В свою очередь, визированием договора следующие должностные лица подтверждают:
- начальник ООВЭД - что все условия договора в части соблюдения внешнеэкономического законодательства соблюдены;
- главный бухгалтер - что договор соответствует требованиям бухучета и в нем присутствуют все условия, необходимые для осуществления бухгалтерского и налогового учета при исполнении договора;
- начальник ФЭО - что условия договора в части экономического обоснования выбора поставщика, условия о порядке расчетов соответствуют интересам ОАО "Б", заключение договора экономически целесообразно;
- начальник юридического отдела - что условия договора в части порядка, сроков рассмотрения и разрешения споров и претензий соответствуют интересам ОАО "Б", проект договора не нарушает действующее законодательство Республики Беларусь и локальные акты ОАО "Б", договор оформлен без нарушений.
Довольно редко на практике проект договора подписывается в редакции, первоначально предложенной какимлибо из участников гражданскоправовых отношений. Логичным следствием такой ситуации выступает необходимость регламентировать процедуру внесения изменений в проект договора и согласования его условий до момента заключения. При этом ключевым моментом данной процедуры является определение лица, занимающегося урегулированием разногласий с контрагентом по условиям договора. И далеко не всегда, как отмечал автор в предыдущей статье *, таким лицом выступает сотрудник юридической службы.
В ОАО "Б" процедура согласования разногласий по проекту договора оформлена следующим образом.
В случае наличия замечаний к проекту договора у визирующих его лиц данные замечания излагаются исполнителю, который обязан провести переговоры с контрагентом, объяснив последнему необходимость корректировки проекта договора и позицию ОАО "Б" в части оспариваемых условий.
Возможны две группы замечаний к условиям договора - замечания в связи с нарушением проектом договора действующего законодательства Республики Беларусь и замечания, продиктованные потребностью усилить положение ОАО "Б" по отношению к контрагенту либо исключить дискриминирующие ОАО "Б" условия.
Первая группа замечаний в обязательном порядке должна быть учтена исполнителем и внесена в проект договора. Допускается оставление проекта договора в первоначальной редакции, если исполнителем проведены переговоры по замечаниям второй группы, контрагент отказывается корректировать проект договора, существует реальный риск нанесения ущерба интересам ОАО "Б" отказом контрагента от заключения договора, а риск возникновения негативных последствий в случае заключения договора на условиях контрагента нивелируется длительностью хозяйственных отношений и устойчивой деловой репутацией контрагента. В случае отказа контрагента от принятия замечаний второй группы и заключения договора на первоначальных условиях начальник СХО по соответствующей номенклатуре продукции обязан взять под свой контроль исполнение договора с целью предупреждения нарушения его условий со стороны ОАО "Б" и применения санкций.
Изменение условий проекта договора, как правило, осуществляется путем внесения исполнителем измененных условий в его текст. В случае если проект договора уже подписан контрагентом, исполнитель совместно с юридическим отделом оформляет протокол разногласий к проекту договора. Изменение условий внешнеторгового договора, как правило, оформляется путем составления дополнительного соглашения к договору. До подписания протокола разногласий и (или) дополнительного соглашения исполнитель обязан провести переговоры с контрагентом относительно наличия препятствий к подписанию им протокола разногласий. В случае отказа от подписания протокола разногласий договор является незаключенным и исполнителю запрещается его использовать в своей деятельности.
Допускается внесение в проект договора (за исключением внешнеторговых) редакционных изменений, не касающихся прав и обязательств сторон договора (исправление описок, опечаток, неверного указания фамилий, имен, отчеств, законодательно закрепленных терминов и т.д.), путем корректировки текста договора. Изменения, касающиеся прав и обязанностей сторон договора, оформляются путем подписания дополнительных соглашений к нему.
Подписание договора и проставление печати
Отдельным этапом договорной работы является подписание договоров, что, в свою очередь, требует регламентации полномочий по их подписанию. Особенно актуальным данный вопрос становится для крупных предприятий, в которых исполнительный орган физически не способен собственноручно подписать все договоры, да и не должен это делать в силу необходимости сконцентрировать свои усилия на стратегических вопросах развития субъекта хозяйствования. Подписание договоров тесно связано с распределением полномочий между директором, его заместителями и иными лицами.
