8.2. Основные модули системы БЭСТ-4+.
Настоящая книга адресована довольно узкому кругу читателей. Это люди, знакомые с азами бухгалтерского учета, которые хотят стать главными бухгалтерами. Для начала, малого предприятия. Затем покрупнее, затем перерасти в финансовые директоры, и т.д. Главный бухгалтер отличается от рядового наличием определенного минимального набора знаний и навыков, но, главное, готовностью всю жизнь учиться. Во всяком случае, в России, в условиях быстро и радикально меняющегося законодательства, регулирующего бизнес, обойтись без этого не удается никому. В компьютерных системах учета, где бухгалтер оказывается избавлен от большей части рутинных операций, оказывается особенно востребованным также отчетливое понимание основополагающих принципов учета, и их анализ в применении к своей ситуации. Хотя целью этой книги, как уже упоминалось, является набор навыков, без которых не может обойтись ни один главный бухгалтер, хорошо бы с самого начала настроиться на правильный стиль восприятия поступающей к главному бухгалтеру информации.
По этой причине в дальнейшем будем считать, что перед глазами читателя находится не только эта книга, но и, например, документация по конкретной программе. На CD, который прилагается к этой книге, находится программное обеспечение, позволяющее установить на свой компьютер демонстрационную версию системы БЭСТ-4+, и воспроизвести на ней всю описываемую модель деятельности малого предприятия. Для установки системы достаточно запустить файл Setup, и согласиться со всеми предлагаемыми программой установки предложениями. Можно установить и другую учетную систему, во всяком случае – БЭСТ-5. Название папки, где установлена эта система, можно вспомнить, если поместить указатель мыши на ярлык для запуска программы, нажать правую клавишу, выбрать пункт «свойства», и закладку «ярлык», или «программа». В этой папке находится папка DOC, где располагается техническое описание программы. Документация по БЭСТ-5 вызывается из соответствующей программной группы, выбираемой при нажатии кнопки «Пуск». Некоторые сведения из документации в дальнейшем будут цитироваться, но подробности, в основном, придется посмотреть в документации.
Главное меню системы БЭСТ-4+ соответствует программным модулям, из которых состоит система. Поскольку набор программных модулей, приобретенных предприятием, может быть различным, могут быть и некоторые различия в расположении пунктов главного меню программ, используемых на разных предприятиях. В демонстрационной версии сделана попытка показать все модули, поэтому главное меню двухуровневое. При выборе некоторых пунктов разворачиваются дополнительные составляющие. Рассмотрим структуру меню более подробно.
1.АРМ главного бухгалтера. Название – автоматизированное рабочее место, может быть, и не очень точное. Но оно подчеркивает то обстоятельство, что в этом учетном модуле сосредоточены функции, которые главный бухгалтер чаще всего берет на себя. Это, прежде всего, конструирование плана счетов для своего предприятия. В системах БЭСТ-5 планов счетов может быть несколько. Это сводные бухгалтерские документы, и, прежде всего, оборотно-сальдовый баланс. Система таких документов отработана веками, и их использование в компьютерных системах получило некое «второе дыхание». Вероятно, это связано с тем обстоятельством, что бухгалтерский учет является едва ли не единственной крупной информационной системой, получившей серьезное развитие в докомпьютерную эпоху. Неудивительно, поэтому, что с появлением компьютеров, его перевод на новые технологии произошел достаточно естественным образом.
Кроме того, в модуле «АРМ главного бухгалтера» сосредоточены алгоритмы автоматизированной подготовки отчетности во внешние инстанции. Присутствует там также большое число других функций, с которыми при желании можно ознакомиться в описании программы.
2.Расчетные и валютные счета. Здесь сосредоточены операции, связанные с движением безналичных денег через банк. Прежде всего, это подготовка платежных поручений и регистрация банковских выписок.
3.Касса.Подотчетные лица. В этом модуле, как следует из названия, выполняются операции с наличными деньгами. В модуле реализованы четыре основных функции. Во-первых, выписка приходных и расходных кассовых ордеров. Во-вторых, учет авансовых отчетов подотчетных лиц. В-третьих, обработка платежных ведомостей на выплату заработной платы. И, наконец, в-четвертых, учет депонированной зарплаты.
4.Учет материальных запасов. Этот пункт распадается на двенадцать подпунктов. Среди них два соответствуют модулям складского учета, это «Товары. Готовая продукция» и «Учет материалов и МБП». Оба модуля складского учета устроены однотипно, хотя есть и серьезные различия. Можно спорить о достоинствах и недостатках разнесения складского учета на два модуля, но такая технология стала для систем БЭСТ традиционной. Модули «Учет закупок», «Планирование закупок», «Управление продажами» не являются в полной мере учетными. Скорее, они предназначены для коммерческой службы предприятия. Так, в модуле «Управление продажами» реализован достаточно мощный аппарат управления ценовой политикой предприятия, учета предварительных заказов от покупателей и выписанных им счетов. Кроме того, в этих модулях ведутся книга покупок и книга продаж, а также учет услуг, оказываемых предприятию или предприятием сторонним потребителям. Вероятно, такая группировка функций не является окончательной. В последних версиях БЭСТ-5 реализован отдельный модуль ведения книги покупок и книги продаж.
