Ввод информации о фирме и редактирование уже введенных данных осуществляются в диалоговом режиме. Диалог организован в виде картотеки: данные о фирме, которые вводятся в этом диалоге, распределены по нескольким закладкам. Для доступа к элементам какой-либо группы необходимо щелчком мыши открыть соответствующую закладку.
На закладке «Основные сведения» вводятся краткое и полное наименования фирмы: краткое служит для отображения в экранных формах, а полное – для формирования печатных форм документов и отчетов. Здесь же указываются телефоны, физический и юридический адреса фирмы, а также отрасль и форма собственности. В конфигурации предусмотрена возможность ведения учета от имени субъекта предпринимательской деятельности (частного предпринимателя). Для этого в форме справочника предусмотрен флажок «Частное лицо».
Ответственные лица фирмы (директор, главный бухгалтер, кассир) выбираются из справочника сотрудников.
В настоящей конфигурации для каждой из фирм можно вести нео-граниченное число расчетных счетов, валютных счетов и касс. Основной расчетный счет в гривнах и основной валютный счет устанавливаются в реквизитах «Основной р/счет» и «Основной валютный р/счет». Эти значения по умолчанию будут подставляться во все платежные документы.
На закладке «Регистрация и коды» вводятся различные коды организации, ее регистрационные номера в службе занятости, сведения о налоговой инспекции. Информация из этих реквизитов используется при формировании регламентированных отчетов.
На закладке «Дополнительно» определяются основной оптовый и розничный склад (магазин) фирмы. Эти значения будут по умолчанию подставляться во все приходно-расходные, складские и розничные документы.
Здесь же выбирается и префикс номера документа – строка, с которой будут начинаться номера всех документов, выписанных от имени данной фирмы. Если учет ведется от имени нескольких фирм, то с помощью префикса номера будет организована нумерация документов по каждой фирме: если префиксы у фирм различные, то и последовательность номеров у каждой фирмы будет своя, при смене префикса нумерация начнется заново. Префикс номера желательно устанавливать таким образом, чтобы он соответствовал названию фирмы. В этом случае Вы без труда сможете различать документы, принадлежащие разным фирмам, в журналах и отчетах. В реквизите «Каталог отчетов» можно указать имя подкаталога, в котором будут сохраняться сформированные в конфигурации регламентированные отчеты по данной фирме. Путь к каталогу отчетов по фирме строится следующим образом:
ExtForms\Каталог_с_номером_квартала\Имя_подкаталога_из_спра-вочника_Фирмы.
На всех закладках формы справочника доступны кнопки «Сотрудники», «Счета», с помощью которых можно открыть список сотрудников, работающих в фирме, и полный перечень ее наличных и безналичных счетов (из справочника «Счета нашей фирмы»).
Банковские счета и кассы
Список всех мест, где могут храниться наличные и безналичные денежные средства организации, ведется в справочнике «Счета нашей фирмы». Здесь содержится информация о всех ее расчетных счетах, валютных счетах и кассах (т.е. о наличных счетах). Если учет в конфигурации ведется от имени нескольких организаций, то здесь хранится список счетов всех фирм компании.
Справочник используется как при редактировании документов, так и для ведения аналитического учета по следующим счетам бухгалтерского учета: 30 «Касса», 31 «Счета в банках», ВЛ «Балансовая стоимость валюты (налоговый учет)».
Справочник реализован как двухуровневый. В справочнике рекомендуется создать три группы: для расчетных счетов в гривнах, для расчетных
счетов в валюте и для наличных счетов (касс).
Для каждого элемента справочника «Счета нашей фирмы» должно быть определено наименование, т.е. «внутреннее» название счета («Основной р/с», «Дополнительный р/с», «Основной валютный р/с», «Гривневая касса» и т.д.), фирма, валюта, в которой учитываются средства на данном счете. Флажок «Безналичный счет» должен быть установлен для расчетных счетов в гривнах и в валюте. Для безналичных счетов следует также указать банковские реквизиты, которые будут автоматически подставляться в печатные формы платежных поручений.
Бухгалтерский счет учета наличия и движения денежных средств на счете указывается в реквизите «Счет». Этот счет будет по умолчанию подставляться в одноименный реквизит всех документов, оформляющих движение средств по такому счету («Банковская выписка», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер»).
Типовая конфигурация позволяет автоматизировать ведение учета по различным разделам. Для ведения учета в типовой конфигурации используются документы. В данном разделе приводится краткая информация о работе с документами. Подробно о работе с документами следует читать в книге «Руководство пользователя».
Типовая конфигурация включает широкий набор документов. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях, например, документы «Платежное поручение», «Счет», «Акт инвентаризации ТМЦ». Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Ввод в эксплуатацию» и другие.
Кроме того, в данной конфигурации существуют регламентные документы, которые подлежат обязательному вводу в конце каждого отчетного периода (месяца) с целью формирования определенного набора проводок. Например, документ «Переоценка валюты» выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке гривневого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики. Регламентным является также документ «Финансовые результаты». Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций. Ввод документов может производиться из меню «Документ» главного меню программы.
Форма ввода документа
Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки, кнопки.
По данным, введенным в форму документа, формируются печатная форма документа и/или проводки документа.
Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но может быть и изменена. Номер и дата в совокупности с другими реквизитами, имеющими в форме заполнения документа вид полей для ввода, образуют так называемую шапку документа.
Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется. Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Приходная накладная» содержит список поступивших товарно-материальных ценностей, причем для каждой позиции указаны количество, цена, сумма и НДС.
В документе «Начисление ЗП» табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, их оклады, суммы удержаний и пр. Способ заполнения табличной части, если таковая в документе имеется, определяется для каждого документа индивидуально и приводится в описании документа (см. далее). Заполненные графы таблицы можно редактировать.
В экранных формах документов, табличная часть которых может содержать элементы справочника «Номенклатура», присутствует кнопка «Подбор». После нажатия этой кнопки и выбора одной из предлагаемых опций «По ТМЦ» или «По партиям» на экране раскроется одна из форм представления списка товаров/услуг (из справочника «Номенклатура»).
Для каждого товара в этом списке можно вывести его артикул, счет учета, отпускную и розничную цены, единицу измерения, вид. Для этого следует установить соответствующий флажок в группе «Показать».
Реквизиты группы «Остатки» служат для задания способа отображения остатков по ТМЦ – отдельно в информационной строке или тоже в форме списка. Зафиксировав курсор на конкретном ТМЦ и выбрав требуемый склад, в реквизите «Место хранения» можно просмотреть остатки по данному ТМЦ.
В форме подбора «По партиям» двойной щелчок мыши на каком-либо ТМЦ приведет к появлению списка всех его партий, которые приходовались по выбранному месту хранения с указанием даты, цены и остатка ТМЦ по каждой партии. Установив флажок «Показать только те партии, по которым есть остатки», можно ограничить список партий данного ТМЦ в указанном месте хранения только теми, по которым имеются ненулевые остатки.
Внесение в табличную часть документа того или иного ТМЦ осуще-
ствляется двойным щелчком мыши на его наименовании в форме подбора «По ТМЦ», на конкретной партии ТМЦ – в форме подбора «По партиям». Все выбранные ТМЦ записываются в спецификацию документа в базовой единице измерения. Количество, вносимое в документ при множественном подборе, зависит от значения константы «Запрашивать количество». Если значение этой константы - «Да», то при подборе каждого ТМЦ конфигурация будет запрашивать ввод количества, если – «Нет», то в спецификацию документа будет подставляться количество, равное 1.