Следующие два поля – «Корреспондирующий счет», синтетический, и, возможно, аналитический. Эти поля можно заполнять двумя способами. Во-первых, можно указать счет непосредственно или с использованием справочника синтетических счетов. Этот способ используют обычно тогда, когда строка банковской выписки порождает одну проводку, в данном случае в дебет счета 51 и кредит корреспондирующего счета. Если же движение денег порождает несколько проводок, сумма которых должна вычисляться по определенному алгоритму, можно воспользоваться справочником типовых операций. Он вызывается в поле «Корреспондирующий счет» нажатием клавиши F3. В нашем случае при выборе типовой операции «Получен аванс от покупателя» автоматически в качестве корреспондирующего подставляется счет 62 и заполняется поле «Основание платежа» текстом, указанным в настройке типовой операции.
Остается выбрать аналитический счет покупателя, указать сумму аванса, в нашем случае 118 тыс. руб., и согласиться нажатием клавиши Enter со всеми данными в остальных полях. После подтверждения согласия в последнем поле в нижнем окне появляются сформированные с помощью типовой операции проводки. Две на 118 тыс. руб. и одна - на 18 тыс. руб. Нажатием клавиши F10 строка банковской выписки записывается и появляется окно для ввода следующей строки. Если ее нет, нажимается Esc.
На взгляд автора, главным недостатком системы БЭСТ-4+ является невозможность автоматически определить, является или нет поступившая сумма авансом, а также невозможность прямо из банковской сформировать счет-фактуру на аванс. У этой точки зрения есть достаточно много противников, главным аргументом которых является уже упоминавшаяся двусмысленность понятия «аванс» в российском законодательстве. По этой причине любая автоматизация определения суммы аванса может рассматриваться как навязывание бухгалтеру того или иного понимания этого понятия. А поскольку отношение к пользователю в системах БЭСТ традиционно достаточно уважительное, такое навязывание многие рассматривают как недопустимую дерзость. Тем не менее, в системах БЭСТ-5, начиная с версии 3.4, такая автоматизация появилась. Остается проверить, насколько благосклонно она будет воспринята бухгалтерским сообществом.
Итак, следующий шаг, который необходимо сделать – выписать в одном экземпляре счет-фактуру на аванс, и занести запись об этой счет-фактуре в книгу продаж. Для этих целей следует перейти в модуль «Управление продажами», выбрать пункты меню «Ведение книги продаж» и «Реестр счетов-фактур». После нажатия клавиши F4 для создания авансовой счета-фактуры в появившемся меню следует выбрать «по предоплате за товары, услуги», и заполнить электронную форму для ввода. Это форма почти не отличается от формы ввода счета-фактуры на перемещение ТМЦ. Сначала предлагается следующий по порядку номер, который можно изменить, затем сегодняшняя дата, которую тоже можно изменить. После нажатия клавиши Enter в поле «Дата» появляется дополнительное окно для выбора партнера с использованием клавиши F2. Выбранный партнер заносится в поле «Покупатель». Следующее поле, «Платежно-расч. док-т» позволяет тем или иным способом выбрать документ, который явился источником аванса. Правда, наименование и сумму аванса в нижнем окне все равно придется внести вручную, как и выбрать ставку НДС. Лучше сначала выбрать ставку, а затем указать сумму вместе с НДС. После формирования, печати счета-фактуры и записи ее в реестр с помощью клавиши F10, запись в книгу продаж делается автоматически. После формирования авансовой счета-фактуры в реестре счетов-фактур можно проверить состояние взаиморасчетов с помощью комбинации клавиш Alt-P.
На этом реализация второго события, составляющего модель хозяйственной деятельности, заканчивается. Но раз уж мы находимся в модуле «Управление продажами», снова представим себя в роли менеджера торгового отдела. Вероятнее всего, что покупатель, с которым мы формировали заказ, после перевода денег позвонит именно менеджеру, и поинтересуется, когда и как можно получить заказанный товар. Менеджер может не очень разбираться в деталях бухгалтерского учета. Но в реестре выписанных счетов есть рассчитанный именно на него механизм отслеживания состояния оплаты и отгрузок покупателю. Чтобы им воспользоваться, достаточно выбрать п. «Книга заказов», найти нужный заказ и нажать клавишу F10. В появившемся меню можно выбрать пункт, соответствующий взаиморасчетам, а также получить много другой полезной информации. На ее основе менеджер принимает решение о том, выполнять или нет отгрузку по заказу. При положительном решении нажатие комбинации клавиш Alt-S меняет статус заказа с «черновик» на «готов к отгрузке».
После этого заказ можно использовать для автоматического формирования накладной. Так что на вопрос покупателя по телефону сразу можно ответить, что оплата пришла, и ему можно сразу, не заходя в торговый отдел, проехать на склад, где будут подготовлены накладная и счет-фактура. Конечно, в конкретном предприятии могут быть реализованы самые разные схемы взаимодействия с покупателем. Соответственно, и в системах БЭСТ предусмотрены несколько способов формирования отгрузочных документов на основе сделанного заказа. Важно лишь отметить, что стремление так организовать торговлю, чтобы покупатель тратил минимум времени и сил, поддержано в системах БЭСТ серьезным набором инструментов.
