления и оформления стенда.
Выставка должна обеспечить уютную атмосферу, которая бы способствовала беседе между коммерческими представителями фирмы и потенциальными покупателями. Поэтому будет целесообразным, чтобы каждая компания выбрала бы корпоративного героя, или сделала небольшую видео презентацию, представление. Данные мероприятия необходимо закрепить заранее в программе проведения выставки, чтобы все проходило последовательно, и программа выставки была насыщенной постоянно.
Стоимость аренды помещения с учетом всех коммунальных расходов и общей охраны территории составит 400 тыс. бел.руб. за час.
Выставка будет проходить в течении 2-х полных дней, и на третий день
Будет происходить демонтаж и вывоз мусора. Значит необходимо арендовать на 2 полных дня и на 8ч на третий день.
56ч*400 тыс.бел.руб.=22.400.000 бел.руб
Дополнительно будет проведен косметический ремонт помещений, с учетом которого затраты составят 23680000.
Уборка и демонтаж выставочных конструкций, дополнительно составит 1.200.000 тыс. бел. руб.
Оформляется следующий образец письма на ввоз и вывоз материалов на территорию выставки. Письмо должно быть на бланке компании-экспонента. Строго в 4-х экземплярах. Четвертый экземпляр хранится до вывоза.
Еще на подготовительном этапе большое значение придается рекламе участия фирмы в выставке, которая предусматривает включение фирмы в каталог выставки, публикации в печатных изданиях, рассылку информационных писем и приглашений.
Для наилучшей информированности о выставке, и исключить возможную незаполненность всех мест, необходимо провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации.
Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет - самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией.
На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.
Сеть Интернет становится практически незаменимым инструментом для осуществления маркетинговых программ.
Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет - это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциальных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Интернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа.
Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок.
Разработка сайта в Веб-студии "Артлекс" в формате «Бизнес-сайт» составит 1.400.000 бел.руб.
Очень важным моментом после создания и размещения сайта является стартовая поддержка. Это цепочка действий, направленных на популяризацию ресурса и распространение информации о нем в интернете. Ведь чем легче найти сайт, тем выше его посещаемость и, соответственно, эффективность. Необходимо зарегистрировать сайт в наиболее известных каталогах и поисковых системах сети интернет, а также поможем добавить адрес сайта в печатную и бланочную продукцию (визитки, фирменные бланки, буклеты, каталоги и т.п.).
А также:
- обеспечить наличие наружной рекламы фирмы
- заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;
Печать двух плакатов на билбоарды составит:
300тыс.бел.руб*2шт.=600тыс.бел.руб.
Работа на их размещение составит :
60тыс.бел.руб*2=120тыс.бел.руб.
Для информирования и приглашения принять участие в выставке необходимо разослать пригласительные бланки. Стоимость за 1шт с учетом рассылки в ООО «Артлекс» будет стоить 2500 бел.руб. Зная, что выставочная площадь рассчитана на 56 мест, и учитывая, что процент отказа от участия принято учитывать как 5 %, значит:
56мест*5%/100%=3места
Значит необходимо разослать на 3 бланка больше, чтобы исключить возможность незаполняемости мест. Печать пригласительных бланков и их рассылка составит:
59бланков*2500бел.руб=147500бел.руб.
Печать каталога выставки, с полным описанием всех экспонентов и данными о выставке, составит 7000 бел.руб..Необходимо учитывать не только экспонентов, но и посетителей выставки, партнеров при тираже печати каталогов :
7000*65шт.=455000бел.руб.
Общие расходы на проведение выставки составят:68123900 бел.руб.
Цена аренды 1 м2выставочной площади включает:
1) стоимость общего электроосвещения, стоимость общей охраны территории,
2) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,