1 Автоматизация бухгалтерского учета
Компьютерные системы бухгалтерского учета (КСБУ) прошли большой исторический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с изменениями информационных технологий, программных и технических средств обработки информации, методов и средств разработки, концепций построения информационных систем (ИС).
В настоящее время существует большое количество разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского учета: от средств автоматизации локальной задачи бухгалтерского учета до полнофункциональных КСБУ в составе ИС предприятия.
Основные характеристики объекта и системы управления, влияющие на особенности бухгалтерского учета
1. Отраслевая специфика бухгалтерского учета, которая находит отражение в моделях и алгоритмах учета, элементах учетной политики. В соответствии с этой спецификой, существуют законченные отраслевые решения как для отдельных учетных функций, так и для ИС предприятия в целом.
2. Для предприятий одной отрасли существует специфика видов деятельности, технологических процессов производства продукции, работ и услуг. Это находит отражение в структуре данных, объемных характеристиках БД КСБУ (номенклатура используемых материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, число видов и групп оборудования, профессий работников и т.п.). Кроме того, интенсивность информационных сообщений, состав используемых систем классификации и кодирование важнейших видов информации, формы документов и т.п. также зависят как от видов, так и от масштабов деятельности.
3. Тип и характер производства (дискретный, непрерывный) оказывает существенное влияние на состав и структуру нормативно-справочной информации БД, формы первичных учетных документов, порядок и периодичность учета затрат и результатов производственного процесса.
4. Организационная структура управления предприятием, количество и территориальное распределение организационных единиц, наличие централизованной бухгалтерии, бухгалтерии отдельных подразделений и т.п. определяют требования к информационным технологиям сбора, передачи и хранения данных, составу и конфигурации КСБУ: изолированные функциональные АРМ бухгалтера, сетевой комплекс взаимосвязанных АРМ бухгалтеров или КСБУ как неотъемлемая часть корпоративной ИС предприятия.
Общая характеристика КСБУ
1. Используемая модель бухгалтерского учета и учетной политики, соответствие стандартам международного бухгалтерского учета.
2. Адаптационные возможности КСБУ: выбор, настройка или конфигурирование функций, состава и структуры данных БД КСБУ, форм входящих и исходящих документов.
3. Структура рабочего плана счетов, структура кода счета, глубина аналитического учета, виды учетных регистров (бухгалтерские проводки, хозяйственные операции, первичные документы).
4. Типовая нормативно-справочная база КСБУ, состав типовых хозяйственных операций, отражаемых в учете.
5. Инструментальные средства создания и развития КСБУ (экранные и печатные формы первичных документов, формы внешней и внутренней бухгалтерской отчетности, формы управленческой и статистической отчетности), пользовательского интерфейса.
6. Информационная связь КСБУ с другими ИС в масштабе предприятия, внешними ИС; форматы обмена данными.
7. Методология и технология проектирования, внедрения и сопровождения КСБУ.
8. Аппаратная и программная платформа, информационно-технологическая архитектура КСБУ.
9. Инструментальные средства разработки приложений для развития КСБУ.
10. Средства администрирования БД и КСБУ.
11. Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего КСБУ.
12. Стоимость и затраты на реализацию проекта КСБУ.
Анализ различных КСБУ показал, что существуют стандартные подходы к автоматизации учета хозяйственных операций.
1. Непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйственных операций в виде отдельных проводок с использованием машинных справочников.
2. Контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью заранее подготовленного списка «корректных проводок».
3. Фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью их выборки, редактирования, копирования.
4. Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок, которые открыты для настройки. Ведение регистра (журнала) хозяйственных операций, формируемых на основании типовой операции «Автоматическое заполнение регистра бухгалтерских проводок»; расчет сумм проводок.
5. Работа с типовыми первичными документами, создание регистра (журнала документов). В отличие от типовых операций, первичные документы на основе типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственной операции. После факта ее совершения выполняется «проведение» документа. Используется электронный документооборот для учетных функций системы управления.
