Признаки определения фондовой принадлежности документов учреждений и лиц. Прямые и косвенные признаки.
Фондирование объединенных архивных фондов.
Фондирование архивных коллекций. Условия сохранения и расформирования коллекций в архивах.
Размещение архивных фондов в государственных, муниципальных архивах и архивах государственных и негосударственных организаций. План (схема) размещения архивных фондов. Назначение и особенности пофондовых и постеллажных топографических указателей.
Тема 9. Организация документов в пределах архивных фондов
Теоретические основы организации документов в пределах архивного фонда. Значение классификации для организации документов в пределах архивного фонда и поиска документной информации. Исторический и логический подходы при построении документов архивного фонда.
Единица хранения (дело) как единица классификации. Понятие о систематизации дел в составе архивного фонда. Основные (ведущие) и второстепенные признаки классификации. Типы и виды схем систематизации дел архивных фондов.
Тема 10 Описание архивных документов
Понятие об описании архивных документов. Основные единицы описания. Порядок и методика проведения описания архивных документов. Перспективы и сложности разработки автоматизированных поисковых информационных систем в архивах.
Тема 11. Теоретические и правовые основы комплектования
Понятие о комплектовании архивов и АФ РФ. Научная классификация документов – основа комплектования госархивов. Взаимосвязь и взаимозависимость классификации, комплектования и экспертизы ценности документов.
Современная правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая организацию и порядок комплектования государственных и муниципальных архивов документами АФ РФ. Задачи и основные направления деятельности по комплектованию государственных и муниципальных архивов.
Внедрение договорных отношений с негосударственными организациями – источниками комплектования государственных архивов на современном этапе. Инициативное документирование. Проблема своевременного приема в госархивы документов учреждений, организаций, предприятий. Профиль архива и принцип добровольности в отношениях архива и фондосдатчика.
Тема 12. Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации
Источники комплектования государственных и муниципальных архивов. Понятия «источник комплектования» и «зона комплектования». Критерии определения государственных учреждений – источников комплектования. Порядок отнесения негосударственных организаций к числу источников комплектования муниципальных и госархивов. Критерии определения круга лиц, документы которых могут быть приняты на государственное хранение.
Источники комплектования ведомственных, объединенных межведомственных и объединенных архивов.
Организация приема документов Архивного фонда РФ в государственные и муниципальные архивы из организаций, предприятий и учреждений.
Понятие о формах приема документов. Выборочный прием документов. Понятие о групповой и видовой выборках. Временные сроки хранения документов в архивах государственных организаций, учреждений и рекомендательные сроки хранения документов в негосударственных организациях. Организация работы по передаче и приему документов в государственные архивы от негосударственных организаций.
Роль Росархива в организации комплектования документов и обеспечения всестороннего пополнения АФ РФ. Осуществление контроля со стороны архивных учреждений за сохранностью документов, подлежащих передаче в государственные, муниципальные архивы, полнотой состава архивных фондов и их своевременным поступлением на государственное хранение.
Отраслевые примерные списки видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Списки учреждений (лиц) – источников комплектования государственных и муниципальных архивов: порядок их составления и утверждения. Основание для внесения изменений и уточнений в списки источников комплектования государственных архивов.
Тема 13. Теоретические основы экспертизы ценности документов
Понятие об экспертизе ценности документов. Система понятий, используемых при определении ценности документов. Архивные документы, как культурное достояние народов РФ.
Становление и развитие теории и практики экспертизы ценности документов в 50-80-х гг. ХХ в. Дифференцированный подход к оценке документов.
Научно-методические основы экспертизы ценности документов. Принципы экспертизы в современный период архивоведения. Источниковедческая критика документов и ее значение для экспертизы их ценности. Системный подход. Функциональный подход. Информационный анализ. Применение при экспертизе других общенаучных и частных методов познания.
Критерии экспертизы ценности документов. Группы критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Критерии отбора документов с повторяющейся информацией. Виды, формы и полнота информации. Критерии ценности документов личного происхождения.
Тема 14. Организация проведения экспертизы ценности документов
Методика проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза ценности документов в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций, её назначение и методика проведения. Организация и методика работы по отбору на государственное хранение документов по личному составу. Особенности методики проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.
Современная система нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов. Правовая и нормативно-методическая база отбора документов государственных и негосударственных организаций. Роль классификаторов документов и номенклатур дел в определении научной и практической ценности документов на стадии документационного обеспечения управления. Роль архивов организаций в разработке номенклатур дел.
Перечни документов – основные звено в системе нормативно-методических пособий. Типы и виды перечней. Перечни типовых документов с указанием сроков их хранения. Требования, предъявляемые к методике составления типовых и ведомственных перечней с указанием сроков хранения документов.
Примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих хранению, и их значение в проведении экспертизы ценности документов в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.
Организация экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение. Система экспертных органов. ЦЭПК, ЭПК и ЭК архивных учреждений. Их задачи, функции, правовое положение и организация работы. Роль функций организационно-методического руководства и контроля экспертных служб архивных учреждений в проведении экспертизы ценности документов в организациях и ведомствах и отборе документов на государственное хранение. ЦЭК, ЭК министерств и ведомств, ЭК учреждений, организаций, предприятий: их задачи, функции, правовое положение, организация работы, оформление результатов экспертизы документов.
Выявление особо ценных документов. Понятие «особо ценный документ». Организации работы по оформлению результатов выявления данных документов.
Тема 15. Нормативно-методические и правовые основы учета архивных документов
Роль учета документов АФ РФ. Понятия «учет архивных документов», «учетный документ», «единица учет», «единица учета», «государственный учет». Принципы государственного учета архивных документов.
Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая учет документов в госархивах России 1990-2000-х гг. Отражение вопросов, связанных с учетом, в законодательных актах РФ. Регламент государственного учета документов АФ РФ 1997 г.; «Основные правила работы государственных архивов» 2002 г.; ФЗ РФ «Об архивном деле в РФ» 2004 г., как основные государственные нормативные акты.
Тема 16. Система учета архивных документов
Учет документов в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций. Состав учетных документов и справочников. Учет копий страхового фонда. Организация хранения документов. Специфика учета документов в государственных архивах с переменным составом. Учетные документы государственного, муниципального архива, архивов организаций.
Централизованный государственный учет документов АФ РФ. Документы централизованного государственного учета. Фондовые каталоги, Центральный фондовый каталог (ЦФК).
Проблемы учета документов на современном этапе.
Тема 17. Обеспечение сохранности архивных документов
Обеспечение сохранности документов, как важнейшее направление деятельности архивов. Регламентация вопросов обеспечения сохранности в нормативно-методических и правовых документах. Современная концепция сохранности документов. Условия «вечного сохранения» документов.
Проблема создания условий хранения, реставрации и воспроизведения документов (страховой фонд, фонд особо ценных документов, фонд использования, компьютерные технологии воспроизведения).
Проверка наличия и состояния архивных документов, их роль в обеспечении сохранности. Порядок и периодичность проведения проверок, мероприятия по результатам проверки, внесение изменений в учетные документы.
Тема 18. Проблемы хранения архивных документов на современном этапе
Роль архивов организаций в обеспечении сохранности документов. Изменения в организации и состоянии ведомственного хранения документов в 1990-х гг.: увеличение объемов дел, находящихся в архивах государственных и негосударственных организаций, увеличение количества неупорядоченных дел, перезагруженность архивов, нехватка помещений, хранение документов государственных органов в помещениях, принадлежащих коммерческим структурам, сокращение количества архивных работников, отсутствие правопреемников архивных документов в случае реорганизации, ликвидации организаций. Перспективы совершенствования хранения документов государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.