Система БЭСТ-4 изначально строилась как учетная. Поэтому даже в структуре главного меню отражено традиционное для типичной бухгалтерии разделение по участкам учета. Например, платежные поручения формируются в одном модуле, а накладные на перемещение материальных ценностей совершенно в другом. Тогда как для многих программных систем характерно формирование их в одном пункте меню «Документы». Можно спорить, какой способ разделения функций лучше, но практика показывает, что разделение, реализованное в БЭСТ-4, представляется бухгалтерам вполне естественным. Не случайно, поэтому, его позаимствовали многие другие программные системы.
Как уже упоминалось, системы БЭСТ-4 и БЭСТ-5 принадлежат к классу параметрически настраиваемых. Они предназначены для комплексной автоматизации учета, т.е. не требуют «сборки» учетной системы из отдельных программ. В последние годы в эти системы встраивается все больше модулей и функций, предназначенных для планирования, управления кадрами или финансового анализа. Иными словами, налицо достаточно определенно выраженный вектор развития этих систем от бухгалтерских к управленческим. Особенно далеко в этом направлении продвинута система БЭСТ-5, где появились полноценные модули производственного учета и планирования.
В отношении структуры объектов аналитического учета, обе системы принадлежат к классу, в котором дифференциация бухгалтерского учета разделена между планом счетов и специализированными модулями. Однако в системе БЭСТ-5 этот принцип выдерживается не так последовательно. Хотя возможность деления плана счетов по складам, номенклатурам, или, тем более, номерам счетов-фактур не используется, она не является жестко заблокированной. В настоящее время принципы организации аналитического учета в системах БЭСТ-4+ и БЭСТ-5 все больше расходятся, что, на взгляд автора, далеко не всегда подкреплено серьезными исследованиями учетных технологий.
В системах БЭСТ-4+ и БЭСТ-5 реализован стандартный хозрасчетный план счетов, в котором счета бухгалтерского учета являются двузначными. Каждый синтетический счет может иметь два статуса, «открыт» и «закрыт». Проводки можно делать только на «открытые» счета. Если на счете необходимо создать субсчета, его необходимо предварительно закрыть. Такой принцип организации плана счетов очень разумен, поскольку, если можно делать проводки как на субсчета синтетического счета, так и непосредственно на счет, минуя субсчета, это на практике приводит к большой путанице, поскольку сальдо и обороты по синтетическому счету становятся неравными сумме сальдо и оборотов по составляющим его субсчетам. Традиционно в системах БЭСТ не применяют разделительных знаков между номером счета и субсчета, т.е. вместо субсчета 90.1 пишут 901. Субсчета в плане счетов могут делиться на более мелкие учетные единицы, или субсчета второго уровня, те на еще более мелкие и т.д. Количество иерархических уровней в плане счетов может быть достаточно большим. Однако на практике за появление лишнего уровня дифференциации бухгалтерского учета приходится платить достаточно высокую цену, в виде роста числа проводок, увеличения трудоемкости учета, дополнительных сложностей в поиске ошибок. Последнее обстоятельство часто упускают из виду. А между тем, хорошо известно, что бухгалтерского учета без ошибок не бывает, и по-настоящему квалификация бухгалтера проявляется только тогда, когда он может навести порядок в данных небрежно ведущегося бухгалтерского учета. Вопрос о методике диагностики бухгалтерских систем при автоматизированном учете выходит за рамки этой книги, желающих ознакомиться с этими проблемами можно отослать к работе [4]. Практически, деление на субсчета выше второго уровня вложенности используется крайне редко. Пример двухуровневых субсчетов – приведенная на схеме 5 структура счета 69.
Самой мелкой единицей бухгалтерской дифференциации плана счетов в БЭСТ-4+ является аналитический счет. На аналитические счета, соответствующие партнерам, делятся счета 60 и 62. Счет 71 делится на аналитические счета, соответствующие подотчетным лицам, и т.д. Чем же отличаются аналитические счета от субсчетов самого низкого уровня? В практическом отношении, пожалуй, только степенью стабильности. Структуру плана счетов имеет смысл продумать заранее возможно более тщательно. Менять ее в процессе ведения учета теоретически можно, в системах БЭСТ есть даже некоторые средства для частичной автоматизации этой процедуры, но в любом случае изменение структуры плана счетов в середине года потребует определенных трудозатрат. Например, пусть с начала года на счет 20 было сделано 1000 проводок, а в середине года на этом счете решили открыть три субсчета, соответствующие производственным подразделениям предприятия. В любом случае придется рассмотреть каждую проводку и решить, делить ли ее между субсчетами, или каким субсчетом заменить счет 20. Поэтому, изменение плана счетов – это всегда прерогатива исключительно главного бухгалтера. Хотя приходилось видеть и бухгалтерии, где каждый бухгалтер работал по своему плану счетов…
По-другому обстоит дело с аналитическими счетами. Они открываются оперативно, по мере появления новых партнеров, новых подотчетных лиц, новых видов выпускаемых изделий, и т.д. Закрыть их, удалить или откорректировать, конечно, не так просто. По удаляемому аналитическому счету не должно быть проводок и начального сальдо. Поэтому во всех крупных учетных системах возникает неприятная проблема организаций-двойников, когда под одну и ту же организацию открывают несколько аналитических счетов.