В этой же группе находится модули «Торговый зал» и «Мобильная торговля», предназначенные для управления розничной торговлей с подключением кассовых терминалов, электронных весов и другого высокотехнологичного оборудования.
В этой же группе обозначены удаленные модули складского учета, которые могут устанавливаться на отдельные компьютеры и периодически обмениваться информацией с основной системой. Поскольку системы БЭСТ адаптируются к законодательству трех стран, России, Украины и Белоруссии, там же присутствует модуль «Налоговые накладные», появление которого обусловлено «творчеством» украинских чиновников. Присутствует и небольшой аналитический модуль, в основном для построения красивых диаграмм.
Иными словами, материальный учет в системах БЭСТ весьма развит. Для этих систем характерно очень аккуратное отношение к основополагающим принципам этого учета. Однако детальное обсуждение этих вопросов явно выходит за рамки моделирования работы малого предприятия.
5.Расчеты. Договоры. Это тоже не совсем бухгалтерский модуль. Он предназначен для отслеживания хозяйственного взаимодействия предприятий в ходе выполнения протяженных договоров, возможно – с раздельными взаиморасчетами по каждому договору.
6.Кассовый программный модуль. Здесь обозначена возможность взаимодействия со специальной программой БЭСТ-КПМ, обслуживающей рабочее место продавца-кассира в розничной торговле.
7.Учет заработной платы. Пожалуй, без преувеличения можно сказать, что этот модуль является гордостью систем БЭСТ. В нем представлены весьма мощные возможности реализации как повременной, так и сдельной форм оплаты труда. Зарплата каждого сотрудника может распределяться по большому числу счетов производственных затрат, что особенно важно при формировании сметы фактических затрат по видам выпускаемых изделий. Наконец, дебетовые счета для начисления социального налога могут «наследовать» счета затрат породившей их зарплаты. В этом модуле реализовано ведение табеля рабочего времени, собственно начисление и расчет заработной платы, формирование связанных с ней проводок как по счету 70, так и по социальному налогу и взносам по травматизму. В системах БЭСТ-5 модуль учета зарплаты работает в тесном взаимодействии с модулем управления кадрами, в который вынесена часть функций, более уместная именно для этого модуля.
8.Учет основных средств и нематериальных активов. Основная задача этого модуля – ведение картотеки основных средств, учет документов их движения и расчет амортизации. Пожалуй, за последние годы в области учета основных средств принимались наиболее бестолковые и противоречивые законодательные акты, и число их было наибольшим. В результате, различия между суммами налоговой и бухгалтерской амортизации могут быть достаточно значительными. Кроме основных средств и нематериальных активов появились и другие виды амортизируемых объектов, такие, как спецодежда или расходы будущих периодов. В БЭСТ-4+ их амортизация рассчитывается чаще в других модулях, а в БЭСТ-5 методика учета амортизируемого имущества была коренным образом переработана и сосредоточена в принципиально новом модуле «Имущество».
9.Формирование отчетов. Здесь собраны алгоритмы ускоренного формирования отчетов для очень крупных баз данных, когда стандартные алгоритмы работают десятки минут или часы. Ускорение с применением этих алгоритмов может быть десятикратным и более.
10.Дополнительные модули. Здесь сосредоточены модули, предназначенные для специальных целей, или для отдельных областей бизнеса, например, для предприятий общественного питания. Модуль «Экспорт данных – Зарплата» предназначен для ежегодного формирования сведений в электронном виде о доходах сотрудников для налоговой инспекции и пенсионного фонда. На деталях этого процесса вряд ли следует останавливаться, поскольку ежегодно в порядке сдачи этих сведений происходят значительные изменения, о которых, отчасти, было написано выше. Модуль «Экспорт налоговых форм» используется, в основном, для формирования входных файлов в программы шифрования и передачи в налоговую инспекцию всех видов отчетной документации. Теоретически, существуют стандарты на вид и строение этих файлов, так что, казалось бы, их можно сдавать в налоговую инспекцию и непосредственно. Но практически, вероятно, разработчики программного обеспечения для налоговых инспекций, не считают эти стандарты для себя обязательными. Наверное, потому, что сами их пишут. В результате подготовленный по этим стандартам файл в налоговой инспекции может быть не принят без объяснения причин. А «произволопослушность» бухгалтеров заставляет их искать для сдачи отчетности обходные пути, вплоть до ручного набора данных в программах, распространяемых налоговой инспекцией. К сожалению, даже, если этот модуль не используется, для корректного формирования всех отчетных документов следует в нем внести, причем иногда два раза, основные данные о предприятии. Делается это путем последовательного выбора пунктов меню в этом модуле: «Настройка» - «Параметры приложения» - «Пользовательский справочник». Причем следует иметь в виду, что запрос на эти данные виден не сразу, а только при перемещении в соответствующую строку. Естественно, такая «модернизация» совсем не украшает программу.