На этапе первоначального ознакомления с системой имеет смысл познакомиться и с несколькими справочниками, представленными в пункте «Формирование справочников». Не все из них обязательны для заполнения. Однако в справочнике «Структурные подразделения» должна быть хотя бы одна запись. В нашем случае имеется запись «Все предприятие». Следующий справочник, с которым имеет смысл ознакомиться – это «Справочник партнеров». В системах БЭСТ посчитали удобным иметь в этом справочнике и собственные расчетные счета. Обычно их располагают в первых позициях. При работе со студентами я обычно предлагаю придумать собственные банковские реквизиты и реквизиты партнеров, чтобы возникала определенная привычка к их структуре. Но в базе данных B0 выбран некий компромиссный вариант, когда собственный расчетный счет является образцом заполнения банковских реквизитов. Среди реквизитов партнеров указывается краткое наименование партера (для себя) и полное наименование (для платежных документов). Эти названия могут и совпадать. Указывается наименование банка и город, где он расположен. Обязательно указывается БИК (банковский идентификационный код) из девяти цифр, расчетный счет в банке, и корр. счет банка в Банке России, оба двадцатизначные. Указывается десятизначный для юридических лиц ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) и девятизначный КПП (код причины постановки на налоговый учет). Адрес указывается в том случае, если партнеру предстоит выписывать счета-фактуры. Для возможных в будущем новых расчетных счетов оставлены позиции с 000002 по000007. В справочнике партнеров присутствуют еще две обязательные позиции. Во-первых, это банковские реквизиты, по которым уплачиваются все налоги. Получатель у них один – территориальный орган федерального казначейства. Банк – местное отделение Банка России. По этой причине отсутствует корр. счет. Во-вторых, банковские реквизиты для уплаты взносов по травматизму. Почему-то эти взносы налогом не называются, и уплачиваются платежным поручением неналоговой формы. Получателем является одно из местных отделений ФСС РФ, которое имеет расчетный счет в том же местном отделении Банка России. Начиная с номера 000010, в предлагаемом примере будут заноситься в справочник партнеры предприятия. Естественно, справочник партнеров можно организовывать и по-другому.
На этом предварительное знакомство с модулем «АРМ главного бухгалтера» можно закончить. На этапе подготовки системы к ведению учета предстоит выполнить еще одну достаточно трудоемкую операцию. Ввести данные о сотрудниках предприятия. Этих данных должно быть достаточно много, т.к. российское законодательство предусматривает зависимость налогообложения физических лиц от пола, возраста, гражданства, семейного положения и других факторов. Достаточно много информации о сотрудниках приходится передавать в налоговую инспекцию и пенсионный фонд. В результате, например, мы почти перестали осознавать неприличность вопроса о возрасте женщины. Но такова, как говорится, наша теперешняя жизнь.
После первого входа в модуль «Учет заработной платы» появляется запрос о том, какой месяц должен быть первым расчетным периодом при учете заработной платы. На него следует отвечать достаточно внимательно, т.к. изменить этот период в дальнейшем будет достаточно сложно. В российском законодательстве подразумевается помесячный расчет зарплаты. Те предприятия, которые пытаются организовать, например, еженедельное начисление и выплату, сталкиваются с определенными проблемами в расчете налогов. В системах БЭСТ предусматриваются процедуры закрытия предыдущего месяца, и открытия последующего. Эти процедуры разнесены. Между закрытием одного месяца и открытием другого рекомендуется вносить изменения в кадровую информацию или настройки модуля. После открытия месячного периода можно вернуться в состояние, когда предыдущий месяц уже закрыт, а последующий еще не открыт, выбрав пункт меню «Настройка подсистемы» - «Управление периодами» - «Очистка данных за период». Можно вернуться и в состояние, когда открыт предыдущий месяц, если выбрать пункт «Откат на предыдущий период», но для этого перед закрытием периода должен быть дан положительный ответ на запрос о необходимости формирования файла отката. В любом случае, при выполнении этих процедур будет потеряна информация о начислении зарплаты в текущем месяце.