КСБУ различаются по полноте и интеграции учетных функций, а именно:
– КСБУ для отдельных участков бухгалтерского учета;
– комплексные КСБУ для всех участков бухгалтерского учета;
– КСБУ с расширением функций бухгалтерского учета, например, торговые системы, складские системы, системы управления продажами, системы закупочной деятельности;
– КСБУ, полностью интегрированные с функциями управления предприятием.
Программные продукты КСБУ, как правило, имеют модульную архитектуру, которая позволяет автономно использовать отдельные функциональные модели. Организационно КСБУ включают одно или комплекс АРМ (автоматизированных рабочих мест) бухгалтеров, которые могут работать как изолированно, так и в сетевом режиме.
Программные продукты для КСБУ отличаются «степенями» свободы. Так, в некоторых программных продуктах допускается выбор компонентов информационных технологий – типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования, в других – технические и программные решения являются замкнутыми, не подлежат модификации.
Рынок программных продуктов КСБУ связан с ведущими фирмами-разработчиками, которые обеспечивают следующий набор услуг:
– разработка, распространение (продажа) готовых программных продуктов для создания КСБУ;
– консалтинговые услуги по проектированию КСБУ, выбору программных средств;
– создание информационно-правовых систем для КСБУ;
– издание и распространение литературы по КСБУ;
– организация учебных центров для подготовки пользователей КСБУ.
Лидером среди разработчиков является фирма «1С», продукты которой более подробно рассматриваются в следующей главе.
Фирмы-разработчики КСБУ предлагают широкую номенклатуру программных продуктов, учитывающих потребности определенных пользователей. Ряд фирм-разработчиков создает программные продукты единой серии под общей торговой маркой. Они предназначены для предприятий различных масштабов или предметных областей, имеют типовые элементы, используют типовые информационно-технологические решения. Фирма «Интеллект-Сервис» предлагает следующие программные продукты:
- БЭСТ-4 – полнофункциональная, многопользовательская и многовалютная система оперативного (торгового, складского) и бухгалтерского учета. Ввод данных в систему осуществляется на основе первичных документов. БЭСТ-4 хорошо адаптируется к специфике конкретного предприятия;
- БЭСТ-4 «Магазин» – для автоматизации бухучета на предприятиях розничной торговли, обеспечивает управление товародвижением от поступления товаров на склад до их реализации, поддерживает оперативный и бухгалтерский учет, взаимодействие с торговым оборудованием;
- БЭСТ «Анализ» – программа анализа товарооборота, закупок и цен товаров в различные периоды времени, маржинальной прибыли по различным видам товаров. Обеспечен обмен информацией с БД системы БЭСТ-4;
- БЭСТ «Компания» – автоматизация управления крупным предприятием торговли. Обеспечивает оперативное управление торговыми потоками, включая учет закупок, запасов, продаж товаров, расчетов по обязательствам. Автоматизированы все функции бухгалтерского и налогового учета. Для управления БД используются крупномасштабные СУБД типа SQL-Server;
- БЭСТ «Маркетинг» – программа автоматизации маркетинговых исследований. Реализованы следующие функции: определение конкурентной среды и целевых сегментов рынка, выработка рекомендаций по проведению рекламных кампаний и поддержке сбыта, финансовое планирование, формирование продаж, расчет бюджета рекламной кампании и др.;
- БЭСТ «Офис» – полнофункциональная система управления малым предприятием. Обеспечивает планирование движения денежных средств, доходов и расходов, учет и анализ хозяйственной деятельности;
- БЭСТ «План» – программа формирования календарных сбытовых и производственных планов для предприятий торговли, производства и сферы услуг, расчета издержек и себестоимости продукции и услуг, анализа эффективности вариантов планов, прогноза результатов работы;
- БЭСТ-ПРО – комплексная автоматизация систем управления предприятиями производственного типа, торговли и сферы услуг. Обеспечивает полный управленческий цикл, включая ведение договоров, контроль взаиморасчетов, планирование производства и сбыта, учет затрат на производство продукции (услуг), управление снабжением, расчет зарплаты и т.п.
Программные продукты фирмы «ПАРУС»