Точка зрения автора в этом вопросе несколько отличается от точки зрения разработчика систем. Поэтому на CD присутствует архивная копия пустой базы данных, B0.rar, которая содержит достаточно сильно упрощенный по отношению к поставочному комплекту план счетов и модернизированные настройки типовых операций. Последние почти не отличаются от предлагаемых в поставочном комплекте, но значительно сужено их разнообразие. На мой взгляд, использование этой базы для организации практического ведения учета в малом предприятии вполне оправдано. Эти изменения практически не влекут перенастройки алгоритмов формирования отчетной документации. За небольшим исключением. Автор позволил себе предложить бухгалтерскому сообществу схему учета авансов, полученных от покупателей, отличную от наиболее распространенной. Эта схема обсуждалась выше. Для практических целей ее можно принимать или не принимать, но посмотреть, что потребуется от бухгалтера, который, возможно, в будущем «изобретет» свою учетную схему и попробует реализовать ее в системах БЭСТ, кажется достаточно поучительным.
Чтобы прочитать данные из резервной копии B0.rar, следует выйти по клавише Esc из картотеки, затем из режима «Картотека предприятий», и войти в режим «Настройка предприятия». После этого выбирается пункт меню «Сервисные функции по работе с базами данных» и «Восстановление БД из архива». Указывается расположение базы на CD, дается положительный ответ на все возможные вопросы, и поставочная база данных заменяется на новую. После этого необходимо выйти из п. «Сервисные функции по работе с базами данных» и войти в п. «Настройка» - «Начальные установки системы учета», где, предварительно нажав клавишу F10, установить дату начала периода, с которой ведется компьютерный учет. Обычно это начало года или, реже, квартала.
Аналогичным образом в картотеке можно создать запись еще об одном предприятии, и развернуть пустую базу в папке с названием, например, DBASEZ. В этом случае поле «комментарий» в карточках обоих предприятий удобнее заполнить, потому что теперь при каждом входе в тот или иной модуль будет предлагаться выбор из меню, пункты которого содержат текст из комментария. Во вторую базу данных имеет смысл развернуть резервную копию BZ.rar, которая содержит заполненную базу данных, соответствующую рассматриваемой здесь модели хозяйственной деятельности малого предприятия. В эту базу можно периодически заглядывать, когда возникают сомнения в правильности собственных действий. Переход между базами можно осуществлять с помощью пункта меню «Смена предприятия», который появляется в каждом учетном модуле, если предприятий больше одного.
Знакомство с пустой базой данных лучше всего начинать с АРМ главного бухгалтера, где можно просмотреть предлагаемый для реализации модели малого предприятия план счетов. В дальнейшем, когда речь пойдет о последовательном выборе пунктов из нескольких меню, будем писать их через тире. В данном случае следует последовательно выбрать пункты «Ведение системы счетов» - «Формирование плана счетов». На экране развернется стандартный хозрасчетный план счетов бухгалтерского учета. Все субсчета, от которых можно избавиться были удалены. Остались субсчета на счетах: 08, 10, 68, 69, 76, 90, 91. На счете 69 субсчета двухуровневые. Первыми в плане счетов идут забалансовые счета. Среди них присутствует счет АВ для учета авансов полученных согласно изложенной в гл. 7.3 схеме. Закрытые счета, которые служат для объединения данных по субсчетам, выделены в реестре счетов бледным цветом, налоговые – голубым. Каждый счет имеет ряд характеристик. Среди них - номер, название, вид учета, тип счета. Вид учета может иметь два значения, бухгалтерский или налоговый, а тип счета – пять значений, соответствующих отношению счета к бухгалтерскому балансу. Активные счета входят только в актив баланса, пассивные – только в пассив, активно-пассивные и туда, и сюда, результирующие счета не входят ни в актив, ни в пассив баланса. Пятое значение – забалансовый счет, на который можно делать только односторонние проводки. Как уже было отмечено, работа с аналитическими счетами в системах БЭСТ отделена от работы с синтетическими, поэтому в плане счетов указывается только, будут или нет открываться на синтетическом счете аналитические счета. Если аналитические счета предусмотрены, обычно выбирается возможность показа на счете развернутого сальдо. Оно состоит из двух чисел, дебетовой и кредитовой стороны развернутого сальдо. Первая представляет собой сумму всех дебетовых сальдо по аналитическим счетам, открытым на данном синтетическом счете, вторая – сумму кредитовых сальдо.