«Учет заработной платы» - специализированный учетный модуль, поэтому связь между проводками и данными по зарплате управляемая, и не определяется в программе жестко. Например, чаще всего, начисление социального налога производится на те же счета затрат, что и породившей их зарплаты. Однако можно предусмотреть и более сложную систему формирования проводок по социальному налогу. Важно понимать, что месячный расчетный период в модуле «Учет заработной платы» не совпадает с календарным месяцем, и сальдо расчетов с сотрудником на конец месяца – это сальдо не на последний календарный день месяца, а на дату формирования последней ведомости на выплату зарплаты за этот месяц. Обычно это 5 – 15 число месяца, следующего за расчетным. По этой причине оборотная ведомость по счету 70 за календарный месяц не должна совпадать с расчетной ведомостью по зарплате. Точнее, обеспечить такое совпадение можно, но это повлечет за собой значительные изменения в технологии учета, и сделает ее существенно более жесткой.
Поскольку, как уже упоминалось, в системах БЭСТ есть разделение аналитической информации между планом счетов и специализированными учетными модулями, заводить на счете 70 аналитические счета не рекомендуется. Вся информация по отдельным сотрудникам имеется в специализированном модуле, и правильность формирования проводок всегда может быть подтверждена несколькими стандартными документами. Не рекомендуется заводить и субсчета, так как тогда неизбежно возникнет проблема деления между ними подоходного и социального налогов. В госбюджетном учете такая проблема появилась, начиная с 2000 года, но до сих пор не решена на уровне нормативных документов.
После выбора первого расчетного периода необходимо заполнить и проверить несколько справочников, без которых нельзя будет занести кадровую информацию. Для этого следует выбрать пункт меню «Формирование справочников». – «Кадровые справочники». Обязательно должны быть записи в справочнике подразделений и справочнике должностей. В справочнике должностей указываются также счета затрат для начисления зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете, а также ОКАТО – код административно-территориального образования, в котором находится подразделение предприятия. Даже если предприятие находится в пределах одного образования, этот код следует указать, так как он должен присутствовать в налоговой карточке каждого сотрудника, и в данных по подоходному налогу, сдаваемых в электронном виде ежегодно. Что касается счетов затрат, они в дальнейшем могут для того или иного начисления изменяться. Счета из справочника будут использованы только в том случае, если в других настройках не будет указано иное. В справочник должностей следует в нашем примере занести две должности – директор и главный бухгалтер.
После этого из кадровых справочников можно выйти и войти в пункт «Нормативные справочники». Там в справочнике «Графики рабочего времени» должна присутствовать хотя бы одна запись. Без нее невозможно будет вести табель учета рабочего времени. Между тем, его ведение необходимо даже в том случае, если зарплата сотрудников не зависит от отработанного времени. Он нужен для расчета отпускных, больничных, и для подготовки данных по персонифицированному пенсионному учету. В нашем случае выбран график «5 дней в неделю по 8 часов» с использованием календаря.
Полезно проверить также таблицу ставок подоходного налога, п. «Формирование справочников». –«Нормативные справочники» - «Таблицы подоходного налога» - «Настройка таблицы ставок». В базе B0 стоят ставки для 2007 года, возможно, этот год придется исправить.
Следующая группа справочников касается социального налога. Это пункты «Формирование справочников» – «Отчисления в фонды» -«Начисления в фонды» -или -«Таблицы ставок». В этих справочниках задаются алгоритмы расчета составляющих социального налога для каждого человека, и регрессивная шкала для ставок для каждой составляющей. В пункте «Таблицы тарифов» приведены также ставки для определения страховой и накопительной составляющих взносов в пенсионный фонд в зависимости от возраста. Возможность включить вновь зависимость от пола тоже пока оставлена. Здесь же, в п. -«Начисления в фонды», представлена формула для расчета взносов по травматизму. Как видно из справочника, для этого взноса не считается вклад в него каждого отдельного человека, он определяется как процент от фонда оплаты труда.
В п. «Формирование справочников» – «Отчисления в фонды» -«Платежи в фонды» настраивается расчет платежных поручений для ежемесячной уплаты налогов, связанных с заработной платой. Он настроен в соответствии с начальным состоянием представленного в базе данных справочника партнеров. При реальной настройке для нового предприятия в поле «Получатель» следует указать номер получателя налогов или взносов по травматизму из справочника партнеров. С формированием платежных поручений для уплаты налогов связана необходимость еще одной настройки. Поскольку у предприятия может быть несколько расчетных счетов, необходимо указать, с какого именно будут переводиться налоги. Это делается в п . «Настройка подсистемы» - «Бухгалтерская настройка».