По этой причине в системе БЭСТ-4 настройка плана счетов и аналитические счета разнесены. В плане счетов только указывается, ведется или нет аналитический учет на том или ином синтетическом счете, а сами аналитические счета открываются в других местах.
Концепция аналитического учета в плане счетов, реализованная в БЭСТ-5, достаточно сильно отличается от концепции БЭСТ-4+. Во-первых, в системе БЭСТ-5, аналитический счет может быть многоуровневым, т.е. делиться на более мелкие учетные единицы. Более того, само понятие «аналитический счет» не используется. Вместо него комбинируются понятия «аналитика», «аналитическое измерение» и «элемент аналитического измерения». Но самое главное отличие концепций состоит в том, что «элементы аналитического измерения» становятся составной частью синтетического счета не поодиночке, а сразу целым набором. Поэтому, если, например, на счете 60 открыты два аналитических измерения «партнеры» и «договоры», то взаиморасчеты с партнером будут делиться не только по договорам, заключенным с этим партнером, но и по всем другим договорам, заключенным со всеми партнерами. Конечно, взаиморасчеты по чужим договорам будут нулевыми, но избыточная дифференциация плана счетов все равно существует, и не свидетельствует, на взгляд автора, о тщательной продуманности концепции аналитического учета. Впрочем, справедливости ради, следует отметить, что все сказанное в равной мере относится ко всем известным автору системам автоматизированного учета, где реализована многоуровневая аналитика.
Отдельно следует остановиться на реализации в плане счетов налогового учета для расчета налога на прибыль. По мнению автора, налоговый учет – это мертворожденный уродец, появившийся на свет как следствие больного воображения чиновников из министерства финансов. Вероятно, принципы его организации были позаимствованы из эпохи до изобретения двойной записи, и в этом смысле он отбрасывает методологию учета лет на 500 назад. Тем не менее, как говорится, «против лома нет приёма», и бухгалтер вынужден его вести.
Приходится бухгалтеру мириться и с использованием в налоговом законодательстве и налоговом учете, мягко выражаясь, специфических терминов. Например, «покупные товары» и «товары собственного производства». Так и хочется напомнить авторам этих терминов, что бабушка с усами и бородой называется дедушкой, а «товары собственного производства» - готовой продукцией.
Разработчики систем БЭСТ постарались свести к минимуму вред от введения налогового учета, и реализовали его на четырех, а в нашем случае – на двух, забалансовых счетах. Чтобы максимально щадить профессиональные чувства бухгалтеров, этим счетам дали обозначения, похожие на счета финансового результата, Н901 – доходы от реализации, и Н902 – расходы, связанные с производством и реализацией. Поскольку, естественно, выстроить систему налогового учета, хоть отдаленно приближающуюся по своим возможностям к системе бухгалтерского учета, эти чиновники не сумели, на счетах налогового учета пришлось завести великое множество субсчетов, структура которых в основном дублирует графы декларации по налогу на прибыль. Проводки на эти субсчета делаются односторонние, и затем используются при формировании декларации.
Все проводки, сформированные в системах БЭСТ, попадают в единый реестр – книгу учета операций. Наличие такой книги характерно практически для всех автоматизированных систем учета. Подавляющее большинство проводок формируется автоматически, в различных учетных модулях. Но отдельные проводки, особенно связанные с завершением квартального периода, могут заноситься в книгу операций непосредственно. Проводки, порождаемые первичными документами, формируются по каждому документу в отдельности. Казалось бы, это правило достаточно тривиально, и соответствует как нормативным документам, так и основным принципам ведения учета. Тем не менее, неоднократно приходилось встречать бухгалтерии, где проводки при ведении ручного учета формировались по целой группе однородных документов. При переходе на автоматизированный учет зачастую ставилась задача так настроить программную систему, чтобы эта порочная практика сохранилась. В системах БЭСТ такая методика исключается.