– «Прочие операции» – поступление денег в кассу из любого другого источника, корреспондирующий счет может быть любым.
В группе «Касса» нужно указать кассу из справочника «Счета нашей фирмы» и очередной номер для печатной формы приходного ордера. Программа ведет автоматическую нумерацию приходных и расходных документов, в данном случае – ордеров, и по умолчанию предлагает очередной номер, увеличивая на единицу текущее значение соответствующего реквизита выбранного элемента справочника «Счета нашей фирмы».
Отметим, что в реквизите «Касса» может быть выбрана и валютная касса организации (порядок работы с валютным приходным ордером приведен в разделе «Учет операций с иностранной валютой»).
Выдача наличных денег из кассы
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежащим образом оформленным документам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или уполномоченными лицами.
Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер».
«Расходный кассовый ордер» полностью аналогичен «Приходному ордеру», имеет те же реквизиты, но в учете отражает при помощи проводок противоположную операцию – расход денег.
Формирование кассовой книги
Все поступления и выдачи наличности предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Кроме того, ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итог за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Для формирования отчета по кассовым операциям в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Отметим, что данный отчет формируется на основании проводок по счету 30 «Касса».
Для составления отчета следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты» главного меню и в форме ввода указать период (дату), по которой необходимо сформировать отчет, номер листа кассовой книги и кассу, для которой будет сформирован настоящий отчет.
При задании произвольного периода формирования отчета он будет сформирован на каждый кассовый день отдельным листом кассовой книги. Касса выбирается из справочника «Счета нашей фирмы»; таким образом, можно получить кассовую книгу для каждой кассы отдельно, например, для кассы в гривнах, для кассы в долларах и т.д. Если реквизит «Касса» диалоговой формы запроса оставить незаполненным, то отчет сформируется по всем кассам в гривневом покрытии.
В форме запроса параметров отчета можно также определить форму последнего листа кассовой книги: будет ли это обычный лист, последний лист за месяц или за год. Кроме того, если в качестве периода формирования отчета выбран один день, то дополнительно можно указать сумму, выплаченную из кассы организации на зарплату.
Для формирования отчета необходимо нажать кнопку «ОК» или кнопку «Сформировать».
Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать. При использовании кнопки «ОК» после формирования окно формы настройки параметров отчета закрывается. При использовании кнопки «Сформировать» окно остается открытым, что позволяет изменить параметры отчета и сформировать другой отчет. Сформированный отчет будет содержать остатки на начало даты, все проводки по 30 счету по выбранной кассе за эту дату, а также итоговые обороты и остаток на конец дня.
Бухгалтерский учет операций в иностранной валюте регламентируется П(С)БУ 21 «Влияние изменения валютных курсов».
Среди операций в иностранной валюте, предусмотренных данным Положением и реализованных документами типовой конфигурации, можно выделить:
– операции покупки валюты. Первый этап такой операции (перечисление средств на покупку валюты уполномоченному банку) выполняется документом «Банковская выписка». Собственно же операция покупки валюты (в том числе и зачисление приобретенной суммы на валютный расчетный счет) – документом «Покупка валюты»;
– операции продажи валюты. Первый этап этой операции (списание валюты с расчетного счета для продажи) регистрируется валютной «Банковской выпиской». Собственно же операция продажи валюты (в том числе зачисление вырученной суммы на гривневый расчетный счет) – документом «Продажа валюты»;
– операции приобретения и реализации ТМЦ, других объектов, стоимость которых выражена в иностранной валюте (валютные «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Ликвидация необоротных активов» с признаком ликвидации «Реализация»). Указанные документы интерпретируются как валютные, если в них в качестве валюты выбрана денежная единица, отличная от гривны;
– выдача, оплата авансов в валюте, погашение дебиторской, кредиторской задолженности зарубежным контрагентам. Эти операции оформляются валютными банковскими выписками/валютными кассовыми ордерами. Указанные документы, в свою очередь, интерпретируются как валютные, если счета, для которых они оформляются (наличные/безналичные), отмечены как валютные в справочнике «Счета нашей фирмы»;
– операция выдачи валюты из кассы подотчетному лицу (валютные кассовые ордера, валютный «Авансовый отчет»).