В ОАО "Б" данный вопрос решен так. Право подписи договоров имеют:
- генеральный директор, лицо, исполняющее его обязанности, - в соответствии с Уставом ОАО "Б";
- заместители генерального директора, главный инженер - на основании и в соответствии с доверенностью.
При этом, как правило, договоры аренды и хранения подписываются генеральным директором или лицом, исполняющим его обязанности, главный инженер подписывает договоры, не связанные с оборотом товаров.
Право подписи договоров имеют другие работники ОАО "Б" на основании и в соответствии с доверенностью. Обычно другие работники ОАО "Б" подписывают договоры с потребителями Республики Беларусь.
Если договор подписывает лицо, не указанное в преамбуле договора, в договоре делается отметка с проставлением косой черты и указанием должности, фамилии, инициалов лица, подписавшего договор, а также его полномочий (исполнение обязанностей генерального директора на основании Устава, действие на основании доверенности).
Печать ОАО "Б", как правило, проставляется на договорах, подписанных генеральным директором, его заместителями, главным инженером. Допускается проставление печати на документах, являющихся приложениями к договорам и подписанных иными работниками ОАО "Б", а также на иных документах для подтверждения их происхождения от ОАО "Б". Отсутствие печати на договоре не влияет на заключенность договора, подписанного уполномоченным лицом. Проставление печати на договоре и относящихся к нему документах является обязательным в том случае, если между сторонами существует договор (соглашение), в котором прямо закреплено, что все последующие договоры между этими сторонами и относящиеся к ним документы должны скрепляться круглыми печатями сторон.
Вопросы, связанные с присвоением реквизитов проекту договора, а также хранением документов являются составной частью документооборота компании и в значительной степени зависят от специфики ее деятельности. В рассматриваемой в качестве примера организации "Б" реализованы следующие подходы.
При заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б", исполнитель присваивает договору номер, состоящий из следующих частей: номер структурного подразделения, номер по порядку в данном структурном подразделении, год заключения. Если договор является разовым, индекс "год заключения" не ставится.
При заключении иных договоров, в том числе с поставщиками, используются реквизиты, присвоенные договору контрагентом. При заключении договоров аренды номер присваивается договору по порядку с соответствующим индексом в зависимости от местонахождения арендуемого имущества.
Структурные хозяйственные отделы регистрируют заключенные договоры с поставщиками продукции в специальном журнале в хронологическом порядке. Допускается вести электронный учет заключенных договоров. Заключенные договоры хранятся в отделе, который их зарегистрировал, с разбивкой по поставщикам.
В аналогичном порядке в отдельном журнале регистрируются заключенные договоры и направленные проекты договоров с потребителями. Договоры аренды регистрируются в книге договоров аренды юридического отдела и хранятся в данном отделе с разбивкой по базам и годам.
Ответственность за ведение журналов и книги регистрации договоров, своевременность внесения записей, их достоверность, возлагается на начальника соответствующего СХО.
Все остальные договоры хранятся в управлении бухгалтерского учета, отчетности и контроля с разбивкой по годам в хронологическом порядке.
Не позднее 5-го числа каждого месяца начальник СХО обязан представить в юридический отдел сведения о заключенных договорах с поставщиками для формирования единой базы по ОАО "Б".
Договоры со всеми документами и приложениями хранятся в соответствующих отделах в течение всего периода их действия, а после его окончания в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству ОАО "Б", сдаются в архив по истечении установленного срока, но не ранее истечения срока исковой давности с момента осуществления последней поставки либо последнего платежа по договору.
Помимо "процессуальных" положений, по нашему мнению, целесообразно поместить в документ, регламентирующий организацию договорной работы, нормы, относящиеся к условиям используемых в деятельности субъекта хозяйствования договоров. Наличие таких положений стандартизирует деятельность специалистов по договорной работе и повышает качество внутрифирменных бизнеспроцессов. При этом для особых "зон риска", к которым традиционно относятся внешнеэкономические сделки, сделки с использованием бюджетных средств и некоторые иные, полагаем не лишним будет продублировать в локальных актах предприятия императивные положения законодательства Республики Беларусь.