В системах БЭСТ предусмотрено ведение ряда стандартных справочников, не связанных напрямую с бухгалтерским учетом. Это справочники партнеров, структурных подразделений, сотрудников предприятия, статей расходов. Назначение последнего справочника не очень очевидно, но он полезен для главных бухгалтеров, имеющих вкус к построению различных нестандартных учетных схем. Открывать аналитические счета, например, для каждой фирмы-партнера, можно, не обращая внимание на положение данного партнера в справочнике, а можно с использованием этого справочника. Использование справочника можно сделать обязательным. Тогда станет невозможной ситуация, когда, например, партнер имеет на счете 62 аналитический счет под номером 12, а на счете АВ – под номером 56. В системе БЭСТ есть средства, позволяющие понять, что это один и тот же партнер, но значительно проще использовать различные средства автоматизации, предоставляемые этой системой, если номер аналитического счета партнера совпадает с его номером в справочнике. Чтобы заблокировать возможность отклонения от этого правила, служит поле «Использовать справочник», которое может принимать значения «обязательно» и «необязательно». Название поля «Дополнительная аналитика» не очень удачное. Оно позволяет показать не только номер и наименование аналитического счета, но и положение, например, сотрудника, в общем справочнике. Если выдерживается упомянутое выше правило, это поле не является необходимым.
Особое внимание следует обратить на то обстоятельство, что именно при формировании плана счетов осуществляется привязка синтетического счета к тому или иному журналу-ордеру. Журналы-ордеры рассматриваются в системах БЭСТ как сводные документы, формируемые на основании общего реестра проводок – книги операций. Автору не совсем понятно, когда говорят о том «поддерживает» или «не поддерживает» та или иная система автоматизированного учета журнально-ордерную систему, так же как и то, что представляет из себя эта система в условиях автоматизированного учета. Несомненно одно. Журнал-ордер – это мощнейшее, отработанное веками, средство диагностики бухгалтерской системы. В практической деятельности приходилось встречать крупные предприятия, где главный бухгалтер, кроме обязательных журналов-ордеров, формировал до двух десятков специальных, именно для целей диагностики. Впрочем, вопрос о полномасштабной диагностике бухгалтерской системы, так же как и о роли в этом процессе журналов-ордеров, явно выходит за рамки этой книги. Интересующихся подробностями можно отослать к большой статье автора по этому вопросу [4]. Именно для привязки счета к одному из журналов-ордеров служит поле «Номер журнала-ордера». Эту привязку можно менять по ходу анализа бухгалтерской системы.
Справочник партнеров может быть достаточно большим. Для удобств использования всех партнеров можно разделить на типы, например, «поставщики» и «покупатели». Тогда, если выбран дополнительный справочник «Партнеры», в последнем поле «Тип контрагента» можно указать одно из этих значений. При открытии нового аналитического счета поиск контрагента тогда будет происходить не среди всех партнеров, а только среди контрагентов соответствующего типа.
Как уже было отмечено, аналитические счета могут открываться оперативно, во многих модулях. Тем не менее, если на момент начала учета наличие таких счетов необходимо, их можно открыть в п. «Ведение системы счетов» - «Ведение аналитических счетов» - «Ввод аналитических счетов». Пока реестр аналитических счетов пуст. Иногда желательно, чтобы при открытии аналитического счета на одном синтетическом счете, он открывался бы одновременно и на нескольких других, с тем же номером. Например, в нашем случае, при открытии аналитического счета на счете 62, желательно открытие аналитического счета и на счете АВ. Для этих целей служит пункт меню «Настройка группового ввода», где имеется группа «покупатели», в которой предусмотрено одновременное открытие или удаление аналитических счетов на счетах 62, 45 и АВ.
На взгляд автора, концепция аккуратного, управляемого и «дозированного» открытия аналитических счетов в системе БЭСТ-4+ выгодно отличает ее от подавляющего большинства систем автоматизированного учета, в том числе и от системы БЭСТ-5. Может быть, в этой системе и не хватает возможности столь же аккуратного открытия аналитических счетов второго уровня, но реализованная конструкция представляется автору близкой к оптимальной.
Любое предприятие на момент начала ведения учета имеет остатки на счетах бухгалтерского учета. В системах БЭСТ предусмотрена специальная процедура ввода этих остатков с помощью пункта меню «Ведение системы счетов» - «Вступительный баланс». При выборе этого пункта на экране разворачивается таблица, в строках которой расположены открытые бухгалтерские счета. По каждому счету могут быть введены дебетовый или кредитовый остатки. Валютные счета выделены синим цветов, счета, на которых ведется аналитический учет – зеленым. При попытке ввести по этим счетам дебетовый или кредитовый остаток на экране разворачивается таблица с аналитическими счетами, открытыми на данном счете. Начальные остатки вводятся отдельно по каждому аналитическому счету. По ходу ввода можно добавлять новые аналитические счета, или удалять существующие, при условии, что по ним нет проводок и начальное сальдо нулевое. Эти операции, как всегда, реализуются клавишами F4 и F8. В нашей модели хозяйственной деятельности малого предприятия считается, что оно зарегистрировано в предыдущем квартале, а остатки на момент начала работы есть только на двух счетах. В дебете 51 и в кредите 80, 10 тыс.руб. Эти остатки необходимо ввести самостоятельно.