При первичном признании операция в иностранной валюте отображается в валюте отчетности (т.е. в гривнах) путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу, действующему на дату осуществления операции. Курсы иностранных валют по отношению к гривне поддерживаются в справочнике «Валюты».
Для бухгалтерского учета операций, связанных с движением валюты, используются следующие счета бухгалтерского учета:
– 302 «Касса в иностранной валюте»;
– 312 «Текущие счета в иностранной валюте»;
– 314 «Другие счета в иностранной валюте»;
– 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» (несмотря на то, что этот субсчет не валютный, именно он используется при осуществлении операций покупки валюты);
– 334 «Денежные средства в пути в иностранной валюте».
Применительно к типовой конфигурации, учет на указанных счетах ведется в разрезе субконто «Наши денежные счета», имеющего тип справочника «Счета нашей фирмы».
Учет курсовых разниц
Под термином курсовая разница, согласно П(С)БУ 21, понимается разность между одинаковым количеством валютных единиц при разных валютных курсах.
Порядок определения курсовых разниц в бухгалтерском и налоговом учете в настоящий момент полностью различен и регламентируется, в первом случае, П(С)БУ 21, во втором – Законом Украины «О налогообложении прибыли предприятий».
Курсовые разницы в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете курсовые разницы по монетарным статьям Баланса (активам и пассивам) определяются на дату осуществления расчетов и на дату баланса. При этом под монетарными активами понимаются такие активы, которые уже являются деньгами либо станут ими в будущем. Такими активами являются, к примеру, остатки валюты на счетах и в кассе, дебиторская задолженность за отгруженные товары, подлежащая оплате в валюте.
Монетарные пассивы, аналогично, должны быть оплачены деньгами или эквивалентами таковых. Например, кредиторская задолженность будет признана монетарной статьей, если в результате ее погашения подразумевается уплата денежных средств или их эквивалентов.
Все остальные активы и пассивы, не удовлетворяющие определению монетарных, являются немонетарными и должны оцениваться только на дату осуществления операции. Так, в качестве немонетарных статей выделяют задолженности организации по выданным (полученным) авансам. В типовой конфигурации счетами, которые соответствуют немонетарным статьям Баланса, являются счета: 3712 «Расчеты по выданным авансам (в иностранной валюте)», 6812 «Расчеты по полученным авансам (в иностранной валюте)». Соответственно, их переоценка в бухгалтерском учете не выполняется.
Выявленные курсовые разницы подразделяются в бухгалтерском учете на операционные и неоперационные и, в зависимости от значения, отражаются в составе доходов (расходов) организации от операционной или неоперационной деятельности.
В предлагаемой конфигурации переоценка монетарных статей в течение месяца выполняется автоматически при проведении таких документов, как:
– «Банковская выписка»;
– «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер»;
– «Приходная накладная»;
– «Ликвидация необоротных активов» с видом ликвидации «Реализация» и «Расходная накладная»;
– «Авансовый отчет».
При этом вид курсовой разницы (операционная/неоперационная) для корреспондирующего счета указывается непосредственно в формах этих документов. Курсовая разница, определенная по остаткам в валюте на расчетном счете или в кассе, считается операционной.
Например, если «Банковской выпиской» регистрируется оплата поставщику за уже отгруженную продукцию, то при ее проведении будут осуществлены проводки по переоценке как соответствующего валютного счета (312), так и счета 632 «Расчеты с иностранными поставщиками». Если же «Банковская выписка» регистрирует предоплату за еще не поставленные ТМЦ, то переоценка будет выполнена только по счету 312.