Журналы документов
Введенные документы хранятся в журналах документов.
В программе имеется общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам (разделам) учета документы. К любому из журналов можно обратиться, выбрав соответствующий пункт меню «Журналы» главного меню программы.
В каждом журнале находятся документы, относящиеся к определенному разделу учета. В журнале документов по каждому документу, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент). Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы.
Печать журнала. Для печати списка документов текущего журнала предназначена кнопка «Реестр» в нижней части окна журнала. При нажатии этой кнопки выводится отчет, содержащий все документы, видимые в данный момент в журнале.
При нажатии кнопки «Путеводитель» на экране откроется соответствующий раздел «Путеводителя» по конфигурации, содержащий описание того участка учета, которому принадлежат документы текущего журнала.
В журналах тех документов, которые по смыслу могут иметь подчиненные документы (т.е. выступать в качестве документа-заказа), присутствуют кнопки «Подчиненные документы» и «Дерево». При нажатии кнопки «Подчиненные документы» формируется список подчиненных документов по выделенному курсором документу в журнале.
При нажатии кнопки «Дерево документов» формируется дерево подчиненных документов. Двойной щелчок мыши на наименовании какого-либо документа в таком дереве приводит к открытию формы такого документа, на строке «Журн.» – к открытию полного журнала документов с позиционированием курсора на этом документе. В типовой конфигурации используются следующие журналы документов (таблица 2.1).
С расчетного счета банк выдает наличные деньги на выплату заработной платы, оплачивает счета поставщиков организации, производит различные платежи. Прием и выдачу денег, а также безналичные перечисления банк производит по расчетно-денежным документам установленной формы. Для выписки платежных поручений в типовой конфигурации предусмотрен документ «Платежное поручение».
Таблица 2.1 – Журналы документов
| Наименование журнала | Виды документов |
| Авансовые отчеты | «Авансовый отчет» |
| Банк | «Банковская выписка», «Платежное поручение», «Заявление на аккредитив», «Инкассовое поручение», «Платежное требование-поручение» |
| Валютные операции | «Переоценка валюты», «Продажа валюты», «Покупка валюты» |
| Ввод остатков | «Остатки ТМЦ», «Остатки взаиморасчетов» |
| Возвраты | «Возвратная накладная», «Возврат поставщику», «Возврат рознице» |
| Доверенности | «Доверенность» |
| Командировочные удостоверения | «Командировочное удостоверение» |
| Касса | «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» |
| Зарплата | «Начисление ЗП», «Выплата ЗП» |
| Книга приобретения | «Запись в книге приобретения» |
| Книга продаж | «Налоговая накладная», «Приложение №1», «Приложение № 2» |
| Необоротные активы и МБП | «Ввод в эксплуатацию», «Модернизация необоротных активов», «Начисление износа», «Списание МБП» |
| Складские | «Перемещение», «Списание ТМЦ», «Переоценка ТМЦ», «Инвентаризация», «Оприходование излишков» |
| Оказание услуг | «Оказание услуг» |
| Услуги сторонних организаций | «Услуги сторонних организаций» |
| Приходные накладные | «Приходная накладная», «Расходы на приобретение» |
| Расходные накладные | «Расходная накладная» |
| Розница | «Розничная накладная», «Определение торговой наценки» |
| Счета входящие | «Счет входящий» |
| Договора | «Договор» |
| Счета | «Счет» |
| Производство | «Калькуляция», «Незавершенное производство» |
| Финансовые результаты | «Финансовые результаты» |
Платежные поручения нумеруются по каждому из расчетных счетов отдельно. В реквизите «Расчетный счет» выбирается тот счет, с которого предполагается осуществить платеж. Очередной номер исходящего документа по выбранному расчетному счету автоматически предлагается в реквизите «Номер платежки».
