Организация договорной работы в компании - забота не только юридической службы.. 2
Инвентаризация и разделение ответственности. 2
Порядок заключения договоров. 4
Визирование - пережиток или необходимая процедура?. 5
Оформление изменений проекта договора. 8
Регистрация, идентификация и хранение. 11
Отдельные виды договорных обязательств. 12
Контроль за исполнением.. 14
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 15
По объему выполняемых действий договорная и претензионноисковая работа занимает, пожалуй, центральное место в деятельности юридической службы компании. Качественное оформление указанных процессов выступает залогом успешной работы субъекта хозяйствования и отсутствия конфликтов между юридическим и иными подразделениями предприятия.
Как грамотно построить договорную работу на предприятии и только ли от юридической службы зависит эффективная организация такой работы?
Конкретная специфика отношений по организации договорной работы зависит от вида деятельности компании, ее роли на рынке, политики взаимоотношений с поставщиками и потребителями и множества других факторов. Тем не менее можно разработать некие общие рекомендации построения указанных процессов.
Заметим, что все процедурные моменты целесообразно закрепить в соответствующем локальном нормативном акте - Положении о договорной работе.
Для примера рассмотрим организацию договорной работы на предприятии, занимающемся оптовой торговлей ресурсами и продукцией производственного назначения, в собственности которого находятся несколько товарноскладских комплексов, а численность персонала составляет 200 человек (далее - ОАО "Б").
Первое, что следует сделать, - провести инвентаризацию всех имеющихся на предприятии договорных отношений и закрепить "зоны ответственности" за каждым структурным подразделением.
На исследуемом предприятии основными видами заключаемых договоров являются:
- договоры, опосредующие осуществление основной деятельности ОАО "Б", - оптовой торговли, аренды и хранения, договоры перевозки, транспортной экспедиции и иные договоры, связанные напрямую с процессами закупок и продаж товаров, оказания услуг;
- договоры, опосредующие осуществление вспомогательной деятельности ОАО "Б", - закупок для собственных нужд, поддержание имущества в надлежащем состоянии, получение услуг от сторонних организаций в части обеспечения деятельности ОАО "Б", и другие договоры, не связанные напрямую с процессами закупок и продаж товаров.
На ОАО "Б" ответственными за соблюдение порядка рассмотрения проекта договора являются начальники структурных хозяйственных отделов (далее - СХО), за которыми закреплены следующие "зоны ответственности":
- по договорам куплипродажи (поставки), комиссии, поручения и иным, напрямую связанным с оборотом товаров, - начальник СХО по соответствующей номенклатуре товаров;
- по договорам аренды, хранения - начальник юридического отдела;
- по договорам перевозки автотранспортом, автотранспортной экспедиции, рекламы и связанным с ними договорам - начальник отдела маркетинга;
- по договорам подряда - главный инженер ОАО "Б", руководители баз;
- по договорам, опосредующим осуществление вспомогательной деятельности, - главный инженер ОАО "Б", руководители баз, начальники функциональных отделов и направлений в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, обеспечивающие потребности ОАО "Б" в приобретении, пользовании либо отчуждении товаров, работ, услуг, объектов интеллектуальной собственности для собственного использования.
Далее следует разработать и утвердить основные принципы порядка заключения договоров - либо субъект хозяйствования твердо придерживается собственных шаблонных форм, либо пользуется чужими проектами, поступающими от поставщиков и клиентов. В упомянутой организации используется комплексный подход.
Так, договоры по порядку заключения подразделяются на следующие группы:
- договоры, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б";
- договоры, первоначальные условия которых предлагаются контрагентами ОАО "Б";
- договоры, условия которых предлагаются государственными органами, типовые и примерные договоры, утвержденные нормативными актами.
При этом, как правило, в отношениях с поставщиками ОАО "Б" практикует заключение договоров в редакции поставщиков, в отношениях с потребителями применяет договоры в редакции ОАО "Б".