9.3. Перевод оплаты поставщику.
Для реализации третьего события – перевода оплаты поставщику, снова необходимо использовать модуль «Расчетные и валютные счета». Первый документ, который следует подготовить – платежное поручение в банк. Для входа в реестр платежных поручений выбираются пункты меню «Платежные документы» - «Расчетные счета» - «Платежные поручения». При создании (F4) нового платежного поручения на экране появляется электронная форма ввода документа, которая несколько напоминает его печатную форму. Полей в этой форме достаточно много. Большая часть заполняется с использованием справочников. Ускоренное перемещение между основными полями можно осуществлять клавишей Tab.
Первыми заполняются поля «Номер» и «Дата». Как в большинстве реестров, номер предлагается следующий по порядку, дата – текущая. Но эти значения можно изменить. В поле «Вид платежа» большинство банков требуют установку значения «электронно». Следующая группа полей – банковские реквизиты собственного расчетного счета. Они подставляются в платежное поручение автоматически. Далее следует группа, соответствующая реквизитам получателя платежа. Они проставляются в форму ввода после выбора (F2) партнера из справочника в поле «Получатель». Банковские реквизиты партнера в справочник можно не только добавлять в оперативном режиме (F4), но и корректировать (Ctrl-Enter). После заполнения полей, соответствующих получателю платежа, указывается сумма платежного поручения. Обычно банки требуют указывать в платежном поручении, какую часть этой суммы составляет НДС, поэтому чаще всего в настройке предусматривается использование при заполнении платежного поручения модели калькуляции, которая вычисляет эту сумму. Результат работы модели калькуляции показывается после заполнения поля «Сумма»; процент НДС можно изменить.
Следующим заполняется поле «Назначение платежа, наименование товара». Что следует писать в этом поле, зависит больше от собственного вкуса и причуд конкретного банка. Однако большинство банков достаточно настойчиво требуют, чтобы в этом поле указывалась сумма НДС, причем с новой строки. В поле предусмотрено использование справочников типовых оснований платежа. В нашем случае наиболее подходящим основанием будет «Оплачен счет N •НДС=”R1”». Здесь “R1” – обозначение для суммы НДС, вычисленой в модели калькуляции, • - знак перевода на новую строку; в разных операционных системах он может выглядеть по разному. В заключение остается заполнить два поля, «Вид оп.» и «Очер. плат.». Значения, которые должны ставиться в эти поля, определяются конкретным банком. Чаще всего в первое поле ставится «01», во второе ,– для платежных поручений партнерам ,- «6». Для налоговых платежных поручений имеется еще одна группа реквизитов, вызываемая комбинацией клавиш Alt-N.
Нажатием клавиши F12 платежное поручение печатается в двух экземплярах, один из которых подписывается и снабжается печатью. Платежное поручение сдается в банк. На одном экземпляре, который возвращается клиенту, банком делается отметка о принятии документа к исполнению. Тем не менее, формирование платежного поручения еще не означает реального перемещения денежных средств, и не порождает проводок. Поэтому непосредственно после записи в реестр платежное поручение имеет статус «черновик». Проводки делаются только после получения в банке выписки из расчетного счета, в которой отражен факт платежа на основании подготовленного платежного поручения.
Поэтому следующим документом, который предстоит оформить, является банковская выписка. Порядок работы с этими документами уже был описан. В реестре банковских выписок следует открыть документ за нужную дату, или, если он отсутствует, создать новый. Затем в банковскую выписку следует добавить новую строку, соответствующую теперь уже кредитовому обороту на основании собственного платежного поручения.
После выбора вида оборота в электронной форме ввода строки банковской выписки, подтверждается дата операции и вид документа - «п/п». Второе поле строки «Документ» соответствует номеру платежного поручения. В отличие от обработки дебетового оборота, при кредитовом обороте в этом поле следует клавишей F2 вызвать справочник черновиков платежных поручений, и выбрать тот документ, на основании которого был проведен платеж. В результате, во все поля строки банковской выписки будут проставлены значения из платежного поручения. Незаполненным останется только поле «Корреспондирующий счет», которое, как мы видели, можно заполнить номером синтетического счета, указанного непосредственно, или с использованием (F3) типовой операции. В данном случае отражается платеж поставщику, который должен породить одну проводку, ДТ60 КТ51, на всю сумму платежа. Поэтому типовой операцией можно не пользоваться а просто указать счет 60, и выбрать аналитический счет нашего поставщика. После подтверждения значений всех остальных полей строки банковской выписки клавишей Enter в нижнем окне формируется проводка. Записывается строка нажатием F10.