Если платежное поручение оформляется на перечисление налогов, взносов, других обязательных платежей, следует установить флажок «Оплата налога/отчисления», после чего в реквизите «Вид налога» выбрать из справочника «Налоги и отчисления» соответствующий вид налога.
В реквизите «Контрагент» выбирается организация, которой будут перечислены деньги, в реквизите «Р/счет» – расчетный счет клиента (из справочника «Денежные счета»). Счет учета взаиморасчетов с контрагентом (счет учета расчетов с бюджетом, государственными целевыми фондами) указывается в реквизите «Счет». В случае оплаты поставщикам или возврата денег покупателям необходимо также указать заказ. Для выбора заказа предназначена специальная кнопка. При нажатии на нее открывается журнал «Отбор заказов» по выбранному клиенту. Двойной щелчок мыши на строке с требуемым документом-заказом приведет к его появлению в поле «Заказ» в « Платежном поручении». При выборе заказа сумма и НДС автоматически заполняются из остатка по выбранному заказу. Но при необходимости их можно откорректировать вручную.
Для заполнения назначения платежа можно воспользоваться списком типовых назначений платежа, выбираемых из справочника «Назначения платежей» (реквизит «Кратко»).
Кнопка «Печать» служит для получения печатной формы платежного поручения.
При проведении документ «Платежное поручение» не формирует бухгалтерские проводки. Факт движения денег по расчетному счету в типовой конфигурации отражается в документе «Банковская выписка».
Платежное требование
Расчеты между организациями могут осуществляться с помощью оформления платежных требований.
Платежное требование представляет собой расчетный документ о бесспорном списании (взыскании) средств контрагента.
Для ввода платежного требования выберите соответствующий пункт из подменю «Банк» меню «Документы» главного меню программы. В результате на экране откроется окно диалога для ввода нового документа.
Форма платежного требования заполняется аналогично форме платежного поручения, но имеет следующие особенности.
Если установлен флажок «С акцептом», необходимо указать срок для акцепта. В этом случае в поле «Содержание» печатной формы документа будет добавлено «С акцептом», с указанием срока акцепта.
Если этот флажок отключен, тогда в поле «Содержание» печатной формы документа будет проставлено «Без акцепта», и появится текст, который вы добавите в поле «Содержание» экранной формы документа. В соответствии с Инструкцией о безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины, при списании средств без акцепта плательщика дается ссылка на законодательный акт или акт ненормативного характера, на основании которого осуществляется взыскание с указанием даты и номера. В нижней части окна диалога расположены кнопки:
– «Печать» - для формирования и печати платежного требования;
– «ОК» - для сохранения документа в журнале;
– «Закрыть» - для отказа от ввода документа или от сделанных изменений.
Инкассовое поручение
Для ввода инкассового поручения выберите пункт «Инкассовое поручение» из подменю «Банк» меню «Документы». В результате на экране откроется окно диалога для ввода нового документа. Заполнение инкассового поручения аналогично заполнению формы платежного требования.
Прием наличных денег в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или уполномоченным им лицом.
Для автоматического оформления операций, связанных с поступлением наличных денежных средств в кассу предприятия, в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приходный кассовый ордер».
Ввод нового документа осуществляется выбором соответствующего пункта в подменю «Касса» главного меню программы.
Приходный кассовый ордер может регистрировать несколько различных по смыслу и по-разному отражающихся в учете операций. Вид операции выбирается в одноименном реквизите закладки «Основные формы» и может принимать следующие значения:
– «Приход денег из подотчета» – поступление в кассу денежных средств от подотчетного лица. В этом случае в качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используется соответствующий субсчет счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами»;
– «Оплата заказа покупателем» – поступление денег от покупателя за уже отгруженный товар или в качестве предоплаты по счету-фактуре. В качестве корреспондирующего бухгалтерского счета используются соответствующие субсчета счета 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
– «Поступление денег из банка» – поступление денег с одного из расчетных счетов фирмы. Корреспондирующий счет – 31;