Как известно, договоры могут заключаться: путем составления единого документа, подписанного сторонами; посредством факсимильной связи; путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
По общему правилу договоры, заключаемые ОАО "Б", заключаются в простой письменной форме. Внешнеэкономические договоры заключаются в письменной форме в обязательном порядке. Простая письменная форма договора считается соблюденной также и в случае направления счетафактуры, счета (как оферты) и товарной накладной на отпуск и оприходование товарноматериальных ценностей (товарнотранспортной накладной), содержащих существенные условия достигнутого между сторонами договора.
В локальных актах рассматриваемого предприятия закреплено, что при оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются ОАО "Б", по общему правилу следует руководствоваться стандартными образцами договоров. При оформлении и заключении договоров, первоначальные условия которых предлагаются контрагентами ОАО "Б" или изложены в нормативных актах или локальных актах контрагентов, необходимо руководствоваться редакцией контрагента с учетом соблюдения принципов симметричности в отношении прав и обязанностей сторон, а также добровольности заключения договора и выбора его условий.
Следующим этапом построения договорной работы является оформление процедуры визирования. Это внутренняя процедура, заключающаяся в проставлении уполномоченным работником организации подписи на договоре в подтверждение того, что соответствующая функциональная служба ознакомлена с договором и он соответствует интересам организации в части условий, проверка соответствия которым возложена на данного работника. Будучи внутренней процедурой, визирование не оказывает влияния на заключенность либо незаключенность договора, равно как и на права и обязанности соответствующего предприятия в отношении третьих лиц.
Подчеркнем, что визирование не является обязательной процедурой, но его введение позволяет достичь как минимум следующих целей:
- ознакомить ключевых участников бизнеспроцессов с возникающими у предприятия обязательствами;
- уменьшить риски в деятельности субъекта хозяйствования путем предварительной проверки законности и целесообразности совершаемых хозяйственных операций.
Очевидно, что введение процедуры визирования приводит к небольшому замедлению обращения внутрифирменной бизнесинформации. Поэтому необходимость ее введения каждый субъект хозяйствования определяет самостоятельно в зависимости от объемов производства, внешних и внутренних рисков и численности персонала.
В ОАО "Б" визирование проектов договоров осуществляется в следующем порядке:
- договоры с поставщикаминерезидентами и покупателяминерезидентами визируются исполнителем, его начальником, начальником финансовоэкономического отдела (далее - ФЭО), главным бухгалтером, начальником отдела организации внешнеэкономической деятельности (далее - ООВЭД), начальником юридического отдела;
- договоры с поставщикамирезидентами визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО, главным бухгалтером, начальником юридического отдела;
- договоры с потребителями визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО и начальником юридического отдела. Допускается тиражирование стандартных бланков договоров с единожды проставленными визами;
- договоры аренды и хранения визируются начальником юридического отдела, начальником ФЭО и главным бухгалтером;
- иные договоры, связанные с основной деятельностью по закупке и реализации товаров, визируются исполнителем, его начальником, начальником ФЭО, главным бухгалтером и начальником юридического отдела;
- договоры, опосредующие осуществление вспомогательной деятельности ОАО "Б", визируются исполнителем, его начальником, начальниками функциональных служб в зависимости от наличия в договорах условий, проверяемых соответствующими службами, и начальником юридического отдела.
В исключительных случаях допускается подписание договора без соблюдения процедуры визирования либо с соблюдением процедуры визирования не в полном объеме, если просрочка в заключении договора нанесет ущерб интересам ОАО "Б".
В Положении о договорной работе, действующем на взятом для примера предприятии, также закреплено содержание компетенций, реализуемых перечисленными выше лицами посредством визирования. Так, визированием договора исполнитель подтверждает, что данный проект договора оформлен им в соответствии с требованиями локальных актов ОАО "Б", проекту присвоен номер, внесены все необходимые технические данные в части реквизитов сторон договора, затребованы дополнительные документы, если они необходимы для заключения договора. Визированием договора, связанного с осуществлением основной деятельности по закупке и продаже товаров, начальник СХО по соответствующей номенклатуре продукции подтверждает, что все условия договора в части фактических взаимоотношений сторон (наименование, количество и цена продукции, срок и порядок расчетов, доставки и т.д.) в полной мере отвечают интересам ОАО "Б" и экономически целесообразны.